Содержание:

Уйти в отпуск — это прекрасно. Но представьте себе: вы лежите на пляже с коктейлем, а в это время на вашу почту сыплются рабочие письма. Чтобы не превратить отдых в марафон по обработке почты, стоит настроить переадресацию и автоответ в Outlook. В этой статье вы узнаете, как сделать так, чтобы все письма автоматически отправлялись замещающему сотруднику, а отправителям приходило вежливое уведомление о вашем отсутствии.

Проблемы с почтой во время отпуска: почему важно настроить переадресацию

Представьте: вы отправились на долгожданный отпуск, выключили рабочий компьютер и… забыли про электронную почту. Тут приходит срочное письмо от начальника, клиент бьёт в колокола, а вы, краснея, пытаетесь объяснить, что отдыхающий — это вы.

Не проще ли сразу настроить правило в Outlook, чтобы ваши письма автоматически шли коллеге, а автоответ сообщал отправителям: "Спасибо за письмо, я в отпуске, вернусь …"?

Если вы не хотите нажимать на каждый входящий имейл, тратя время, — переадресация и автоответ — именно то, что нужно!

Переадресация и автоответ — ваш двойной щит на время отпуска

Outlook дает две ключевые функции, которые работают в тандеме:

  • Переадресация — автоматическое перенаправление писем на другой адрес, например, заместителя.
  • Автоответ — автоматическая отправка стандартного письма-уведомления о вашем отсутствии.

Обратите внимание, что эти функции можно использовать по отдельности, а можно включить обе вместе, чтобы закрыть все коммуникационные дыры.

Как настроить переадресацию и автоответ в Microsoft Outlook — пошагово

В зависимости от версии Outlook настройки могут слегка отличаться. Но общий принцип одинаков.

Шаги для Microsoft Outlook 2003/2007/2010

  1. Запускаете Outlook.
  2. Заходите в меню Сервис → Заместитель.
  3. Включаете режим «Меня нет на работе».
  4. Нажимаете кнопку Добавить, чтобы создать правило переадресации.
  5. В открывшемся окне нажимаете кнопку Кому, находите и выбираете своё ФИО — это важно для установки исходных параметров.
  6. Ставите галку напротив Переслать и снова нажимаете Кому — здесь выбираете ФИО коллеги, который будет получать письма во время вашего отпуска.
  7. Подтверждаете действия нажатием Ок дважды.

После этого:

  • Автоответ: в том же меню «Заместитель» включаете опцию Отправлять автоответы об отсутствии, пишете текст уведомления, например:
    «Спасибо за письмо! Я в отпуске с 10 по 20 июля и вернусь 21 числа. Ваш вопрос обязательно будет обработан после моего возвращения. Если дело срочное — обратитесь к коллеге Иванову И.И.»
    Нажимаете Ок.

Советы по выбору текста автоответа

  • Будьте вежливы и лаконичны.
  • Укажите даты отпуска.
  • Направьте отправителя к замещающему лицу с контактами.
  • Избегайте слишком формального или сухого стиля — это повысит лояльность.

Настройка периода действия автоответа и переадресации

Если версия Outlook поддерживает, можно установить период работы функции:

  • Ставите галочку «Отправлять только в течение следующего периода».
  • Выбираете дату и время начала и окончания отпуска.

Это автоматизирует выключение правил, не придется помнить о ручном отключении.

Настройка переадресации через настройки Outlook в браузере

Если вы используете веб-версию Outlook или Office 365, порядок действий следующий:

  • Заходите в почту и нажимаете Настройки → Посмотреть все параметры Outlook.
  • Перейдите в раздел Почта → Пересылка.
  • Ставите галку Включить пересылку, вводите адрес заместителя.
  • Нажимаете кнопку Сохранить.

Для дополнительной фильтрации можно создать правило:

  • В разделе Почта → Правила нажимаете Добавить правило.
  • Задаёте условие, например, письма с ключевым словом «Заказ».
  • Указываете адрес пересылки.
  • Сохраняете правило.

Так вы получите на замещающего сотрудника только нужные письма, не перегружая его спамом.

Как отключить переадресацию и автоответ после отпуска

Вернувшись к работе, просто повторите те же шаги:

  • В Outlook выберите режим «Я нахожусь на работе» или отключите отправку автоответов.
  • Снимите галочки с правил переадресации.
  • Проверьте, что все функции выключены — теперь письма будут поступать только вам.

В чем выгода использования автоответа и переадресации вместе

Функция Что делает Преимущества Когда использовать
Переадресация Перенаправляет письма другому адресату Гарантирует, что кто-то ответит вместо вас Если есть заместитель, который может решать вопросы
Автоответ Отправляет уведомления отправителям Уведомляет о вашем отсутствии, снижая ожидания Всегда полезно для формального оповещения

Используйте обе функции, чтобы ни один важный запрос не затерялся, а отправители не чувствовали себя брошенными.

Итог

Переадресация и автоответ в Outlook — настоящие супергерои вашей почты в отпуске. Они помогут сохранить имидж ответственного сотрудника, обезопасят вас от неожиданностей и освободят время на отдых. Настраивается это просто — буквально пару минут, пара кликов кнопок, и готово!

Зачем нажимать на каждое письмо вручную, если Outlook может это сделать за вас?

Полезные ссылки