Как обозначить в табеле отпуск за свой счет

Если вы столкнулись с необходимостью отразить в табеле отпуск за свой счет — вы попали по адресу! В этой статье расскажу, какие коды использовать для учёта такого отпуска, как это сделать по законодательству и какие моменты стоит учесть, чтобы бухгалтерия не «пошутила» за ваш счет.

Почему отпуск за свой счет — это не просто прогулка без зарплаты

Представьте: вы решили взять отпуск без сохранения заработной платы, чтобы заняться важными делами, но при этом сохранить своё рабочее место и быть уверенным, что все правильно оформлено. Ошибки в табеле учёта рабочего времени могут привести к спорам с работодателем, а главное — к неправильному начислению зарплаты.

Отпуск за свой счет — это, как правило, неоплачиваемый период отсутствия на работе. В табеле важно правильно отразить именно этот факт, ведь учёт времени влияет на заработный фонд, налоги, страховые выплаты и даже отчётность по законодательству.

Где в законодательстве искать ответ

Основные нормативы для оформления отпусков и табеля содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ
• Методических рекомендациях Минфина России
• Форме табеля учёта рабочего времени № Т-12

Все они предусматривают обозначения для различных видов отсутствия — и отпуск без сохранения зарплаты там не исключение.

Какой код проставлять в табеле за отпуск без сохранения заработной платы

По общепринятой практике и разъяснениям Минфина России, отпуск за свой счет обозначается специальным кодом:

Значит, если вы берёте отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работодателем по вашей просьбе — ставим в табеле код "ДО". Если же отпуск предоставляется по закону, например, при особых обстоятельствах — используйте код "ОЗ".

Практические советы, чтобы не ошибиться

• Если отпуск за свой счёт запрашивается добровольно и по согласию с работодателем — ставьте код ДО (16).
• При отпуске без сохранения зарплаты, но установленном законом (например, учебный отпуск без сохранения оплаты) — ОЗ (17).
• Заполняя табель, отразите дни с кодом точно, не смешивайте с оплачиваемыми днями отпуска (например, ОТ — ежегодный оплачиваемый отпуск).
• Если отпуск длинный, учитывайте, что его продолжительность влияет на сохранение рабочего времени и оплату, так как по сути эти дни не оплачиваются.
• В табеле помните, что нерабочие и праздничные дни при отпуске не считаются рабочими, их отмечают отдельно (кодом В).

Табель учета времени: маленький секрет большой дисциплины

Отпуск без сохранения заработной платы не учитывается как рабочее время и, естественно, не оплачивается. Но для работодателя очень важно отразить его правильно, чтобы соблюсти трудовое законодательство и не возникло проблем с начислением заработной платы и пенсионными отчислениями.

Ниже небольшой образец, как выглядят основные коды в табеле:

Что делать, если вы руководитель и отвечаете за табель

Законодательство и рекомендации дают свободу — главное, чтобы был единый стандарт для всей компании. Совет: придерживайтесь методических указаний Минфина и применяйте рекомендованные коды. Это избавит вас от головной боли с налоговой инспекцией и внутренними проверками.

Для обучения сотрудников ведению табеля полезно проводить тренинги — ведь ошибки при учёте рабочего времени могут обойтись дорого.

Заключение

Отпуск за свой счет — дело простое, если знаешь, как его правильно обозначить в табеле. Кодируйте его буквой "ДО" или "ОЗ" — в зависимости от основания отпуска. И пусть ваш табель будет таким же ясным, как ваше желание отдыхать, пусть даже без оплаты.

Пора обновить табель и поставить все точки над "i" в учёте времени!

Полезные ссылки

• Минфин России — методические рекомендации по учёту времени
• Трудовой кодекс РФ
• Образец табеля учета рабочего времени по форме Т-12