Представьте, что вы собираетесь в отпуск и не хотите, чтобы ваши коллеги и клиенты оставались в подвешенном состоянии, ожидая ответа на письмо. Сегодня расскажу, как легко настроить автоматический ответ в Outlook, чтобы никто не думал, что вы просто игнорируете их сообщения. Это удобно, понятно и спасет вас от тонны лишних писем сразу после возвращения!
Почему автоответ — ваш лучший друг на время отпуска
Сидите вы на пляже с коктейлем, а на работе почта дымится новыми письмами. Никому не хочется тратить отпуск на разгребание работы, правда? Автоответ в Outlook — это ваш виртуальный секретарь, который шлёт вежливое сообщение и уведомляет, что вы отсутствуете.
Проблема в том, что многие пользователи не знают, как выбрать правильный способ настройки — а их в Outlook как минимум два! Чтобы не попасть впросак и настроить всё по уму, нужно понять, какой тип учётной записи у вас и какой метод подходит именно вам.
Первый способ — если у вас Microsoft Exchange
Чаще всего крупные организации используют именно этот тип учётных записей, и там всё проще простого.
Как понять, что у вас Exchange? Нажмите в Outlook кнопку Файл и в открывшемся окне найдите вашу почту в разделе Сведения об учётной записи. Если видите пометку Microsoft Exchange — вы в нужном месте.
Что дальше? Очень просто:
- Нажмите кнопку Автоответы.
- Отметьте пункт Отправлять автоответы.
- Чтобы не забыть отключить автоответ, поставьте галочку рядом с пунктом Отправлять только в течение следующего периода и укажите даты отпуска.
- В текстовом окне введите сообщение, которое хотят получать ваши корреспонденты во время вашего отсутствия. Вот где стоит блеснуть: добавьте, к кому обращаться по неотложным вопросам.
- Для своих и чужих (за пределами вашей организации) можно создать разные тексты — используйте соответствующие вкладки.
Вуаля! Теперь все ваши письма в этот период будут получать вежливое уведомление.
Второй способ — если нет Exchange или нужно больше гибкости
А теперь фокус для тех, у кого домашний Outlook или корпоративка без Exchange. Этот способ позволит создать более «тонкий» автоответ: с разными шаблонами, фильтрами и правилами. Настройка чуть сложнее, но именно тут вы станете настоящим маэстро автоответов!
Сначала нужно подготовить шаблон ответа:
- Создайте новое письмо, не заполняя поля «Кому» и «Тема».
- Напишите текст, который хотите отправлять в ответ.
- Сохраните это письмо как шаблон: выберите Файл → Сохранить как и укажите тип файла *Шаблон Outlook (.oft)**. Запомните папку — пригодится.
Дальше перейдите к настройке правила:
- Нажмите Файл → Управление правилами и оповещениями.
- Выберите Новое правило и укажите Применять правило к полученным сообщениям.
- Если хотите автоответ всем, пропускайте выбор условий — нажмите Далее и подтвердите, что правило применится ко всем письмам.
- В списке действий отметьте Ответить, используя указанный шаблон.
- Кликните на подчеркнутый текст «указанный шаблон», выберите тип шаблонов Шаблоны в файловой системе, нажмите Обзор и выберите созданный ранее файл .oft.
- В конце включите правило галочкой и сохраните.
Вот и все! Ваш Outlook теперь умело рассылает автоматические ответы по вашим правилам.
Не забудьте отключить автоответ!
Чтобы после отдыха не стать «ботом» навсегда, отключите автоответы:
- Если использовали Автоответы, зайдите в этот раздел и выберите Не отправлять автоответы.
- Если через правила — зайдите в Управление правилами и оповещениями и снимите галочку с активного правила.
Краткая шпаргалка
| Способ | Для кого подходит | Особенности |
|---|---|---|
| Автоматические ответы | Учётные записи Exchange | Легко включить/отключить, дата, разные тексты для внутренней/внешней почты |
| Правила и шаблоны | Любые аккаунты Outlook | Больше гибкости, шаблоны, фильтры, можно отправлять разные ответы разным людям |
Итог
Автоматический ответ в Outlook — простой, но мощный инструмент, который избавит вас от неудобств и позволит наслаждаться отпуском. Если у вас Exchange — выбирайте «Автоответы», если нет — включайте творчество с шаблонами и правилами. Ваши письма всегда будут под контролем, даже если вы далеко от компьютера.