Если вы устали отвечать на письма в самый неподходящий момент, или хотите просто сообщить всем о вашем отпуске без лишних хлопот — эта статья для вас! Здесь вы узнаете, как в Outlook настроить автоматический ответ (да-да, это та самая волшебная функция, которая делает всю работу за вас). Подробно, понятно и с лайфхаками.
Почему автоответ важен и с какими проблемами вы сталкиваетесь
Представьте: вы наконец-то собрались в долгожданный отпуск, но каждое новое письмо напоминает, что работа не отпускает. Что делать? Оставлять коллег и клиентов в неведении? Рискованно. Или самому постоянно заглядывать в почту? Тоже не вариант — отдыхать нужно по полной! Именно здесь и пригодится автоответ, который уведомит всех, что вы в отъезде, и к кому обратиться в вашем отсутствии.
Два способа настроить уведомление об отпуске в Outlook
В Outlook автоответ можно настроить двумя путями. Какой выбрать, зависит от типа вашей почтовой учётной записи:
1. Если у вас Exchange (корпоративный сервер Microsoft)
- Нажмите кнопку «Файл» в Outlook.
- В разделе «Сведения об учётной записи» найдите свой адрес — если под ним написано «Exchange», значит, это ваш вариант.
- В том же окне нажмите кнопку «Автоответы».
- Поставьте галочку на пункте «Отправлять автоответы».
- Чтобы не забыть включить и выключить автоответ в нужные даты, отметьте пункт «Отправлять только в течение следующего периода» и задайте даты отпуска.
- В текстовом поле введите сообщение, которое получат ваши коллеги и партнёры.
- Чтобы разным группам получателей приходили разные тексты (например, сотрудникам и внешним клиентам), переключитесь на раздел «За пределами организации» и введите отдельный ответ.
Пример сообщения:
«Спасибо за письмо! Сейчас я в отпуске и вернусь к работе 10 июля. По срочным вопросам обращайтесь к Ивану Иванову — ivanov@company.com.»
2. Если Exchange нет (личный или нестандартный аккаунт)
Тут немного сложнее, но не страшно!
- Сначала создайте шаблон письма — новое сообщение без адресата и темы, где в теле укажите ваш автоответ.
- Сохраните это письмо как шаблон: Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook (.oft). Не потеряйте этот файл — он пригодится дальше.
- Перейдите в Outlook в раздел «Файл» → «Управление правилами и оповещениями».
- Нажмите «Новое правило», выберите «Применение правила к полученным мной сообщениям», жмите «Далее».
- Если хотите отвечать всем — пропустите выбор условий, подтвердите.
- В действиях отметьте пункт «Ответить, используя указанный шаблон».
- В открывшемся окне выберите только что сохранённый шаблон.
- Жмите «Далее», пропустите дополнительные условия, и в конце активируйте правило, нажав на галочку «Включить правило».
- Готово! Теперь на все входящие будет отправляться ваше автоматическое сообщение.
| Особенность | Exchange аккаунт | Без Exchange |
|---|---|---|
| Настройка автоответа | Кнопка «Автоответы» в «Файл» | Правила и шаблоны |
| Вариант указать период действия | Да | Нет, нужно отключать вручную |
| Возможность разных сообщений | Да (для внутренней и внешней почты) | Нет |
| Уровень сложности | Легко | Немного сложнее |
Полезные советы по работе с автоответом
- Не забудьте отключить автоответ, как только закончится отпуск! Иначе вы рискуете удивить коллег постоянным уведомлением.
- Если работаете в Exchange, можно заранее задать даты, чтобы не зависеть от памяти.
- В тексте письма четко укажите сроки отсутствия и контакт человека, который временно решит вопросы.
- Если используете шаблон и правила, чтобы избежать бесконечных автоответов между двумя автоответчиками, будьте осторожны с условиями правила (например, исключите ответы на письма от тех, кто тоже использует автоответ).
В итоге
Настроить уведомление об отпуске в Outlook — это приятно. Автоматический ответ — ваш верный телохранитель от массы лишних писем, пока вы наслаждаетесь заслуженным отдыхом. А кто любит автоматизацию, тот точно оценит возможности этого почтового гиганта.
Не теряйте время — настройте автоответ прямо сейчас и отдыхайте с чистой совестью!
Полезные ссылки
Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook (rambler.ru)