Как в почте поставить автоответ на время отпуска

Если собираетесь на заслуженный отпуск и не хотите, чтобы ваша почта превращалась в пылающий вулкан непрочитанных сообщений, самое время настроить автоответ. В этой статье расскажем, как просто и быстро поставить автоматический ответ в Outlook — чтобы коллеги и клиенты не ломали голову, почему вы вдруг пропали, а вы могли спокойно отдыхать.

Представьте, что уезжаете в отпуск, а на работе — как всегда — гора писем, требующих ответа. Вы мечтаете об идеальном отпуске, но что-то гложет: “А что, если клиенту срочно нужно со мной связаться?” Именно здесь и спасает автоответ — он сообщает отправителям, что вы временно недоступны. Больше не придется нервничать и бежать отвечать на все подряд, даже лёжа у моря!

Как настроить автоответ в Outlook — быстро и без заморочек

Outlook предлагает два пути — для пользователей с корпоративным аккаунтом Microsoft Exchange и для тех, кто использует обычный личный почтовый ящик. Давайте разберём оба.

1. Если у вас корпоративный Exchange-аккаунт

Это тот случай, когда в вашей компании почта настроена через сервер Exchange — он помогает настраивать автоответы буквально в пару кликов.

• Открываете Outlook и нажимаете Файл.
• В разделе "Сведения об учётной записи" смотрите, есть ли пометка Exchange под вашим почтовым адресом.
• Если да, кликаете кнопку Автоответы.
• В открывшемся окне ставите галочку Отправлять автоответы.
• Обязательно поставьте галочку Отправлять только в течение следующего периода — так автоответ включится и выключится сам по заданным датам. Например, с 1 по 15 июля — время отпуска.
• В поле для сообщения пишите приветственный текст. Совет: укажите, кто из коллег может помочь во время вашего отсутствия, чтобы отправители не заблудились.
• Не забудьте разделить тексты для сотрудников вашей компании и для внешних контактов, если хотите. Просто переключитесь на раздел «За пределами организации» и напишите отдельный ответ.

Представьте, что ваша почта — как волшебное окно в мир дел, которое в отпуске ставит табличку «Вернусь скоро!». Ваша команда в курсе, клиенты довольны, вы расслаблены.

2. Если у вас личная почта или нет Exchange

Не отчаивайтесь! В Outlook можно создать автоответ через шаблон и правила. Этот способ чуть сложнее, но даёт гибкость:

• Сначала создайте шаблон письма с текстом автоответа:
  • Создайте новое письмо.
  • В поле текста напишите сообщение, которое хотите отправлять автоматически (например: "Спасибо за письмо! Я в отпуске до 15 июля...").
  • Не заполняйте поля «Кому» и «Тема».
  • Нажмите Файл → Сохранить как.
  • Выберите тип файла *Шаблон Outlook (.oft)** и сохраните.
• Теперь нужно настроить правило:
  • В Outlook зайдите в Файл → Управление правилами и оповещениями.
  • Нажмите Новое правило.
  • Выберите пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите Далее.
  • Можно оставить условия пустыми, если хотите отвечать всем автоматически — просто подтвердите предупреждение.
  • Отметьте пункт Ответить, используя указанный шаблон.
  • Кликните по ссылке «Указанный шаблон», выберите «Шаблоны в файловой системе», нажмите Обзор и выберите ваш сохранённый шаблон.
  • Нажмите Далее и далее, пока не увидите кнопку Готово — активируйте правило.
• Вуаля! Теперь автоответ работает.

Что важно помнить

• Если в настройках автоответа нет автоматического выключения, не забудьте отключить его после отпуска.
• Для Exchange-аккаунтов — снова зайдите в Автоответы и выберите Не отправлять автоответы.
• Для правил — откройте «Управление правилами» и снимите галочку с созданного правила.

Таблица сравнения способов

Автоответ — как заботливый вахтёр вашего почтового ящика. Он встречает всех гостей, говорит, что хозяина нет и подсказывает, куда идти. Настройте его и забудьте про стресс на время отпуска!

Полезные ссылки

• Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook (sci.rambler.ru)