В этом посте вы узнаете, когда и как можно законно вести документооборот в области охраны труда в электронном виде. Разберём нюансы, которые волнуют и работодателей, и работников, а заодно сделаем это живо и понятно — без юридического занудства!
Представьте ситуацию: вы — работодатель, который решил модернизировать систему трудовых отношений и хочет перейти на электронный документооборот по охране труда. Казалось бы, отлично! Но вот вопрос: когда и в каком случае это разрешено? Ведь не все документы можно так просто перевести в электронный вид — требования закона суровы, а штрафы неприятны.
Или наоборот, вы — работник, и получаете уведомления об инструктажах и документах в электронном формате. Нервничаете: а действительно ли так можно? Как быть с безопасностью, с подписанием, с правами?
В этой статье — чёткие ответы на все эти вопросы.
Что такое электронный документооборот в охране труда
Электронный документооборот — это процесс создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде. В контексте охраны труда это документы, регулирующие безопасность на рабочем месте, инструктажи, наряды-допуски, протоколы оценки рисков и пр.
Такой документооборот можно вести без бумажных копий — что экономит время, снижает ошибки и облегчает контроль.
Но есть «но» — не все документы в охране труда допускается оформлять электронно, а закон чётко регламентирует эти моменты.
Когда закон разрешает вести электронный документооборот по охране труда
Кодекс и нормативные акты, в том числе статья 22.1 Трудового кодекса РФ и специальные Правила по охране труда при работе на высоте, дают чёткие критерии.
Основные условия для электронного документооборота в охране труда:
-
Использование электронной подписи или другого способа идентификации работника. Документ в электронном виде должен быть надёжно подписан и позволять однозначно идентифицировать работника.
-
Документы, разрешённые к электронному оформлению, не включают: трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности в электронном виде, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, подписываемые лично работником.
-
В зависимости от специфики деятельности работодателя электронный документооборот возможен через:
-
Единый портал «Работа в России» — цифровая платформа, обеспечивающая взаимодействие работодателей и работников.
-
Собственную информационную систему работодателя, соответствующую требованиям закона и обеспечивающую сохранность, подписание и получение электронных документов.
-
-
Правительством РФ регулируется порядок взаимодействия между этими системами для обеспечения законности и безопасности электронного документооборота.
-
В случае высокорискованных работ, например, работы на высоте, требования к документообороту могут ужесточаться — наряды-допуски на производство работ на высоте 5 м и выше, либо при особых условиях безопасности, требуют соблюдения правил, которые также можно поддерживать в электронном виде при условии соблюдения всех норм идентификации.
Почему это важно и как применить на практике
Безопасность — святое. Никакая «цифра» не заменит здравого смысла и ответственности работодателя за сохранность жизни и здоровья работников.
Однако внедрение электронного документооборота значительно упрощает жизнь:
-
Работник может получить инструктаж и ознакомиться с ним через портал, подписав электронным способом — не надо ждать бумажного листа.
-
Работодатель хранит все документы в системе, не рискует потерять важные бумаги и может быстро контролировать соответствие требованиям охраны труда.
-
Наряды-допуски на работы с высоким риском падения (например, выше 5 метров) можно оформить и согласовать быстро и прозрачно, уменьшив бюрократию.
Пример: Если в вашей компании есть работы на высоте, согласно Правилам по охране труда, вы должны проводить оценку рисков и оформлять наряды-допуски. Ведение этой документации в электронном виде возможно при наличии системы, которая поддерживает электронную подпись и надёжно хранит данные. При этом работники смогут быстро получить доступ к своим заданиям и инструкциям через электронный портал.
Важные детали, о которых нельзя забывать
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Все документы можно оформить электронно? | Нет. Есть исключения — трудовые книжки, акты несчастных случаев, личные подписи на инструктажах и пр. |
| Как удостоверить личность в электронном документообороте? | Электронная подпись или другой способ, позволяющий точно идентифицировать личность работника. |
| Кто несёт расходы на системы электронного документооборота? | Работодатель. Он обязан обеспечить создание, использование и хранение электронных документов. |
| Можно ли использовать любую систему? | Нет. Только официально признанные системы — портал «Работа в России» или собственные системы работодателя с соответствующей сертификацией. |
Что в итоге
Электронный документооборот в области охраны труда — это современный и эффективный способ ведения важной документации. Закон позволяет вести такой документооборот при выполнении строгих требований, включая идентификацию работника и исключения по определённым документам.
Для работодателей — это способ сократить бумажную волокиту, повысить контроль и ускорить процесс работы с документами.
Для работников — удобство доступа к документам и уверенность, что их права защищены, а документы оформлены по правилам.
Не стоит бояться нововведений! Главное — правильно выбрать систему и соблюдать правила. Тогда охрана труда останется под контролем, а документооборот будет как по маслу!