В этой статье мы расскажем, что делать работодателю, когда сотрудник, отгуляв отпуск авансом, внезапно пишет заявление на увольнение. Можно ли удержать сумму за неотработанные дни отпуска? И как это сделать, чтобы не попасть в юридическую ловушку? Приготовьтесь — раскроем все тонкости удержания отпускных и ответим на самые частые вопросы!
Представьте ситуацию
Выдали отпуск авансом, сотрудник наслаждается пляжами, но вдруг он решает уйти. И вот наступает момент увольнения — а отпуск он не «отработал», но деньги уже получил. Что теперь? Откуда взять сумму за этот «неотработанный» отдых? Да еще и удерживать нельзя просто так — есть правила и лимиты. Тут как в игре — нельзя просто взять и срубить все заработанное, иначе последствия будут плачевные!
Основные проблемы работодателя
- Как правильно удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни?
- Можно ли удержать всю сумму? Каков предел?
- Что делать, если зарплаты при увольнении недостаточно для удержания всей суммы?
- Нужно ли получать согласие работника?
- Как оформить удержание по закону, чтобы не нарваться на штрафы?
- Что делать, если у сотрудника есть исполнительные документы (судебные приказы)?
Главное правило удержания отпускных
По Трудовому кодексу РФ (ч. 2 ст. 137 ТК РФ), излишне выплаченные отпускные при увольнении можно удержать из причитающихся выплат, но с некоторыми оговорками:
- Удерживать можно только за неотработанные дни отпуска, если увольнение по большинству оснований.
- Исключение: при некоторых причинах увольнения удержание запрещено (например, по состоянию здоровья или призыву в армию).
- Максимальный размер удержания — не более 20% от суммы выплат после вычета НДФЛ.
- Если сумма отпускных не превышает 20%-ный лимит, удержать ее можно в полном объеме.
Сколько можно удержать на примере
Допустим, у работника за неотработанные дни отпуска переплата отпускных — 3 052 рубля. Его заработная плата за месяц увольнения — 18 571,43 руб.
Расчет удержания:
| Показатель | Расчет | Сумма (руб.) |
|---|---|---|
| НДФЛ 13% с зарплаты | 18 571,43 × 13% | 2 414,29 |
| ЗП после удержания НДФЛ | 18 571,43 - 2 414,29 | 16 157,14 |
| Максимальный размер удержания (20% от суммы) | 16 157,14 × 20% | 3 231,43 |
| Фактическая сумма удержания отпускных | Не больше 3 052 руб. | 3 052 |
В этой ситуации удержать всю сумму отпускных можно — она меньше 20% лимита.
Что делать, если денег не хватает
А теперь представьте, что зарплаты в последний месяц слишком мало или работник уволился, а выплаты уже нет — тогда удержать всю сумму не получится.
Вот тут важное уточнение: если при увольнении удержать неотработанные отпускные невозможно, то вы не должны признавать это как дополнительный доход сотрудника или корректировать налоговые отчеты (6-НДФЛ). Просто сумму переплаты относят в дебиторскую задолженность и впоследствии списывают, когда станет ясно, что вернуть нельзя.
Нужно ли согласие сотрудника
Для удержания до 20% зарплаты согласия работника не требуется. Работодатель может сделать это самостоятельно на основании ТК РФ.
Однако, если сумма превышает 20%, нужно письменное заявление от сотрудника о добровольном удержании всей суммы из зарплаты. Это своего рода расписка, которая защищает и работодателя, и работника.
Оформление удержания
Хотя закон не требует обязательной формы приказа об удержании, настоятельно рекомендуется его составить для ясности и подтверждения причины удержания.
Что указать в приказе:
- ФИО работника, с которого удерживают сумму
- Период отпуска, за который производится удержание
- Количество неотработанных дней отпуска
- Размер удерживаемой суммы
Подпись работника под приказом — дополнительный бонус для работодателя.
Важные моменты, о которых забывать нельзя
- Исполнительные документы имеют приоритет: если на работника наложены судебные удержания, отпускные удержать нельзя до полного выполнения обязательств по исполнительному листу.
- Лимиты по исполнительным документам — до 50-70% от зарплаты, но удержания по другим основаниям (например, отпускным) не суммируются с этими лимитами.
- Удерживать отпускные нельзя из некоторых видов выплат (например, компенсации командировочных).
- Если вы решили простить сумму неотработанных отпускных, сделайте это письменно и отражайте правильно бухгалтерски, чтобы не попасть на лишние налоговые проверки.
Итог для работодателя
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли удержать отпускные авансом при увольнении? | Да, если основание увольнения позволяет и сумма не превышает 20% выплат после НДФЛ |
| Нужна ли письменная форма? | Для удержания до 20% — нет, свыше — да (заявление работника) |
| Что если зарплаты мало или нет? | Удержать не получится, сумму учитывают как дебиторскую задолженность |
| Как оформить удержание? | Рекомендуется приказ с подписью работника |
| Можно ли удерживать при наличии исполнительных листов? | Нет, исполнительные листы имеют приоритет |
Совет работодателю
Если зарплаты не хватает, предложите работнику добровольно погасить задолженность по отпускным письменно — так вы сохраните хорошие отношения и не попадете в спорные ситуации. А если деньги не вернуть — спокойно списывайте их бухгалтерски.
Полезные ссылки
Вот так просто и прозрачно можно удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении работника, не попав в ловушку закона и сохранив лояльность команды. Если не хотите потом судиться — оформляйте всё красиво, согласно букве Трудового кодекса!