Представьте ситуацию: вы собираетесь в долгожданный отпуск, а на почте снова и снова приходят письма с вопросами и задачами. А отвечать некому — вы на пляже с коктейлем! Вот тут на сцену выходит герой нашей статьи — автоматический ответ в Outlook. Сегодня вы узнаете, как быстро и легко настроить уведомление об отпуске, чтобы никто не ждал вашего ответа зря и чтобы ваша почта работала на вас, пока вы отдыхаете.
Почему важно настроить автоответ на письма в отпуске
Знакомо ли вам чувство, когда приходишь с отдыха, а в почте — гора писем, как после шторма? Коллеги и клиенты не знают, где вы, и нервничают. Или вы уже давно вернулись, но забыли отключить уведомление, и теперь люди думают, что вы всё ещё в отпуске.
Не хотелось бы, чтобы это случилось именно с вами. Чтобы избежать этой офисной катастрофы, настройте автоматический ответ — уведомление, которое автоматически отправит ответ всем, кто напишет вам письмо в период вашего отсутствия.
Варианты настройки автоответа в Outlook
Есть два главных способа настроить автоматический ответ — в зависимости от типа вашего аккаунта:
1. Автоответ для учетных записей Microsoft Exchange (корпоративная почта)
Если вы используете корпоративную почту на базе Microsoft Exchange, всё становится проще простого. Чтобы проверить тип вашей учётной записи, нажмите кнопку Файл в Outlook. В разделе Сведения об учётной записи под вашим адресом будет указано, Exchange это или нет.
Как настроить автоответ:
- Нажмите Файл → Автоответы
- Поставьте галочку Отправлять автоответы
- Если хотите, установите галочку Отправлять только в течение следующего периода — выберите дату начала и окончания отпуска, чтобы уведомление включалось и выключалось автоматически
- Введите в поле текст сообщения, которое получат отправители. Здесь можно сообщить, что вы в отпуске и указать контактное лицо на время вашего отсутствия
- Можно сделать отдельное сообщение для сотрудников вашей организации и для внешних адресатов во вкладке За пределами организации
Вуаля! Вы теперь офлайн, а почта на страже вашего времени.
2. Автоответ для остальных пользователей (личная почта или не Exchange)
Если у вас нет сервера Exchange, но всё равно хочется автоматизировать ответы, Outlook позволяет сделать это через шаблоны и правила.
Пошагово:
- Создайте новое письмо с текстом уведомления об отпуске, не заполняя поля «Кому» и «Тема»
- Сохраните это письмо как шаблон Outlook:
Файл → Сохранить как → выберите тип файла «Шаблон Outlook (*.oft)» - Затем перейдите в Файл → Управление правилами и оповещениями
- Нажмите Новое правило → выберите Применение правила к полученным мной сообщениям → нажмите Далее
- Если хотите отвечать всем — не ставьте условий и подтвердите предупреждение
- В разделе действий отметьте пункт Ответить, используя указанный шаблон
- Кликните по «указанный шаблон», выберите ваш сохранённый *.oft файл и подтвердите
- Дальше — никаких условий не выбирайте, нажмите Далее
- Активируйте правило и сохраните его нажатием кнопки Готово
Теперь автоответ будет автоматически отправляться каждому, кто напишет вам в период вашего отпуска.
Важные советы по настройке уведомлений об отпуске
- Не забудьте выключить автоответ после возвращения, чтобы не путать коллег и клиентов
- Если устанавливали автоответ через Exchange, просто зайдите снова в меню автоответов и выберите Не отправлять автоответы
- Если через правило — зайдите в раздел Управление правилами и снимите галочку с вашего правила
- Удобно использовать опцию автоматического включения и выключения с указанием конкретных дат — меньше шансов забыть
Таблица сравнения способов настройки автоответа в Outlook
| Критерий | Microsoft Exchange (корпоративная почта) | Правила и шаблоны (личная почта или без Exchange) |
|---|---|---|
| Простота настройки | Очень просто — отдельная кнопка Автоответы | Сложнее — нужно создавать шаблон и правило вручную |
| Возможность указать срок | Да, можно задать период работы автоответа | Нет автоматического ограничения, придется отключать вручную |
| Возможность разного текста | Да, для внутренних и внешних адресатов | Нет, шаблон только один |
| Гибкость условий | Нет, автоответ включается на все входящие письма | Да, можно настроить ответ на конкретные адреса и темы письма |
| Требуемый тип учетной записи | Exchange | Любой (Outlook установлен локально) |
Заключение
Теперь, когда вы знаете, как настроить автоматический ответ в Outlook, ваш отпуск станет настоящим отдыхом без почтового шума. Пусть ваши письма знают, что вы сейчас в отпуске, и отвечают вам чуть позже, когда вы зарядитесь энергией. Не забудьте настроить уведомление заранее — ведь лучше предупредить, чем извиняться!