Как в Outlook настроить переадресацию на другую почту на время отпуска

Если вам надо срочно исчезнуть с радаров и передать все входящие письма кому-то другому — эта инструкция для вас! В этой статье вы узнаете, как правильно настроить автоответ и переадресацию в Microsoft Outlook, чтобы ваша почта работала без вас, а коллеги и клиенты не потеряли связь.

Представьте, что вы собрались в долгожданный отпуск. Никаких звонков, никаких писем, только солнце и пляж! Но как быть с почтой, если начальник ждёт отчётов, а клиент — согласований? Нажимать кнопку «отправить» и мучительно объяснять каждому, что вы уехали, — плохой план. Вот тут на сцену выходят автоответ и переадресация.

Почему это важно и какие задачи решаем?

• Не пропустить важные письма во время вашего отсутствия.
• Автоматически перенаправить входящие на коллегу — заместителя.
• Отправить автоответ с сообщением о вашем отсутствии.
• Установить чёткий период действия автоответа и переадресации.
• Избежать стрессов и хаоса в работе — отпуска должен быть отдыхом!

Как настроить переадресацию и автоответ в Outlook

Функция «Заместитель» и автоответ доступны в Microsoft Outlook 2003, 2007 и 2010. Для почтовых ящиков на сервере Microsoft Exchange.

Пошаговый пример:

• Заходите в Outlook.
• В меню выбираете Сервис → Заместитель.
• Включаете режим «Меня нет на работе».
• Нажимаете кнопку Добавить для создания правила переадресации.
• В появившемся окне нажимаете кнопку Кому.
• Находите и выбираете своё ФИО, жмёте Ок.
• Ставите галку рядом с «Переслать», снова нажимаете Кому и выбираете ФИО коллеги, который будет получать ваши письма.
• Дважды кликаете Ок, чтобы сохранить правило.
• Для автоответа в том же разделе выбираете «Отправлять автоответы» и пишете сообщение о вашем отсутствии.

Если хотите, можете одновременно использовать и переадресацию, и автоответ. Это как двухфакторная защита: письма попадут к заместителю, а отправители узнают, что вас сейчас нет.

Как выбрать период действия

Нажали кнопку «Отправлять автоответы»? Не забудьте про галочку:

«Отправлять только в течение следующего периода»

Указываете дату и время начала и окончания отпуска — и готово! Не нужно каждый раз заходить и отключать настройки.

Как отключить автоответ и переадресацию

После отпуска или возвращения в рабочий режим достаточно:

• Зайти в Сервис → Заместитель (или Файл → Сведения → Автоответы в новых версиях Outlook).
• Выбрать режим «Я нахожусь на работе» или снять галку «Отправлять автоответ».
• Правила переадресации будут отключены автоматически, если вы выключили автоответ.

Пример сценария для ясности

Вы уезжаете на две недели, но хотите, чтобы начальник получал срочные письма, а всем остальным приходило сообщение «Спасибо за письмо, я в отпуске, отвечу после…»

• Настраиваете переадресацию на адрес начальника.
• Пишете автоответ с информацией о датах отсутствия.
• Указываете период действия в настройках автоответа.
• Уезжаете и отдыхаете, не волнуясь, что почта заспамит вас на отдыхе.

Важные советы

• Если в вашей компании используется Microsoft Exchange — переадресация через «Заместителя» работает как часы.
• Не забывайте указывать период — это убережёт вас от необходимости возвращаться к настройкам в отпуске.
• Проверяйте, чтобы ваш заместитель знал о правилах и был готов отвечать.
• Автоответ можно настроить как простое уведомление, но не забудьте писать понятный текст — никто не любит загадки!

Вывод

Переадресация и автоответ — ваши лучшие друзья в отпуске, если хотите сохранить рабочие процессы и дать коллегам понять, что вас временно нет. Outlook даёт для этого простой и удобный набор функций, чтобы «нажимать» кнопки было легко, а письма всегда шли туда, куда нужно.

Устройте своему почтовому ящику настоящий отпуск — пусть он тоже отдохнёт!

Полезные ссылки

• Инструкция по переадресации и автоответам в Microsoft Outlook