Как в Outlook поставить уведомление об отпуске и настроить автоответ

Если скоро отпуск, а ваша почта продолжает взрывать вас сообщениями — не паниковать! В этой статье вы узнаете, как легко и быстро настроить автоматический ответ в Outlook. Теперь коллеги и клиенты сразу поймут, что вы в отпуске, а не просто игнорируете их письма. Забудьте о чувстве вины и нервном поглядывании на экран!

Представьте ситуацию: вы ушли в отпуск, расслабляетесь, а вам на почту всё приходит и приходит — как назойливый будильник по утрам. Отвечать вручную? Да ни за что! Кто вообще так делает? Настроив автоматический автоответ, вы забудете об этом, а ваши собеседники сразу узнают, что письмо прочитаете, но не прямо сейчас. Неприятных ситуаций и непоняток с отсутствием — минимум.

Автоматический ответ — волшебная кнопка отпускника

В Outlook есть функция автоответа, которая позволяет настроить сообщение, которое автоматически отправится всем, кто напишет вам в ваше отсутствие. Всё, что надо — открыть правильное окно, настроить правило, написать текст письма и... нажать волшебную кнопку!

Как узнать, какой тип почты у вас и выбрать способ настройки

Outlook работает с разными типами аккаунтов. Самый популярный для компаний — Microsoft Exchange. Чтобы проверить:

• Нажмите Файл → в окне посмотрите раздел с вашим почтовым адресом.
• Если рядом написано Exchange — у вас корпоративная почта на сервере Microsoft Exchange.

Если так — настроить автоответ очень просто!

Способ 1 — для Exchange аккаунтов: настраиваем автоответ буквально в пару кликов

1. В разделе Файл нажмите кнопку Автоответы.
2. Отметьте пункт Отправлять автоответы.
3. Можно выбрать опцию Отправлять только в течение следующего периода — чтобы функция сама включилась и выключилась с началом и концом отпуска. Серьёзно, это избавит вас от забывчивости!
4. Впишите текст вашего сообщения. Например:

Спасибо за ваше письмо! Я сейчас в отпуске и вернусь к работе 20 июня. В экстренных случаях обратитесь к Ивану Иванову — он поможет.

5. Если хотите, можете создать разные ответы для коллег внутри компании и для внешних контактов — переключитесь в раздел За пределами организации и пропишите другое сообщение.

Теперь нажмите ОК — всё готово!

Способ 2 — если у вас личный почтовый ящик или нет Exchange

Не переживайте, если в вашей организации нет Exchange или вы пользуетесь Outlook с обычным почтовым ящиком. Здесь потребуется чуть больше усилий, но и настройка становится гибче.

Шаги для автоматического ответа через правило

• Создайте новое письмо в Outlook. В текстовом поле напишите ваше стандартное автоответное сообщение. Поля Кому и Тема оставьте пустыми.

• Сохраните письмо как шаблон: Файл → Сохранить как → выберите тип файла Шаблон Outlook (.oft). Запомните путь, куда сохранили файл.

• Теперь настройте правило:

  1. Перейдите в Файл → Управление правилами и оповещениями.
  2. Нажмите Новое правило → выберите Применение правила к полученным мной сообщениям → Далее.
  3. Если хотите отвечать всем письмам, просто нажмите Далее и подтвердите.
  4. В списке действий отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
  5. Внизу нажмите на ссылку указанный шаблон → выберите тип Шаблоны в файловой системе → найдите сохранённый ранее файл и выберите его.
  6. Далее Далее, затем поставьте галочку Включить правило и нажмите Готово.

Правило заработает, и автоответы пойдут без вашего участия.

Советы, чтобы всё работало как часы

• Если настройка автоматического ответа сделана без даты окончания, не забудьте отключить функцию по возвращении.
• Для Exchange аккаунтов: зайдите снова в Автоответы и выберите Не отправлять автоответы.
• Для правил — снимите галочку с нужного правила в Управлении правилами и оповещениями.

Сравнение двух способов в таблице

Включив автоответ, вы спокойно отправитесь в отпуск, не боясь упустить важные письма и не испытывая угрызений совести из-за долгого отсутствия ответа. А ещё ваш имидж от этого только выиграет — вы профессионал, который заботится о коллегах и партнёрах!

Полезные ссылки

Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook — Rambler Soft