Сегодня мы расскажем, как в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформить отпуск по беременности и родам быстро и без нервов. Вы узнаете все тонкости оформления документов, расчет пособия и порядок отправки данных в Фонд социального страхования (СФР). Не придется ломать голову – все просто и прозрачно!
Почему отпуск по беременности и родам — это тот еще квест?
Представьте: сотрудница приносит больничный лист и заявление на отпуск по беременности и родам. Казалось бы, вот и всё, оформление пошло. Но стоп! Нужно проверить стаж, заполнить документы, правильно оформить расчет пособия и отправить данные в СФР. Одна ошибка — и начисление выплат может затянуться. А это лишние вопросы, телефонные звонки и даже испорченные нервы.
В этом водовороте документов и дат главное — не упустить важные моменты, которые «1С:ЗУП» умеет делать за вас автоматически, если правильно настроить систему.
Начинаем с самого важного — оформляем больничный лист
Для оформления отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП ключевой документ — «Больничный лист». Его создают по пути: Зарплата → Больничные листы → Создать.
В форме обязательно укажите:
- Месяц оформления;
- ФИО сотрудницы;
- Организацию;
- Номер больничного листа.
Совет от профессионала: нажмите кнопку «Получить из ФСС» — система автоматически подтянет данные.
Далее укажите период освобождения от работы и выберите в пункте «Причина нетрудоспособности» значение «(05) Отпуск по беременности и родам». Если вы собираетесь принять сотрудницу на время отсутствия в штат — ставьте галочку «Освободить ставку на период отсутствия».
И не забудьте распечатать документы — расчет пособия, листок нетрудоспособности и приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6.
Проверьте страховой стаж — залог правильного расчёта пособия
Для выплаты пособия по беременности и родам в 1С:ЗУП учитывается страховой стаж сотрудницы. Он влияет на сумму пособия, так что здесь лучше не ошибаться.
Как проверить стаж? Перейдите в карточку сотрудницы: Справочник → Сотрудники → Трудовая деятельность → Страховой стаж для оплаты больничных листов. Если там всё заполнено корректно, пособие рассчитается без ошибок.
Если есть периоды ухода за ребенком, вы можете заменить расчетные годы, чтобы корректно отразить доход за два последних года. Для этого в «Больничном листе» нажмите иконку расчета среднего заработка и выберите нужные годы вручную.
Автоматизация — наше все
Не тратьте время на рутину — в настройках организации включите автоматическое создание больничных листов и документов об отсутствии при открытии и продлении электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН). Сделать это просто: Настройка → Организации → Учетная политика → Пособия СФР, установите нужные галочки.
Так при открытии или закрытии больничного листа система сама создаст необходимые документы и подготовит сведения для СФР.
Взаимодействие с Фондом социального страхования
После оформления документов в течение трех дней нужно отправить сведения в СФР для выплаты пособия. Все входящие и исходящие запросы по расчету пособий находятся в разделе:
Кадры → Сообщения ФСС об изменении ЭЛН → Входящие запросы СФР для расчета пособий
Проверьте поля:
- Вид договора;
- Данные для расчета;
- Метод назначения и выплаты пособия.
Создайте на основании входящего запроса документ «Больничный лист», проверьте, что пособие в нем имеет нулевые значения (так положено по беременности и родам). После проверки создайте «Ответ на запрос СФР» и отправьте его. Когда Фонд примет ответ, статус изменится на «Принят Фондом».
Приказ о предоставлении отпуска
Работодатель обязан оформить приказ по форме Т-6. В 1С:ЗУП для этого:
- Включите в настройках Т-6 для отпусков по беременности и родам.
- В документе «Больничный лист» нажмите Печать → Приказ о предоставлении отпуска Т-6.
- В приказе заполните раздел Б.
Это не просто формальность — приказ закрепляет права сотрудницы на отпуск.
Особенности и нюансы оформления
-
Если сотрудница решила уйти в декрет позже срока, дату начала отпуска можно изменить вручную в документе «Больничный лист». При этом продолжительность отпуска сокращается, а информация своевременно отправляется в Фонд.
-
Если отпуск по беременности и родам требуется оформить без оплаты (например, при совместительстве, где пособие платят на основном месте), создайте отдельное начисление в разделе Настройка → Начисления — «Отпуск по беременности и родам без оплаты».
-
С 2024 года работодатели обязаны отправлять отчет «Назначение выплат по ОСС» в течение 3 дней с момента подачи заявления сотрудницей. Отчет формируется в разделе Отчетность, справки → Документы персучета → Создать → Сведения о страховом стаже, ЕФС-1, подраздел 1.2.
Таблица сравнения основных этапов оформления отпуска в 1С:ЗУП
| Этап | Где сделать в 1С | Особенности |
|---|---|---|
| Проверка страхового стажа | Справочник → Сотрудники → Трудовая деятельность | Важно для правильного расчета пособия |
| Создание больничного листа | Зарплата → Больничные листы → Создать | Выбор причины нетрудоспособности (05) |
| Автоматизация создания | Настройка → Организации → Учетная политика | Автосоздание документов по ЭЛН |
| Взаимодействие с ФСС | Кадры → Сообщения ФСС → Входящие запросы | Отправка и получение расчетов |
| Приказ о предоставлении | В больничном листе → Печать → Т-6 | Обязателен для оформления отпуска |
| Отчет ЕФС-1 | Отчетность → Документы персучета | С 2024 года для сведений о выплатах |
В итоге
Оформление отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП — это продуманная процедура, где важна точность и последовательность действий. Правильная настройка автоматических процессов и внимательность к данным позволяет:
- Избежать ошибок в расчетах пособия;
- Своевременно отправить документы в Фонд социального страхования;
- Удобно вести кадровый учет.
Так что забудьте про головную боль! 1С:ЗУП сделает за вас тяжелую работу, а вы сосредоточьтесь на самом важном — поддержке вашей сотрудницы в этот особенный период жизни.