Если вы когда-либо мечтали о безмятежном отпуске, не беспокоясь о потоке писем, то автоматический ответ — ваша волшебная палочка. В этой статье вы узнаете, как настроить автоответчик в Outlook, чтобы уведомлять всех о вашем отпуске и при этом сохранить нервы и деловую репутацию.
Представьте такую ситуацию
Вы ушли в отпуск, наконец-то с чашечкой коктейля у бассейна, а ваша почта в Outlook безжалостно завалена письмами. Вы не отвечаете, люди нервничают, клиенты звенят, коллеги недоумевают. Знакомо? Хотите об этом забыть? Тогда автоответ — это то, что вам нужно.
Как работает автоответ в Outlook и зачем он нужен
Автоматический ответ — это как ваш личный секретарь, который вместо вас отвечает на входящие письма, сообщает о вашем отпуске и при необходимости направляет отправителя к другому сотруднику. Этот инструмент особенно полезен для офисных работников, фрилансеров и всех, кто не хочет создавать конфликты из-за игнорирования почты.
Способы настройки автоматического ответа в Outlook
В Outlook существует два основных способа настроить автоответ, и выбор зависит от вашего типа учётной записи.
| Тип аккаунта | Как включить автоответ | Особенности |
|---|---|---|
| Корпоративный (Exchange) | Через пункт «Автоответы» в разделе «Файл» | Можно задать период работы автоответчика и разные сообщения для коллег и внешних адресатов |
| Личный или без Exchange | Создать правило с использованием шаблона | Гибкая настройка по адресатам, темам, можно задать индивидуальные условия и тексты |
Автоответ для пользователей Exchange
Если у вас корпоративный аккаунт с сервером Microsoft Exchange — счастье на вашей стороне! Нажмите «Файл», проверьте в разделе «Сведения об учётной записи», есть ли «Microsoft Exchange» под адресом. Если да — включить автоответ проще простого:
- Кликаете по кнопке «Автоответы»
- Отмечаете пункт «Отправлять автоответы»
- Устанавливаете сроки, если хотите — так ваш автоответ начнёт и прекратит работу по расписанию (спойлер: идеально для отпуска)
- Вводите сообщение с информацией об отсутствии и контактах коллег, которые помогут во время вашего отсутствия
- Если нужно, добавляете отдельный текст для людей вне вашей организации
Пример текста:
Спасибо за ваше письмо. Я в отпуске с 10 по 20 июня и не смогу ответить на ваше сообщение. Если дело срочное, обратитесь, пожалуйста, к моему коллеге Ивану Иванову — ivan.ivanov@company.com.
Автоответ без Exchange через создание шаблона и правила
Если в вашей компании не используется Exchange, не расстраивайтесь — мы тоже об этом позаботились! Вот простой алгоритм:
-
Создаём шаблон письма для автоответа
Нажмите «Создать сообщение» в Outlook, в теле письма напишите текст автоответа. Поля «Кому» и «Тема» оставьте пустыми.
Далее сохраните письмо как шаблон: выберите меню «Файл» → «Сохранить как» → тип файла «Шаблон Outlook» (.oft). -
Создаём правило для отправки автоответа
Переходим в меню «Файл» → «Управление правилами и оповещениями» → «Новое правило» → выбираем «Применять правило к полученным мной сообщениям» → нажимаем «Далее» (если хотим отвечать всем). -
Выбираем действие
Отмечаем пункт «Ответить, используя указанный шаблон». В описании к правилу нажимаем на ссылку «Указанный шаблон», затем выбираем наш ранее сохранённый шаблон (.oft). -
Включаем правило
Подтверждаем создание правила и ставим галочку «Включить правило». Voilà — автоматический ответ заработал!
Совет: Если хотите ограничить автоответ конкретными адресами или темами, при настройке условий выбирайте соответствующие параметры. Например, отправлять автоответ только письмам с темой «Вопрос по проекту».
Важный лайфхак
Не забудьте отключить автоответ после возвращения с отдыха. Иначе вместо почтительного молчания вы получите поток автоматических ответов, который способен сорвать даже самые выдержанные нервы.
Как отключить:
| Метод | Действие |
|---|---|
| Через «Автоответы» | Включите пункт «Не отправлять автоответы» |
| Через правила | Откройте «Управление правилами» и снимите галочку с нужного правила |
Подытожим — когда и зачем использовать автоответ
- При долгом отсутствии, чтобы не оставлять людей в неведении
- Чтобы избежать множества повторяющихся вопросов
- Чтобы показать, что вы профессионал, который заботится о коммуникации
- Чтобы передать контакты коллег на время отпуска
Настроить автоответчик — проще простого, особенно если у вас Outlook с Exchange. Даже без него есть умные правила и шаблоны, которые сделают ваш отдых спокойным и без писем.
Пусть ваш отпуск будет настоящим отпуском!
Полезные ссылки
Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook — Rambler
Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска — Kiozk