Если сотрудника отозвали из отпуска, а отпускные уже оплатили как быть

Представьте себе: вы на море, пинаете песок и попиваете коктейль, а тут звонок с работы – "Срочно выходи, нужен". Отзыв из отпуска — ситуация не из приятных, особенно если отпускные уже выплачены. Что делать, чтобы и с финансами разобраться, и сотруднику настроение не испортить? Сегодня расскажем, как грамотно управлять отзывом из отпуска и с отпускными выплатами без лишних головных болей.

Почему отзыв из отпуска — это проблема

Отзыв сотрудника из отпуска может возникнуть по самым разным причинам: производственная необходимость, внеплановые сборы, судебные заседания или просто экстренная ситуация в компании. Но отпуск — это законное право работника. И вот тут начинается борьба: сотрудник уже получил отпускные, но отдыхать дальше не может. Представьте себя на его месте: деньги на кармане, планы нарушены, нервы на пределе.

Работодатель же в этой ситуации не должен забывать, что отпуск — это выплаты, начисления, налоги и обязательства. Ошибка в расчетах может привести к штрафам или конфликтам.

Как правильно оформить отзыв из отпуска

Чтобы отзыв из отпуска прошёл без скандалов, а бухгалтерия не путалась, нужно:

• Получить согласие сотрудника — без этого отозвать не получится (ч.2 ст.125 ТК РФ). Можно оформить согласие письменно или зафиксировать иным документом, например, заявлением.
• Оформить приказ об отзыве из отпуска. В нём указывают причину, дату выхода на работу, что сотрудник согласен прервать отдых.
• Изменить график отпусков и личную карточку сотрудника. В графике обычно вносят запись о дате отзыва и новой дате переноса неиспользованной части отпуска.
• Зафиксировать дни отпуска и дни работы после отзыва в табеле учёта рабочего времени специальными кодами: отпуск — "ОТ", работа — "Я".

Не забудьте: нельзя принуждать сотрудника вернуться на работу! Отказ — это его право, и никакие взыскания за это не предусмотрены.

Что делать с отпускными, если сотрудника отозвали, а выплаты уже прошли

Законом запрещено удерживать излишне выплаченные отпускные без согласия работника. Что это значит? Если сотрудник не отгулял весь оплаченный отпуск, деньги не возвращают автоматом. Зато можно:

• договориться о добровольном возврате отпускных — сотрудник возвращает сумму в кассу;
• зачесть переплату в счёт предстоящей зарплаты — но только с согласия сотрудника.

Это убережёт и сотрудника, и работодателя от конфликтов и судебных разбирательств.

Перерасчет и выплаты при отзыве

В отпускных начислениях важны две вещи: правильный расчёт и уплата налогов.

• НДФЛ удерживают в момент выплаты отпускных, период отпуска значения не имеет. Даже если отпуск прервали, налог всё равно уплачивают как обычно.
• Страховые взносы начисляются за месяц, когда начислены отпускные — независимо от фактических дат отдыха.
• Если отзыв и выплата приходятся на разные месяцы, бухгалтерия может пересчитать отпускные и НДФЛ.

После отзыва сотруднику платят заработную плату за фактически отработанные дни. Если зарплата за месяц меньше переплаченных отпускных — разницу переносят на следующий месяц, без дополнительного налога. Если больше — работник получает разницу, с неё уплачивают налоги и взносы.

Пример из жизни

Иван пошёл в отпуск на 14 дней, отпускные получил заранее. На 7-й день работы в отпуске ему звонят и просят срочно выйти на работу. Иван согласен. Сотрудник возвращается, остаётся ещё 7 дней неотгулянного отпуска.

Работодатель оформляет приказ об отзыве, меняет график отпусков и карточку, учитывает отработанные дни в табеле. Отпускные Ивану не возвращают насильно, а договариваются зачесть переплату в будущем. За фактически отработанные дни Иван получает зарплату, а налоги по отпускным удержаны ранее.

Итоги

Отзыв из отпуска — дело нешуточное, но и не катастрофа. Главное — договориться и оформить всё по закону. Тогда и отпускные не потеряются, и сотрудник будет готов вернуться в строй без лишних вопросов.

Полезные ссылки

Что делать если отпуск работника отменили (pro-ability.ru)
Работника вызывают из отпуска: порядок действий (auditfin.ru)