Если вы хоть раз задумывались, как красиво и просто сообщить всем, что в ближайшее время вы будете отдыхать, а на письма отвечать не собираетесь, этот пост для вас. Сегодня разберём, как в Outlook настроить автоматический ответ — тот самый легендарный автоответ, который сделает за вас всю работу, пока вы валяете пузо на пляже.
Представьте, что вы в отпуске, находитесь где-то у моря, наслаждаетесь беззаботностью, а ваш почтовый ящик разрывается от рабочих писем. Вы боитесь, что кто-то обидится, что письмо осталось без ответа, а вас в это время волнуют только коктейли и закаты. Знакомая ситуация? Автоматический ответ — как спасательный круг в океане электронной почты.
Почему без автоответа никак
Автоматический ответ в Outlook — это ваш личный ассистент, который заявляет: "Привет! Меня сейчас нет, но я скоро вернусь и обязательно отвечу". Он информирует коллег, клиентов и партнёров о вашем отпуске, чтобы избежать недопониманий и неудобств.
Но как же его включить?
Вариант первый — если у вас аккаунт Microsoft Exchange (корпоративный)
Зайдите в Outlook и нажмите на кнопку "Файл" — там можно быстро понять, работает ли у вас почта на базе Exchange. Если увидите ваш почтовый адрес с подписью Microsoft Exchange — поздравляю, у вас есть суперпростая возможность настроить автоответ.
Что делать дальше? Легко!
- В окне "Сведения об учётной записи" нажмите на "Автоответы".
- Поставьте галочку возле "Отправлять автоответы".
- Хочется, чтобы автоответ включался и выключался автоматически? Поставьте галочку возле "Отправлять только в течение следующего периода" и выберите даты отпуска.
- В поле для текста введите ваше праздничное сообщение. Например:
"Спасибо за письмо! Сейчас я в отпуске до 20 июля и не смогу ответить. Если дело срочное, обратитесь к коллеге Ивану Иванову (ivanov@company.com)." - Есть возможность написать отдельное сообщение для людей внутри компании и для тех, кто пишет с внешних адресов — воспользуйтесь разделом "За пределами организации".
И вуаля — готово!
Вариант второй — если у вас личный почтовый ящик или нет Exchange
Этот способ чуть сложнее, зато подходит абсолютно всем.
Как создать автоответ с помощью шаблона и правила
- Откройте Outlook и создайте новое письмо.
- В теле письма напишите текст вашего автоответа (без заполнения полей "Кому" и "Тема").
- Сохраните это письмо как шаблон:
Нажмите "Файл" → "Сохранить как" → выберите тип файла "Шаблон Outlook" (.oft). - Далее настройте правило, которое будет автоматически отвечать на входящие письма:
- Нажмите в Outlook "Файл" → "Управление правилами и оповещениями" → "Новое правило".
- Выберите "Применение правила к полученным мной сообщениям" и нажмите "Далее".
- Если хотите отвечать всем — пропускайте условия, просто нажмите "Далее" и подтвердите.
- Отметьте галочку "Ответить, используя указанный шаблон".
- Внизу нажмите на "указанный шаблон", затем выберите пункт "Шаблоны в файловой системе" и загрузите сохранённый файл шаблона.
- Нажмите "Далее" → "Готово" и включите правило.
С этого момента все, кто напишет вам на почту, получат ваш автоматический ответ. Красота!
Не забывайте выключать автоответы
Это важно! Автоответ не должен работать бесконечно, иначе ваши коллеги будут думать, что вы постоянно в отпуске. Чтобы отключить автоответ:
- Если включали через функцию "Автоответы", вернитесь туда и выберите "Не отправлять автоответы".
- Если создали правило, зайдите в "Управление правилами и оповещениями" и снимите галочку с вашего правила или удалите его.
Полезные советы и нюансы
- Обязательно указывайте контактное лицо на время вашего отсутствия, чтобы люди знали, к кому обратиться срочно.
- Автоматический ответ можно настроить только на входящие письма — если вы хотите ещё и управлять отправкой, смотрите продвинутые правила.
- Если в вашей организации есть Exchange, лучше использовать именно автоответы, так как это более надёжно и быстро.
- Помните, что сохранённый шаблон должен быть в формате .oft, иначе Outlook его не примет.
Итоговая таблица функций автоответа в Outlook
| Функция | Корпоративный Exchange аккаунт | Личный почтовый ящик |
|---|---|---|
| Включение автоответа | Кнопка "Автоответы" в разделе "Файл" | Правила + шаблон |
| Настройка периода действия | Есть, через галочку с выбором дат | Нужно вручную включать и отключать правило |
| Текст ответа для внутренних/внешних адресов | Да | Нет, один общий шаблон |
| Гибкие условия для ответов | Нет (отвечает на все письма или не отвечает) | Да (можно задать фильтры) |
| Отключение | Кнопка "Не отправлять автоответы" | Отключение или удаление правила |
Автоматический ответ в Outlook — это ваш верный союзник в борьбе за спокойный отпуск без стресса и заброшенной почты. Настроить его не сложнее, чем заварить чай, а пользы — на миллион!
Полезные ссылки
Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook — источник