Как посчитать среднесписочную численность работников

В этом посте вы узнаете, что такое среднесписочная численность работников, зачем она нужна и как правильно её считать. Раскроем секреты, чтобы даже бухгалтер с закрытыми глазами мог справиться, а руководитель понимал, почему этот показатель — как золотой ключик в организации.

Представьте, что вы руководите большой организацией, а нужно узнать, сколько же у вас в среднем работников в месяц. Кажется, просто посчитать всех в первый день и разделить — но нет, бухгалтерия — это не математический кабачок! Там учитываются ежедневные изменения, выходные, больничные и неполное рабочее время. И как при этом не запутаться? Вот тут и приходит на помощь формула для среднесписочной численности.

Среднесписочная численность — что это за зверь?

Среднесписочная численность работников — это среднее число рабочих в организации за определённый период, обычно месяц. Чтобы её посчитать, нужно каждый день фиксировать списочную численность, суммировать эти цифры за весь месяц и разделить на количество календарных дней.

Что такое списочная численность? Это количество работников, числящихся в организации на конкретный день, учитывая тех, кто работает полный день и тех, кто нет.

Важно! В расчет берутся и выходные, и праздничные дни — при этом численность на выходные берется как численность последнего рабочего дня перед ними. Если два или больше выходных подряд — используйте численность перед ними.

Почему это важно?

Без правильного подсчёта среднесписочной численности, вы рискуете:

• неверно рассчитать зарплату, отпускные и пособия;
• допустить ошибки в отчетах для госорганов;
• получить штрафы за неточные данные.

Даже один день с неверной численностью может повлиять на итог.

Как считать среднесписочную численность: пошагово

1. Ежедневный учет списочной численности

Каждый календарный день в течение месяца фиксируйте количество работников — учитывайте тех, кто числится и работает по трудовому договору. Сокращения, увольнения и приёмы в течение месяца должны отражаться в приказах, которые влияют на списочную численность.

2. Учёт выходных и праздников

• На выходные и праздники численность не считается нулём.
• За каждый выходной день численность равна последнему рабочему дню.
• Если выходных несколько подряд — берите численность последнего рабочего дня перед ними.

3. Сложите списочную численность за все календарные дни

В итоге получится сумма списочной численности за месяц. Например, если в январе сумма по всем дням составила 8675 человеко-дней, а в январе 31 день...

4. Разделите на число календарных дней в месяце

[ \text{Среднесписочная численность} = \frac{\text{Сумма списочной численности за месяц}}{\text{Число календарных дней в месяце}} ]

Продолжая пример: ( 8675 \div 31 = 279{,}8 ) человека — вот и ваш результат.

Что делать с неполным рабочим временем?

Тут важный момент: если работник работает неполный день, то его учитывают пропорционально времени, отработанному в сравнении с полной ставкой. Если трудовой договор говорит, что работник на полставки — считаем, что это 0,5 человека.

А если работник с неполной ставкой или по совместительству? При расчёте учитывают:

• время работы по основному месту;
• время по совместительству, но максимум как 1 человек.

Пример с неполным временем: у организации есть пять работников с неполным рабочим днем.

Суммируем человеко-дни: (11 + 11 + 8{,}8 + 4 + 2 = 36{,}8). Если в этом месяце 22 рабочих дня, то среднесписочная численность этих работников — (36{,}8 \div 22 = 1{,}67) человека.

Расчет за квартал и год

Чтобы определить среднесписочную численность за квартал, нужно:

• Сложить среднесписочные численности за все месяцы квартала
• Разделить на 3 (число месяцев в квартале)

Для года — аналогично, только делите на 12.

Пример квартала:

Итог за квартал: (\frac{620 + 640 + 690}{3} = 650) человек.

Итоги

• Среднесписочная численность — отражает реальное количество работников за период с учётом всех нюансов.
• Для расчёта используйте списочную численность по календарным дням.
• Не забудьте про неполное рабочее время и особенности учета выходных.
• Показатель необходим для правильного расчёта зарплаты, отчетности и оценки кадрового состава.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс: Среднесписочная численность работников

Если у вас есть список сотрудников, табель учета и желание разобраться — теперь вы знаете, как посчитать среднесписочную численность и использовать её без головной боли. Вот такая она, магия учета времени и работников!