Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется как удержать деньги

В этой статье вы узнаете, как правильно удержать деньги за неотработанные дни отпуска, если сотрудник получил отпускные авансом и теперь увольняется. Мы разберём ограничения по суммам, основания и документы, которые нужны для корректного удержания. Вы поймёте, что делать, если зарплаты недостаточно, чтобы вернуть аванс, и как оформить всё грамотно.

Представьте: сотрудник уже наслаждался отпуском — купался, загорал, релаксировал — но при этом увольняется, так и не отработав положенные дни. Как вернуть излишне выплаченные отпускные, чтобы бухгалтерия не плакала от лишних расходов? Казалось бы, удержать эти деньги — задача из разряда “детской игры”, но тут таится подводный камень. Ведь законы любят подкинуть неожиданные ловушки и ограничители.

Вдруг удержать не получится, если зарплаты на расчетном счете маловато, или если работник решил «уйти красиво»? Как не наломать дров и удержать сумму, чтобы компании не было в минусе?

Можно ли удержать отпускные за неотработанные дни при увольнении

Да, можно! В соответствии с частью 2 статьи 137 ТК РФ, если работник увольняется раньше, чем отработал дни, за которые получил отпускные авансом, работодатель вправе удержать сумму излишне выплаченных отпускных. Удержание производится из причитающихся при увольнении выплат.

Однако важно помнить: удержания невозможны, если увольнение происходит по основаниям, где удержания запрещены законом (например, по определённым уважительным причинам, не зависящим от воли сотрудника).

Лимиты удержаний — тут начинается магия цифр

• Максимально можно удержать 20% от оставшейся после удержания НДФЛ суммы заработной платы сотрудника. Почему 20%? Потому что таковы ограничения, прописанные в части 1 статьи 138 ТК РФ.

• Если из зарплаты удерживать не хватает, не отчаивайтесь: работник может добровольно написать заявление на удержание всей суммы долга без ограничений.

• При наличии исполнительных документов удержания по ним имеют приоритет и особые лимиты (до 50-70%), которые нельзя складывать с удержаниями по отпускным.

Как посчитать удержание — реальный пример

Представим:

• сотрудник увольняется в декабре, сумма излишне выплаченных отпускных — 3 052 руб.,
• заработная плата — 18 571,43 руб.,
• налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 13%.

Рассчитаем:
НДФЛ = 18 571,43 × 13% = 2 414 руб.
Остаток после НДФЛ = 18 571,43 - 2 414 = 16 157,43 руб.
Максимальная сумма удержания = 16 157,43 × 20% = 3 231,49 руб.

Итого — удержать можно всю сумму излишне выплаченных отпускных — 3 052 руб., потому что она меньше лимита 3 231,49 руб.

Что делать, если удержать не получается

А если зарплаты мало или сотрудник не согласен платить добровольно?

• Закон не требует от работодателя обязательно взыскивать всю сумму — это его право, а не обязанность.
• Сумму можно признать дебиторской задолженностью и списать, если она безнадежна.
• Судебные разбирательства для взыскания этой суммы невозможны, если удержать нельзя (потому что законодательство не предусматривает такую возможность).
• Не стоит корректировать отчетность или отражать дополнительный доход сотрудника, если удержание не произошло — бухгалтерия должна работать по честному и прозрачному сценарию.
• Затраты на отпускные за неотработанные дни можно не исключать из расходов компании, если удержать не удалось.

Оформление удержаний: документы и заявление

Удержание излишне выплаченных отпускных оформляется приказом работодателя, в котором фиксируются:

• ФИО работника
• Период отпуска и количество дней, за которые удерживаются деньги
• Сумма удержания
• Основание удержания — увольнение и неотработанные дни отпуска

Приказ можно оформить в произвольной форме и ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Если сумма превышает 20%-й лимит удержания, попросите работника написать заявление с добровольным согласием удержать остальное. В заявлении важно указать:

• ФИО, должность
• Основание удержания (неотработанные дни отпуска)
• Количество дней и сумму удержания
• Дату, подпись

Такое заявление — залог прозрачности и снижения рисков споров.

Кратко в таблице

В заключение: удержание излишне выплаченных отпускных — не мифический квест с боссами, а четко регулируемый процесс с понятными правилами и лимитами. Считайте, оформляйте, договаривайтесь, и ваша бухгалтерия скажет вам «спасибо». А сотрудник не уйдёт с пустыми руками и не уйдет с неоправданным долгом.

Полезные ссылки

Консультация по удержанию отпускных при увольнении - TLS-Cons