В этой статье разберём, как работодатель может удержать излишне выплаченные отпускные, если сотрудник увольняется, а часть отпуска не отработал. Узнаем, какие ограничения по суммам существуют, когда удержание запрещено, и что делать, если зарплаты не хватает.
Представьте: сотрудник взял отпускные авансом, радостно уехал на отдых, а потом решил уволиться. И тут начинается головоломка — как удержать эти отпускные за неотработанные дни? А если зарплаты недостаточно — нужно ли выносить проблему на суд? И можно ли удерживать больше 20%? Кто главнее — работодатель или исполнительный документ?
Знакомая ситуация? Если вы работодатель, бухгалтера или HR, то эти вопросы — ваши головные боли. Если не удержать излишки — организации грозит лишний расход. А сотруднику хочется, чтобы платили честно. Вот тут и начинается настоящий квест.
Почему нельзя удержать отпускные просто так
Удержание излишне выплаченных отпускных — процесс строго регулируемый законом. Основные нюансы:
- Работодатель может удержать не более 20% от причитающейся заработной платы после удержания НДФЛ.
- Если удерживаемой суммы недостаточно, чтобы покрыть долг за отпуск, можно попросить сотрудника написать заявление о добровольном удержании всей суммы — тогда ограничений нет.
- Есть категории увольнений, при которых удержание отпускных за неотработанные дни запрещено (например, увольнение по сокращению или другим причинам, не зависящим от воли сторон).
Отсюда и сложность — сначала определите основание увольнения, а потом смотрите на сумму и лимиты.
Лимиты и порядок удержания отпускных
Рассмотрим простой пример:
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Зарплата сотрудника в месяц | 18 571,43 руб. |
| НДФЛ (13%) | 2 414 руб. |
| Заработная плата после НДФЛ | 16 157,43 руб. |
| Максимальное удержание (20%) | 3 231,49 руб. |
| Излишне выплаченные отпускные | 3 052 руб. |
| Итог удержания | 3 052 руб. (в пределах лимита) |
В этом случае удержать сумму полностью можно. А если отпускных, например, 10 000 руб., то удержать можно только 20% от зарплаты после НДФЛ — около 3 200 руб. Остальное — уже на договорённости с работником.
Что делать, если зарплаты недостаточно для удержания?
Нередко случается так, что уволившийся работник имеет слишком маленькую зарплату в последний месяц. Тогда удержать все отпускные не удаётся. В такой ситуации:
- Удержать полную сумму нельзя.
- Работодателю предлагается написать соглашение или заявление с работником на добровольное возмещение остатка.
- Взыскать задолженность через суд нельзя — нет для этого правового основания.
Важно: если удержание не произошло, это не приводит к возникновению у работника дополнительного дохода. Исправлять отчетность по налогам не требуется.
Приказ и заявление
Хотите сделать всё по-честному и официально? Тогда оформите:
- Приказ об удержании отпускных — в свободной форме, где указать ФИО сотрудника, основания, количество дней отпуска, сумму удержания.
- Попросите сотрудника написать заявление о добровольном согласии на удержание, если сумма превышает лимит 20%.
Это пригодится, чтобы в будущем не возникло споров и вопросов.
Удержания и исполнительные документы
Если на работника есть исполнительные листы, то приоритет за ними. Удержания по исполнительным документам могут быть до 50% или 70% от зарплаты. В этом случае обычные удержания отпускных лимитируются и скорее всего будут невозможны.
Что с налоговой отчетностью?
- В справке 2-НДФЛ отпускные отражаются на дату выплаты с кодом 2012.
- Неотработанные отпускные не считаются дополнительным доходом при невозможности удержания.
- По мнению налоговиков, расходы на такие отпускные считаются необоснованными. Однако если удержать сумму нельзя — расходы можно оставить в учёте и списать безнадежную дебиторскую задолженность.
Итоговые советы для работодателей
- Перед удержанием уточните основание увольнения сотрудника — если в списке запрещённых удержаний, вернуть отпускные не получится.
- Расчёт удержания производите с учётом удержания НДФЛ и лимита 20%.
- Если сумма превышает лимит, попросите заявление о добровольном удержании всей задолженности.
- Если удержать невозможно — не стоит предпринимать судебные иски. Легче списать долг как безнадежную задолженность.
- Оформите приказ и сохраняйте документы для подтверждения правомерности удержаний.
Хорошее удержание отпускных — это как контрольный выстрел на тренировке: сделай правильно, и сразу будет результат, но если перегнешь — получишь проблемы. Так что подходите к процессу ответственно, чтобы и отпускник доволен был, и бухгалтерия без сюрпризов.