Как в Outlook поставить уведомление об отпуске и настроить автоматический ответ

Планируете отпуск и хотите, чтобы ваша почта в Outlook сообщала коллегам и клиентам, что вы сейчас недоступны? В этом посте вы узнаете, как быстро и без нервов настроить автоматический ответ — чтобы письма не оставались без внимания, а вы отдыхали спокойно.

Представьте: вы собираетесь уехать на две недели. А офисная почта продолжает требовать внимания, сыплется кучей писем. Как быть? Ответы вручную — это минус отдыха и куча стресса. Но можно сделать по-другому: настроить в Outlook автоответ, который будет автоматически сообщать, что вы в отпуске. И при этом, не даст никому забыть, кто и когда вернётся на работу.

Ключевая проблема — как заставить Outlook сам отправлять письма об отпуске?

Есть две главные ситуации — у вас корпоративный аккаунт на сервере Microsoft Exchange или личный аккаунт. Способ настройки зависит именно от этого. Не знаете, какой у вас? Нажмите кнопку Файл в Outlook и посмотрите, есть ли рядом с адресом вашего почтового ящика уточнение "Exchange". Если есть — используем простой и удобный путь, если нет — будет чуть сложнее, но не страшно.

Настраиваем автоответ для корпоративной почты Exchange

Вот тут все просто, словно дважды два.

• Нажмите Файл → выберите Автоответы.
• Откроется окно, где нужно поставить галочку напротив «Отправлять автоответы».
• Совет профи: отметьте пункт «Отправлять только в течение следующего периода», укажите даты отпуска. Таким образом автоответ включится и выключится сам, без вашего вмешательства.
• В текстовом поле напишите сообщение, которое будут получать те, кто вам пишет в отпуске. Совет: обязательно укажите, к кому обратиться в вашем отсутствии — это поможет избежать пустых надежд и лишних звонков.
• Для отправки разного текста коллегам из организации и всем остальным, переключитесь на вкладку «За пределами организации» и задайте другой текст.

Пример сообщения:

Спасибо за письмо! Я в отпуске с 1 по 14 июля и не смогу оперативно ответить. По срочным вопросам обращайтесь к моему коллеге Ивану Иванову (ivanov@example.com).

Плюсы метода Exchange — настройка простая и удобная, не нужно заниматься правилами и шаблонами. Всё работает автоматически на сервере.

Как поставить автоответ в Outlook, если нет Exchange

Если у вас обычный аккаунт или почта не на Exchange, автоматический ответ поставить чуть сложнее — придется немного повозиться с шаблонами и правилами. Но ничего страшного — мы разберемся.

• Сначала создайте новое письмо, но не указывайте кому и тему.
• Напишите текст автоответа — это ваше сообщение об отпуске.
• Сохраните письмо как шаблон: нажмите Файл → Сохранить как, выберите формат Шаблон Outlook (*.oft). Запомните, где сохранили файл.
• Теперь идём в главное окно Outlook → Файл → Управление правилами и оповещениями.
• Нажмите Новое правило → выберите Применение правила к полученным мной сообщениям → Далее.
• Не выбирайте условий (если хотите ответить на все письма), просто жмите Далее и подтвердите предупреждение.
• Поставьте галочку на пункт «Ответить, используя указанный шаблон».
• Кликните на «Указанный шаблон» → Обзор → выберите шаблон, который создали.
• Нажмите Далее, при необходимости задайте дополнительные условия (например, отвечать только конкретным людям).
• В конце включите правило и нажмите Готово.

Помните, что такой автоответ включается в Outlook на вашем компьютере. Если Outlook выключен — автоответ работать не будет. Поэтому на отпуск на 2 недели Outlook желательно оставить включенным или выбирать метод с Exchange.

Полезные советы для идеального автоответа в Outlook

• Автоответ должен быть коротким, понятным и информативным — не превращайте его в эссе.
• Укажите даты отпуска и контактное лицо для срочных вопросов.
• Если настроили правило с шаблоном, не забудьте отключить его по возвращении, чтобы не путать коллег.
• Для Exchange можно настроить период автоматического ответа — автоматический старт и финиш гарантируют, что никто не останется без ответа.
• В письме не используйте сложный формат и слишком длинные тексты — они могут выглядеть подозрительно и отвлечь читателя.

Таблица сравнения способов настройки автоответа в Outlook

Ставьте уведомление об отпуске в Outlook — и наслаждайтесь заслуженным отдыхом! Больше никаких пустых ожиданий ответов, никаких неудобных ситуаций. Пускай ваш автоответ делает работу вместо вас, а вы временно отключаетесь от офиса с полной уверенностью.

Полезные ссылки

• Как настроить автоматический ответ в Outlook (rambler.ru)