Как настроить автоответ в почте Outlook на время отпуска

Собираетесь в отпуск и боитесь, что почта превратится в чёрную дыру, из которой ни одно важное письмо не выберется без вашего ответа? Тогда эта статья — именно то, что вам нужно! Вы узнаете, как быстро и правильно настроить автоответ в Outlook, чтобы все ваши коллеги, клиенты и даже надоедливые спамеры получили вежливое уведомление о вашем временном отсутствии.

Представьте проблему

Вы уходите в отпуск. На горизонте море, пляж и безмятежность. Но в почте уже вовсю кипит жизнь: клиенты пишут, коллеги просят срочно решить задачи, начальство хочет отчёты, а кто-то прислал «срочное» письмо о кофе-машине в офисе. А вы… вы хотите просто нажать на кнопку «автоответ» и забыть о проблемах, пока загораете. Только вот, как настроить этот самый автоматический ответ в Outlook? С одной стороны, хочется сделать это быстро и без заморочек, с другой — не хочется забыть выключить автоответ и остаться в вечном отпуске в глазах коллектива. Знакомо?

Два способа настроить автоответ в Outlook — выберите свой маршрут

Ваш тип аккаунта в Outlook определяет, какой способ вам подойдёт лучше.

Если у вас Exchange — быстро и просто

Это почти как нажать кнопку «Старт» на отпуске, только для почты. Чтобы узнать, что у вас корпоративный Exchange, сделайте так:

• Нажмите Файл.
• Посмотрите в разделе «Сведения об учётной записи». Если рядом с вашим адресом есть слово Exchange — значит, ваш путь ясен.

Далее:

• Нажмите на кнопку Автоответы.
• В открывшемся окне отметьте пункт Отправлять автоответы.
• Хотите сделать заранее и забыть? Поставьте галочку Отправлять только в течение следующего периода — укажите даты отпуска, и Outlook сделает всё сам.
• В поле напишите сообщение, например:

«Спасибо за письмо! Я в отпуске с 10 по 20 июня. По срочным вопросам обращайтесь к моему коллеге Ивану (ivan@company.com). Вернусь и отвечу как можно скорее.»

• Не забудьте, что вы можете сделать отдельный текст автоответа для тех, кто пишет снаружи вашей компании, в разделе За пределами организации.

Это решение идеальное, если вы хотите минимально вмешиваться в настройки и получать удобный автоответ с конкретными датами.

Нет Exchange? Настраиваем вручную с шаблоном и правилом

Если у вас домашняя почта или Exchange не используется, пора немного повозиться, но это того стоит!

Шаг 1. Создайте шаблон письма

• Создайте новое письмо в Outlook.
• Оставьте поля «Кому» и «Тема» пустыми!
• В теле письма напишите автоответ. Пример:

«Спасибо за ваше письмо! Сейчас я в отпуске до 20 июня и не смогу ответить. Пожалуйста, свяжитесь с моим заместителем или ждите моего возвращения.»

• Перейдите в Файл → Сохранить как.
• Выберите тип файла Шаблон Outlook (*.oft) и сохраните файл в удобное место.

Шаг 2. Настройте правило для автоматического ответа

• В Outlook выберите Файл → Управление правилами и оповещениями.
• Нажмите Новое правило.
• Выберите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и жмите Далее.
• Если хотите автоответ всем, просто пропустите условия, нажмите Далее и подтвердите предупреждение.
• Отметьте пункт Ответить, используя указанный шаблон.
• Кликните по ссылке указанный шаблон в описании и выберите сохранённый *.oft файл.
• Жмите Далее — можно добавить дополнительные условия, но для отпуска они не нужны.
• Поставьте галочку Включить правило и нажмите Готово.

Теперь каждое письмо будет получать ваш автоответ! Не забудьте после отпуска зайти сюда и отключить правило — иначе будите выдавать себя за вечного отпускника!

Полезные советы, чтобы отпуск был без забот

• Планируйте настройку автоответа заранее — особенно если выбираете автоматический режим с периодом. Так не придётся вспоминать о настройках в самый последний момент.
• В сообщении автоответа обязательно укажите контактное лицо на время вашего отсутствия — это спасёт ситуацию с неотложными вопросами.
• Помните: автоответы работают на входящие письма, но не отправляют уведомления о вашем отпуске тем, кто прислал письмо раньше.
• После возвращения не забудьте отключить автоответы! Ваши коллеги не будут рады получать автоматические письма вместо реального ответа.

Таблица сравнения способов настройки автоответа в Outlook

В итоге

Настроить автоответ в Outlook — задача вполне выполнимая. Даже если вы впервые столкнулись с этим, следуя нашим рекомендациям, сможете сделать это быстро и без ошибок. А в отпуске будет спокойно, как на необитаемом острове, а не как в переговорке в час пик.

Полезные ссылки

• Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook — Rambler