Увольнение заканчивает трудовые отношения, а табель показывает только то, что человек фактически работал или отсутствовал в период действия трудового договора. В этой статье разберём, как правильно закрыть табель на последний рабочий день, нужно ли открывать документ на следующий месяц и какие коды ставить, если день увольнения пришёлся на выходной, отпуск или больничный.

Суть проблемы: табель “продолжается” или нет после увольнения

Главный принцип простой: табель учета рабочего времени заполняют по сотруднику только до момента, когда прекращается работа. В день увольнения трудовые отношения ещё действуют, значит именно в этот день нужно отразить явку и/или фактически отработанное время (а если увольнение выпадает на отпуск/болезнь — проставить соответствующие условные обозначения).

Начиная со следующего дня табель на уволенного сотрудника не ведут. То есть уволенный работник не попадает в новый табель на следующий период (например, на следующий месяц), потому что в него уже нечего “учитывать” по времени работы: человек уже не является работником организации.

Как следует поступать с табелем учета рабочего времени уволенного сотрудника

Есть два распространённых подхода, и оба могут быть допустимы, если закреплены в локальных документах компании:

  • вести отдельный табель на увольнение (на период с первого дня месяца/периода до последнего рабочего дня включительно);
  • не делать отдельный табель, а в общем табеле проставить коды по дни увольнения и дальше оставить графы без отметок (или с прочерками/соответствующими отметками по внутренним правилам).

Закон не устанавливает единого “обязательного” варианта именно для увольняемых сотрудников, поэтому порядок обычно фиксируют в локальных актах организации (например, в положении о порядке учета рабочего времени).

Когда составление отдельного табеля на уволенного сотрудника особенно удобно

Отдельный табель часто делают, чтобы:

  • бухгалтеру было проще проверить расчет зарплаты и выплат именно за период до увольнения;
  • кадровая служба вела учет по понятному “отрезку” (с нужной даты по последний рабочий день);
  • было меньше путаницы в кодах и подтверждающих документах.

При этом документ на увольнение, как правило, оформляют на основании приказа об увольнении.

Как отразить в табеле последний рабочий день уволенного сотрудника

Именно последний рабочий день — ключевая дата. Его отражают в табеле учета рабочего времени по правилам вашей кодировки, но логика такая:

  • день увольнения — это последний день, когда сотрудник ещё работник (или находится в отпуске/на больничном в рамках трудового договора);
  • следующий день после увольнения — табель на уволенного сотрудника уже не открывают и не заполняют.

Часто используют коды “Я” (или 01) — для фактической явки/работы.

Какие варианты оформления табеля для увольняющегося сотрудника существуют

Ниже — самые частые ситуации и то, как в табеле обычно отражают уход. Конкретные обозначения зависят от принятой в организации системы кодов, но логика совпадает.

Ситуация Как отражают день увольнения в табеле Что дальше после увольнения
Увольнение по собственному желанию, день увольнения — рабочий день код “Я” / 01 (явка), при необходимости — часы следующий день — табель не ведут для уволенного
Увольнение, день увольнения — отпуск код “ОТ” / 09 последующие дни отпуска в период увольнения отмечают как отпуск, а после прекращения договора — учет прекращают
Увольнение, день увольнения — больничный код “Б” / 19 (временная нетрудоспособность) со дня, следующего за увольнением, графы больше не заполняют для уволенного
День увольнения — выходной обычно в табеле проставляют код для выходного, либо специальный код, если по графику это рабочий день после увольнения табель не продолжают

В каких случаях может потребоваться составление отдельного табеля на уволенного сотрудника

Отдельный табель может понадобиться, если:

  • организация делает табель на “части” месяца и важно корректно подписать документ за период до увольнения;
  • увольнение пришлось на середину месяца и нужно точно связать данные табеля с расчетом;
  • у сотрудника были “особые” периоды (отпуск, больничный, нестандартные графики), и удобно собрать все коды в одном документе.

Если отдельный табель не делаете, отработанное время и объем работ подтверждают другими документами (например, актами, ведомостями, нарядами) — чтобы закрыть расчетные вопросы.

Как отразить уволенного сотрудника в табеле учета рабочего времени в конце месяца

В конце месяца у вас два рабочих сценария:

  • либо отдельный табель на уволение уже подготовлен за период до последнего дня включительно, и в общий “месячный” документ его больше не вносят;
  • либо сотрудника учитывают в общем табеле только до даты увольнения: день увольнения отражают кодом по фактической ситуации, а затем в период после увольнения не ведут учет как по сотруднику.

Если табель унифицированный и вы используете типовые формы, обычно важно не оставлять клетки “в пустоте без смысла”, а придерживаться принятой в организации логики: где прекращается действие трудового договора — там учет по сотруднику прекращается.

Какие документы могут подтвердить отработанное время, если отдельный табель не составляется

Даже если отдельный табель не ведётся, отработанные часы и выполненный объем работ должны быть подтверждены. На практике это делают через документы по производственному учету, например:

  • наряды на работы;
  • акты выполненных работ;
  • ведомости учета;
  • иные документы, которые фиксируют фактический результат и/или время.

Это помогает правильно сделать расчёт и обосновать данные табеля учета рабочего времени, когда часть информации собирается не “только из табеля”.

Какие условные обозначения используются в табеле при отпуске

Если увольнение попадает в отпуск, день увольнения отмечают кодом отпуска, а предшествующие дни — как фактически рабочие (обычно “Я”/01). Внутренняя логика такая: вы фиксируете, что в этот день сотрудник не работал, а находился в отпуске.

Каким образом отражается в табеле увольнение сотрудника на больничном

Когда увольнение проходит в период больничного, день увольнения отмечают кодом временной нетрудоспособности (обычно “Б”/19). После увольнения графы больше не заполняют, потому что учет по уволенному сотруднику прекращается.

Какие коды использовать для обозначения увольнения в табеле

Важно различать: “код увольнения” как отдельную строку ставить обычно не требуется. В табеле отражают фактическое состояние в день увольнения и прекращение учета со следующего дня.

Обычно ориентируются на принятые условные обозначения:

  • “Я” / 01 — работа (явка);
  • “ОТ” / 09 — отпуск;
  • “Б” / 19 — больничный;
  • коды для выходных/нерабочих дней — по графику.

Если ваша система кодов отличается, используйте именно ту кодировку, которая утверждена в организации.

Какая отметка ставится в табеле после увольнения сотрудника

Практика зависит от внутреннего порядка. Но общий принцип неизменный: после даты увольнения уволенного сотрудника не учитывают в следующем периоде. В таблицах встречаются варианты, когда графы:

  • не заполняют,
  • оставляют прочерки,
  • либо указывают “у»волен” (как отметку по внутреннему порядку).

Главное — чтобы после увольнения не было “продолжения учета” рабочего времени по сотруднику.

Законодательные требования к заполнению отдельного табеля при увольнении

Требование “обязательно сделать отдельный табель при увольнении” прямо не формулируется. Но компания вправе установить собственный порядок, а затем применять его стабильно. При этом:

  • учет ведут по фактическому времени,
  • день увольнения отражают корректным кодом,
  • после прекращения договора учет прекращают.

В каком порядке производится окончательный расчёт и почему это связано с табелем

Окончательный расчет делается в день увольнения или по установленным правилам, включая выплаты за отработанное время и компенсации. Табель (включая последний день) нужен, чтобы бухгалтер смог корректно определить базу для расчета зарплаты и выплат.

Документы, которые работодатель обязан выдать в день увольнения

В день увольнения обычно выдаются документы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе справки и выписки, которые подтверждают периоды работы и заработок, а также документы, необходимые сотруднику для дальнейшего трудоустройства. Логика такая: расчет закрывается по документам, а подтверждения периода работы опираются в том числе на данные кадрового учета.

Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации

Табели учета рабочего времени подлежат длительному хранению: в практике организации ориентируются на сроки архивного хранения. Обычно срок составляет 5 лет, а если в табеле есть сведения о работниках на вредных и опасных условиях труда — сроки хранения могут быть больше.

Итог: короткая памятка для табеля при увольнении

  • В табеле учитывайте только период действия трудового договора.
  • День увольнения — последний день учета: проставьте код по фактическому состоянию (работа/отпуск/больничный).
  • Со следующего дня уволенного сотрудника не учитывают: табель на следующий период не открывают.
  • Если отдельный табель на увольнение ведёте — делайте его на период до последнего дня включительно.
  • Если отдельный табель не ведёте — аккуратно отражайте период до увольнения в общем табеле, а дальше учет прекращайте и подтверждайте отработанное время документами.

Так табель учета рабочего времени будет понятным, аккуратным и пригодным для корректного расчёта.