В этой статье вы узнаете, как легко и быстро настроить автоматический ответ в Outlook — чтобы коллеги и партнеры не гадали, где вы пропали, и не теряли время в ожидании ответа. Расскажем про два способа: универсальный и для корпоративных аккаунтов с Exchange.
Представьте: вы наконец-то уходите в долгожданный отпуск, а в почте — шквал писем, которые хочется просто игнорировать. Вот только не очень приятно оставлять людей в неведении, будто вы попали на необитаемый остров без связи. К тому же в рабочих делах нужно обозначить своё отсутствие, чтобы никто не думал, что вы игнорируете письма. Что делать? На помощь приходит автоответчик в Outlook — автоматический помощник, который «держит оборону» вашей почты, пока вы наслаждаетесь отпуском.
Способы настройки автоответа в Outlook
1. Быстрый способ через «Автоматические ответы» для Exchange
Этот способ — как раз для тех, у кого корпоративный почтовый ящик на сервере Microsoft Exchange. Хотите, чтобы Outlook сам включал и выключал автоответ в нужный период — вот оно, волшебство.
- Запускаете Outlook, кликаете в меню «Файл» — там раздел «Сведения»;
- Нажимаете кнопку «Автоматические ответы»;
- Включаете опцию «Отправлять автоответы»;
- Можно поставить галочку «Отправлять только в течение следующего периода» и указать даты начала и окончания отпуска;
- Вводите текст сообщения для коллег (внутри организации) и для всех остальных (за её пределами);
- В ответе не забудьте указать дату вашего возвращения и контакт человека, который сможет помочь по срочным вопросам;
- Подтверждаете — и готово!
Совет: используйте разные тексты для внутренних и внешних контактов. Внутри организации можно писать по-деловому и кратко, а для внешних — чуть более формально, с деталями.
2. Универсальный способ — создание правила с шаблоном автоответа
Если у вас нет корпоративного Exchange или вы пользуетесь личной почтой, то здесь чуть больше шагов, но зато гибкость впечатляет. Например, вы можете настроить автоматический ответ только на письма от определённых людей или с определёнными темами.
Пошагово:
- Создаёте новое письмо — в поле «Кому» и «Тема» ничего не пишете;
- В тело письма вписываете текст автоответа — например:
«Спасибо за ваше письмо! Сейчас я в отпуске до 15 августа и не смогу ответить. По срочным вопросам обращайтесь к Ивану Иванову, ivanov@company.com»;
- Сохраняете письмо как шаблон: «Файл» → «Сохранить как» → выбираете формат «Шаблон Outlook (*.oft)»;
- Далее идёте в меню «Файл» → «Управление правилами и оповещениями» → «Новое правило»;
- Выбираете «Применение правила к полученным мной сообщениям»;
- Если нужен автоответ на все письма — просто нажимаете «Далее» и подтверждаете действие;
- Отмечаете пункт «Ответить, используя указанный шаблон»;
- Кликаете по «указанный шаблон», выбираете ранее сохранённый .oft файл;
- Подтверждаете и ставите галочку «Включить правило»;
- Правило сохранено, теперь Outlook будет автоматически отвечать всем входящим согласно шаблону.
Что важно помнить
-
Если вы настроили автоответ без ограничения по времени — не забудьте его потом отключить!
Для Exchange: вернитесь в «Автоматические ответы» и выберите «Не отправлять автоответы».
Для правила: снимите галочку в разделе «Управление правилами и оповещениями» или удалите правило. -
Автоматический ответ помогает поддержать коммуникацию, но не забудьте сделать текст максимально вежливым и информативным — никто не любит непонятные сообщения типа «Я не здесь» без пояснений.
-
В настройках автоответов есть возможность делать разные сообщения для разных групп отправителей — используйте это, чтобы показать профессионализм и внимание.
Таблица сравнения способов настройки автоответа в Outlook
| Критерий | Через «Автоматические ответы» (Exchange) | Через правило с шаблоном (для всех) |
|---|---|---|
| Требует сервер Microsoft Exchange | Да | Нет |
| Настройка на определённый период | Да (указываете даты начала и окончания) | Нет, нужно вручную включать и отключать |
| Можно ли создавать разные тексты | Да, для внутренних и внешних контактов | Можно, через создание нескольких правил и шаблонов |
| Удобство настройки | Быстро и просто | Немного сложнее, но более гибко |
| Возможность фильтрации по условиям | Нет | Да (по адресам, теме и т.д.) |
Ваша очередь: подумайте, какой способ подойдёт именно вам — быстро включить автоответ с точной датой отпуска или более детально контролировать, кто и как получит ответ.
Полезные советы для текста автоответа
- Обязательно укажите даты отпуска или отсутствия.
- Добавьте контакт коллеги или заменяющего сотрудника.
- Избегайте слишком коротких или неинформативных сообщений.
- Можно добавить элемент юмора — чтобы даже в ваше отсутствие у собеседника поднялось настроение!
Настроить автоматический ответ в Outlook — проще простого, если следовать этим советам. Теперь ваши письма не останутся без внимания, а вы сможете спокойно наслаждаться отпуском!