В этой статье вы узнаете, как правильно и без лишней головной боли оформить и рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника с помощью программ 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Объясним, где найти нужные документы, как подсчитать сумму выплаты и на что обратить внимание, чтобы не получить штрафы и недовольство работников.

Представьте ситуацию

Ваш сотрудник уходит из компании. Казалось бы, всё просто — подписали бумаги, сказали «до свидания» и отпустили. Но тут появляется неиспользованный отпуск, а вместе с ним вопрос: как в 1С оформить и произвести компенсацию? Ведь если отпуск не отгулян — положена выплата, а тут может быть столько нюансов, что бухгалтерские коды чуть не закружатся в танце!

К тому же программа не всегда сделает всё сама — надо понять, что, когда и как считать, какие документы заполнить. Ошибетесь — получите переплату или наоборот, недоплату, и неудовлетворённый сотрудник. И это вам не шутки!

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотрудник не использовал положенный отпускной период, например, ушёл в отпуск лишь частично или вообще не отдыхал, по закону он имеет право на денежную компенсацию при увольнении. Это своего рода денежная награда за то, что «не взял передышку».

Важно знать:

  • Компенсация — это оплата дней отдыха, которые сотрудник заработал, но не использовал.
  • Деньги выплачиваются только за дни основного и дополнительного отпусков.
  • По законодательству РФ это обязательно при увольнении (кроме некоторых исключений — беременные, несовершеннолетние и вредные условия труда, там отпуск обязателен).

Как рассчитывается компенсация

Для расчёта вам понадобится:

  • Средний заработок сотрудника — рассчитывается за последний год или фактический период работы, если сотрудник проработал меньше года.
  • Количество дней отпуска, которые сотрудник накопил (заработал).
  • Количество дней отпуска, которые он использовал.

Формула простая:

Компенсация = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

Чтобы найти средний дневной заработок:

  1. Суммируйте все выплаты сотруднику за расчетный период — зарплата, премии, надбавки. Не учитывайте командировочные и соцпомощь.
  2. Разделите эту сумму на количество календарных дней в этом периоде (обычно 365 или количество рабочих дней в отработанном периоде).
  3. Полученный результат умножьте на число дней отпуска, которые нужно компенсировать.

Пример:

Иванов И.А. проработал год и не использовал 10 дней отпуска. За этот год он заработал 600 000 рублей. Значит:

Средний заработок в день = 600 000 / 365 ≈ 1643,84 рубля
Компенсация = 1643,84 × 10 = 16 438,40 рублей

Как сделать в 1С

1. В 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом)

  • При увольнении откройте документ «Увольнение».
  • Система автоматически рассчитает средний заработок и неиспользованные дни отпуска.
  • Проверьте вкладку «Компенсация отпуска» — там будут отображены дни и сумма к выплате.
  • Если есть дополнительный отпуск — он тоже учитывается, но часто с пропорцией отработанного времени.
  • Если вы хотите увидеть, из чего складывается сумма, нажмите на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск».

2. В 1С:Бухгалтерия

  • Создайте документ «Увольнение».
  • Система определит остаток неиспользованного отпуска и рассчитает сумму.
  • При необходимости вручную добавьте компенсацию дополнительного отпуска через отдельную строку начислений.
  • Проверьте расчет и подтвердите документ кнопкой «Провести».

Практические советы

  • Помните про округление дней: если остаток превышает половину месяца, его округляют до полного месяца (28 дней).
  • При расчете среднего заработка учитывайте, что отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней и прогул не включаются в расчет.
  • Обязательно учтите удержание НДФЛ (13%) и страховые взносы — иначе налоговые службы напомнят о своих правах.
  • Если сотрудник работал меньше года, расчет идет пропорционально фактически отработанным месяцам.
  • В 1С есть отчёты «Остатки отпусков», которые помогут увидеть, сколько дней осталось компенсировать.
  • Дополнительный отпуск можно компенсировать и во время работы, не дожидаясь увольнения — главное, чтобы сотрудник подал заявление.

Таблица сравнения основных моментов компенсации в 1С

Параметр 1С:ЗУП 1С:Бухгалтерия
Документ расчета «Увольнение» «Увольнение»
Расчет среднего заработка Автоматический, на основе 12 месяцев Автоматический с возможностью коррекции
Расчет неиспользованных дней Система учитывает и основной, и допотпуск Основной — автоматический, допотпуск — вручную
Отчет о остатках отпусков Есть (отчёт «Остатки отпусков») Можно формировать, требует контроля
Компенсация допотпуска Можно оформить отдельно в том же документе Требуется создание отдельной строки начисления

Заключение

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении — это обязательная денежная ответственность работодателя. В 1С для этого есть инструменты, которые значительно облегчают процесс, но всё равно требуют внимательности и правильного заполнения данных. Помните о налогах и соблюдайте трудовое законодательство — это поможет избежать штрафов и сберечь добрые отношения с бывшими сотрудниками.

Грамотно произведённый расчет в 1С с учётом всех особенностей позволит не тратить время на исправления и споры, а сотрудник уйдет довольным, получив свои честно заработанные рубли!

Полезные ссылки

Готовьте документы и запускайте расчет — теперь вы знаете, как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, чтобы ни один рубль не ушёл в пустоту!