Если вы собираетесь в отпуск и не хотите, чтобы коллеги и клиенты ждали ответа неделями, то настройка автоматического ответа в Outlook — ваша палочка-выручалочка. В этом посте расскажем, как быстро и без заморочек активировать автоответ на письма в Microsoft Outlook, чтобы ваши корреспонденты не теряли надежду и знали, когда ждать ваш ответ.
Представьте: вы улетаете за тропики, а почта взрывается от входящих сообщений. Как же сказать всем: «Расслабьтесь, я на отдыхе»? Просто оставить всё без ответа — плохая идея, ведь это портит репутацию и заставляет людей нервничать. Решение — автоматический ответ! Настроить его в Outlook можно двумя способами, и выбор зависит от того, какой у вас аккаунт.
Автоответы для пользователей Microsoft Exchange — лёгкий путь к отпуску
Если вы работаете в большой компании с сервером Microsoft Exchange, то вам повезло — настройка автоматического ответа предельно проста. Вот что нужно сделать:
- Нажмите Файл в верхнем меню.
- Посмотрите на свой почтовый адрес в разделе «Сведения об учётной записи». Если там есть пометка Microsoft Exchange — вы в зоне комфорта.
- Нажмите кнопку Автоответы.
- Отметьте пункт Отправлять автоответы.
- Чтобы не забыть отключить ответ по возвращении, активируйте галочку Отправлять только в течение следующего периода и укажите даты отпуска.
- В специальном текстовом поле введите ваше сообщение. Рекомендуется указать, к кому обращаться по срочным вопросам — чтобы коллеги не терялись в догадках.
- Если хотите, чтобы внешний и внутренний автоответы отличались, перейдите в раздел За пределами организации и введите отдельный текст для внешних отправителей.
Пример сообщения для автоответа:
Спасибо за ваше письмо! Я в отпуске с 10 по 20 июля и не смогу ответить сразу. В экстренных случаях обращайтесь к Ивану Петрову (ivan.petrov@company.com).
И вот, вместо пустых обещаний «отвечу позже» все знают, что вы в отпуске, а рабочие вопросы решаются без задержек.
Как настроить автоответ для обычного почтового аккаунта — чуть больше танцев с бубном
Если у вас нет Microsoft Exchange (например, личный почтовый ящик), настройка автоматического ответа всё ещё доступна, но придется сделать несколько шагов:
-
Создайте шаблон письма.
Откройте новое письмо, не заполняйте поля «Кому» и «Тема». В тело письма впишите текст автоответа.
Например:
«Спасибо за письмо! Сейчас я в отпуске и отвечу, как только вернусь 20 июля.» -
Сохраните письмо как шаблон:
Нажмите Файл → Сохранить как, выберите тип файла Шаблон Outlook (*.oft), сохраните. -
Создайте правило для автоответа:
- В главном окне Outlook перейдите в Файл → Управление правилами и оповещениями → Новое правило.
- Выберите Применение правила к полученным мной сообщениям, нажмите Далее.
- Чтобы ответ был на все письма, просто пропустите выбор условий и нажмите Далее.
- Отметьте пункт Ответить, используя указанный шаблон.
- Кликните по ссылке «Указанный шаблон» внизу, выберите тип Шаблоны в файловой системе и укажите сохранённый ранее файл шаблона.
- Нажмите Далее, затем поставьте галочку Включить правило и нажмите Готово.
-
Не забудьте отключить правило после отпуска!
Если забыть — Outlook будет слать автоматические ответы и дальше, что может вызвать легкое раздражение у ваших корреспондентов.
| Особенности | Exchange Автоответ | Правила и Шаблоны |
|---|---|---|
| Тип аккаунта | Корпоративный Exchange | Личный или без Exchange |
| Удобство | Настраивается через окно Автоответы | Требует создания шаблона и правила |
| Возможность задать срок работы | Есть | Нет (нужно вручную включать/выключать) |
| Разделение автоответов для внутренних/внешних | Да | Нет |
Несколько советов по автоматическим ответам в Outlook
- Не превращайте автоответ в бессмысленный набор слов. Чем яснее, тем лучше!
- Указывайте сроки, когда вернётесь, и контакты замены — коллеги скажут вам спасибо.
- Проверьте тип аккаунта, прежде чем выбирать способ настройки автоответа.
- Включите автоответ заранее, чтобы он сработал ровно с первого дня отпуска.
В итоге, будь вы корпоративным магнатом с Exchange или частным пользователем, Outlook даёт всё необходимое, чтобы ваши письма не оставались без ответа, а отпуск прошёл спокойно и радостно.