Собираетесь в долгожданный отпуск и не хотите оставлять своих коллег и клиентов в неведении? Сегодня вы узнаете, как настроить в Outlook автоматический ответ — отбойник, который предупредит всех, что вы сейчас отдыхаете и не можете ответить на письмо сразу. Плюс разберёмся, как сделать это правильно и с шуткой, чтобы даже автоответ не выглядел, как от робота из комикса!
Представьте ситуацию: вы отправили письмо коллеге, а в ответ — тишина. Несколько дней подряд! Пока вы потихоньку нервничаете и жонглируете календарём, пытаясь понять, находитесь ли вы в игнор-листе или человек действительно в отпуске. Отбойник — ваш спасительный рыцарь в сияющих доспехах, который даст понять всем: «Я тут временно недоступен, перезвоните позже или пишите замещающему».
Главная проблема большинства — забыть включить автоответ, сделать его скучным или наоборот непонятным, а потом ещё и забыть выключить. Выглядит это, скажем честно, не слишком профессионально. А представьте, если ваше «ваш автоответ» полон ошибок на английском или содержит только робкие «я не здесь». Мы вам расскажем, как избежать этих ловушек.
Настраиваем автоответ в Outlook — шаг за шагом
Если ваша почта в компании работает через Microsoft Exchange (обычно это корпоративный email), всё очень просто:
- Нажмите в Outlook кнопку «Файл»;
- В разделе с информацией о вашей учётной записи найдите пункт «Автоответы»;
- Отметьте пункт «Отправлять автоответы»;
- При желании включите функцию «Отправлять только в течение следующего периода» — это значит, что автоответ сам включится и выключится в назначенное вами время, например, с первого по последний день отпуска;
- В текстовом поле введите сообщение, которое будут получать ваши коллеги и клиенты.
Полезный совет: напишите, кто заменит вас в вашем отсутствии — так люди смогут получить помощь быстро и без нервов.
Для тех, у кого нет Exchange или нужен более гибкий контроль, есть второй путь — через создание правила:
- Создайте шаблон письма с текстом автоответа (новое письмо → сохранить как шаблон);
- Перейдите в «Управление правилами и оповещениями» → создайте новое правило для входящих писем;
- Выберите опцию отвечать шаблоном и укажите ваш шаблон;
- Активируйте правило.
Но учтите: такое правило не ставится на таймер, поэтому по возвращении из отпуска его придётся отключать вручную.
Пример грамотного автоответа на русском и английском
Автоответ — не место для длинных философских рассуждений, но и «я в отпуске, всем пока» тоже оставляет вопросы. Вот примеры, как сделать сообщение понятным и вежливым.
Пример 1 — официальный стиль (на английском)
Thank you for your email.
Unfortunately, I am out of the office until [DATE].
If you require immediate assistance, please contact [COLLEAGUE'S NAME] at [PHONE] or [EMAIL].
I will reply as soon as possible after my return.
Best regards,
[YOUR NAME]Пример 2 — кратко и ясно
I am out of the office from [START DATE] to [END DATE] without access to email.
For urgent matters, please contact [COLLEAGUE'S NAME].
Thank you for your understanding.Совет: Если вы используете русский язык в общении с клиентами и партнёрами, лучше сделать аналогичный шаблон на русском, чтобы каждый получил ясное сообщение.
Важные моменты и ошибки, которых стоит избегать
- Не забывайте отключать автоответ после отпуска! Иначе коллеги будут удивляться, почему вы им «отвечаете» автоматически вечно.
- Не ставьте слишком общий или сухой текст — «Меня нет» мало кому поможет. Лучше добавить контакты замещающего лица.
- Осторожно с прямыми переводами! Автоответ, переведённый с русского на английский дословно, может выглядеть нелепо. Используйте готовые шаблоны или советуйтесь с носителем языка.
- Автоматический ответ для разных групп адресатов: в Outlook есть возможность прописать отдельные сообщения для коллег внутри компании и для внешних контактов — используйте её, если хотите подчеркнуть профессионализм.
Таблица сравнения способов настройки автоответа в Outlook
| Параметр | Через «Автоответы» (Exchange) | Через «Правила и оповещения» |
|---|---|---|
| Для кого подходит | Корпоративные почтовые аккаунты Microsoft Exchange | Личные или корпоративные без Exchange |
| Настройка периода | Есть, можно задать дату начала и конца | Нет, только вручную включать/выключать правило |
| Гибкость настройки | Меньше условий, автоответ для всех входящих писем | Можно задавать условия (от кого, с темой и т.д.) |
| Уровень сложности | Проще, с интуитивным интерфейсом | Сложнее, требует создания шаблонов и правил |
И напоследок — что написать, если хотите звучать весело и душевно?
Не обязательно быть сухим бюрократом, чтобы оставлять автоответы. Вот вариант с лёгкой шуткой, которая не обидит никого, а наоборот вызовет улыбку:
Hello!
I am currently out of the office recharging my brain batteries (aka on vacation) until [DATE].
I won't be checking emails because, well, paradise calls!
If you need help urgently, please contact my awesome colleague [NAME]. Otherwise, I promise to get back to you as soon as I return and dust off my inbox.
Thanks for understanding!
Такое письмо показывает вашу индивидуальность.
Вывод
Настроить автоответ в Outlook на время отпуска — проще простого, если знать, какой способ выбрать и что написать. С автоматическим отбоем вы не потеряете клиентов, не создадите недоразумений и с чистой совестью сможете наслаждаться отпуском, не проверяя почту каждые пять минут.