Сегодня разберём такую непростую ситуацию: работник уходит из организации, а трудовую книжку так и не забирает в последний рабочий день. Что делать работодателю? Как правильно оформить документы? Не остаться ли без головной боли и штрафов? В этой статье вы получите ясные инструкции и полезные советы по этой важной теме.
Представьте: последний день работы, всё вроде бы улажено, а сотрудник просто исчез, словно персонаж из детективного романа. Вы ведь понимаете, что трудовая книжка — ключевой документ для каждого работника, подтверждающий стаж и опыт. Задержка её выдачи — потенциальная проблема для обеих сторон. Не стоит упускать из виду, что именно этот документ обязан быть выдан именно в день увольнения!
Если сотрудник не пришёл, то, согласно законодательству России, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с требованием забрать трудовую книжку. Это не просто бюрократия — это ваш «спасательный круг» в случае споров или проверок. В письме стоит предложить два варианта: либо забрать лично, либо дать согласие на отправку почтой. Обратите внимание: почтовая отправка возможна только с письменного согласия работника (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).
Важно знать, что если вы сделали всё необходимое — уведомили, предложили почтовую отправку — но сотрудник не реагирует, трудовую книжку всё равно не следует выбрасывать на помойку. По приказу Минтруда России № 320н от 19.05.2021 (зарегистрированному в Минюсте России 01.06.2021 N 63748), этот документ нужно хранить у работодателя до востребования. Да, именно так — пока он сам не придёт или не попросит получить книжку.
Если вернуться к нашей гипотетической ситуации, скажем, работник увольняется 1 июня 2025 года, не забирает книжку и не выходит на связь. В этом случае организация хранит трудовую книжку, как архивный документ. На этот счёт у нас есть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, который устанавливает сроки хранения подобных документов — они имеют статус подлинных личных документов, которые обязательно сохраняются в организации.
Таблица с важными действиями для работодателя:
| Ситуация | Действие работодателя | Правовая основа |
|---|---|---|
| Сотрудник уволился, трудовую не забрал | Направить письменное уведомление о необходимости забрать | Ст. 84.1 ТК РФ, Приказ Минтруда России № 320н |
| Работник не отвечает на уведомление | Предложить отправку книжки почтой при наличии согласия | Ст. 84.1 ТК РФ |
| Трудовая книжка осталась невостребованной | Хранить документ до востребования | Приказ Минтруда № 320н, Федеральный закон № 125-ФЗ |
Интересно, что судебная практика в России показывает — если работодатель предпринял все необходимые шаги, чтобы вовремя выдать трудовую книжку, то компенсации за задержку ему не назначат. То есть забота о том, чтобы документ был готов и отправлен, полностью ложится на организацию, но ответственность за сам факт получения — на работника.
Небольшой совет на прощание: чтобы не было задержек и конфликтов, лучше ещё в момент увольнения объяснить работнику важность своевременного получения трудовой книжки и договориться о способе её передачи — личном или по почте.
И не забудьте — хранение трудовых книжек требует правильного подхода и понимания нормативных актов, чтобы не нарушить закон и не попасть на штрафы.
Полезные ссылки