Уезжаете в отпуск и боитесь, что забыли уведомить коллег и партнеров? Outlook вам в помощь! В этой статье вы узнаете, как настроить автоответ — автоматический электронный письмецо, которое предупредит всех о вашем отсутствии. Будьте уверены: ни один запрос не останется без внимания, даже если вы будете лежать на пляже с коктейлем в руках.
Проблема без автоответа
Представьте: вы в отпуске, в теплых краях, а в вашем почтовом ящике сыплются десятки писем. Вы не можете проверить почту или не хотите отвлекаться, но при этом оставлять коллег и клиентов в неведении — неправильно. Звонки с вопросами: "Вы там вообще живы?" и недоразумения гарантированы.
Вот тут-то и приходит на помощь функция автоответчика в Outlook, который будет молча (а точнее — электронно) отвечать всем за вас.
Два главных способа настроить автоответ в Outlook
Спойлер: способ зависит от типа вашего аккаунта в Outlook. Если у вас корпоративная почта с Microsoft Exchange — используйте встроенную функцию автоматических ответов. Если же нет — настройте автоответ через правила и шаблоны.
Для аккаунтов с Microsoft Exchange — автоответ «Вне офиса»
Этот способ простой, как щелчок пальцев:
- Откройте Outlook и перейдите на вкладку Файл.
- Выберите свою учетную запись Exchange.
- Нажмите на кнопку Автоматические ответы.
- В появившемся окне поставьте галочку Отправлять автоматические ответы.
- Если хотите, задайте период времени: начальную и конечную дату автоответа — идеально для отпуска!
- Введите текст автоответа — советуем указать дату окончания отпуска и контакты человека, который временно вас заменяет.
- Вкладки Внутри организации и Вне организации позволяют задать разные тексты для коллег и внешних партнеров.
- Нажмите ОК — все готово!
Для остальных аккаунтов — настройка через правила и шаблоны
Если в вашей организации нет Exchange или у вас личный почтовый ящик, тогда придется немного понажимать кнопки:
- Создайте новое письмо — без адресата и темы.
- Напишите текст автоответа — например, «Спасибо за ваше письмо, я в отпуске до такого-то числа...».
- Сохраните это письмо как шаблон: меню Файл → Сохранить как → Тип файла — Шаблон Outlook.
- Перейдите в Файл → Управление правилами и оповещениями → Новое правило.
- Выберите Применять правило к полученным мной сообщениям.
- Если хотите отвечать всем письмам — просто нажмите Далее, подтвердите действие.
- Выберите действие Ответить, используя указанный шаблон.
- Нажмите на ссылку «указанный шаблон», найдите и выберите свой сохранённый шаблон.
- Активируйте правило — поставьте галочку Включить правило.
- Нажмите Готово.
Важно! Это правило будет работать только если Outlook открыт и запущен — иначе ответ не отправится.
Как отключить автоответ после отпуска
Чтобы не шокировать коллег постоянными уведомлениями о вашем отпуске, не забудьте выключить автоответ после возвращения.
- Для Exchange: снова зайдите в Автоматические ответы и выберите Не отправлять автоответы.
- Для правил: зайдите в Правила и оповещения и снимите галочку с нужного правила.
Практические советы и лайфхаки
- Укажите в тексте автоответа контакт коллеги на случай срочных вопросов. Иначе ваш автоответ рискует быть глухим телом без рук и ног.
- Если ваша почта в Exchange, используйте функцию автоматической активации и отключения автоответов — забыть про это проще простого.
- Настройте разные шаблоны для «Внутри организации» и «Вне организации». Коллеги оценят официальность, а внешним контактам будет приятно проще.
- Создайте несколько правил, если хотите отправлять разные ответы разным группам — Outlook позволяет такую гибкость.
- Помните, если у вас одновременно включены и автоматические ответы Exchange, и правила, некоторые отправители могут получить два уведомления — ну а вдруг их не хватит?
Краткая таблица сравнения способов автоответа в Outlook
| Критерий | Автоматические ответы (Exchange) | Правила и шаблоны (для всех аккаунтов) |
|---|---|---|
| Поддержка | Только Exchange аккаунты | Все аккаунты |
| Настройка периода | Есть возможность указать время | Нет, только вручную включать/отключать |
| Автоматическая работа | Работает без включенного Outlook | Outlook должен быть запущен |
| Гибкость настройки | Отдельные тексты для внутренней и внешней аудитории | Можно создавать разные правила и шаблоны |
| Простота использования | Очень просто | Требует больше действий |
Настройка автоответа — это как наложить электронный будильник, который будит всех, кто вам пишет, сообщая: «Не волнуйтесь, я скоро вернусь!» Воспользуйтесь нашими инструкциями и почувствуйте себя настоящим профи Outlook.