Содержание:

Если вы думаете, что оформление отпуска по беременности и родам в 1С — это какая-то заумная магия для гуру бухгалтерии, то расслабьтесь. Здесь вы узнаете, как всё сделать просто, быстро и без лишних головных болей. Пошагово, без скучных формальностей и с понятными объяснениями.

Знакомая ситуация — «представьте, что…»

Вы узнали радостную новость: в семье скоро пополнение! Плюс радость — отпуск по беременности и родам. Но вместе с радостью приходит бюрократия, документы и мысль: «Как же это оформить, чтобы не запутаться и не пропустить сроки?» Больничный, пособие, лист нетрудоспособности — всё это пугает и вызывает головную боль. Знакомо? Отлично, потому что сейчас вы узнаете, как это решить с помощью программы 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).

Начинаем с правильной подготовки: проверяем стаж

Первый важный момент — стаж сотрудницы. Почему? Потому что от него зависит расчет пособия. В 1С:ЗУП заходим в карточку сотрудницы, выбираем раздел «Трудовая деятельность» — там нужно проверить страховой стаж, который программа использует для расчёта пособия по больничному листу. Если данные неполные или неверные — можно исправить, чтобы не было сюрпризов.

Больничный лист — ваш главный документ в отпуске

Декретный отпуск оформляется в программе именно документом «Больничный лист». Находится он в разделе «Зарплата» — «Больничные листы». Нажимаем «Создать», заполняем шапку — выбираем сотрудницу, указываем организацию, номер листка нетрудоспособности.

Забавный момент: 1С позволяет получить информацию из ФСС автоматом — нажали кнопку «Получить из ФСС», и нужные сведения подтягиваются сами. На вкладке «Главное» указываете период отпуска и причину нетрудоспособности — выбираем «Отпуск по беременности и родам».

Если хотите «передать эстафету» — например, принять сотрудника на её место — ставите галочку «Освободить ставку на период отсутствия».

Вся бюрократия под контролем — печатаем документы

Для полного комплекта документов предусмотрены кнопки «Печать». Они выдают:

  • Расчёт пособия
  • Листок нетрудоспособности с расчетом
  • Приказ на отпуск (форма Т-6)
  • Подробный расчёт начислений

Про приказ стоит сказать особо: по трудовому законодательству его нужно обязательно оформить. В 1С это просто — поставьте галочку в настройках кадрового учёта, и приказ по форме Т-6 будет доступен к печати сразу из больничного листа.

Автоматизация — мечта любого бухгалтера

В 1С можно настроить автоматическое создание отсутствия при открытии или продлении электронного больничного листа. Это значит, что программа сама создаст «Больничный лист» и отправит сведения в Фонд социального страхования (СФР), чтобы начать выплату пособия. Настройка проста — заходим в «Организации», «Учетная политика и другие настройки» — «Пособия СФР» — и ставим галочки:

  • Автоматическое создание отсутствий при открытии/продлении
  • Автоматическое создание больничных листов при закрытии электронного листа

Отправляем сведения в СФР — игра без лишних ходов

Когда сотрудница уходит в декрет, нужно в течение 3 дней отправить сведения «Назначение выплат по ОСС» через отчет ЕФС-1. В 1С:ЗУП это делается так:

  • Раздел «Отчетность, справки» — «Документы персучета»
  • Создать новый документ, выбрать тип «Назначение выплат по ОСС»
  • Добавить сотрудницу, указать даты — начало года или приема на работу, последний рабочий день перед отпуском и дату начала отпуска
  • Провести и отправить документ в СФР

Как только отчет примут, вы увидите отметку о принятии.

Особые моменты, о которых стоит помнить

  • Если в расчетный период попадают годы, когда сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, эти годы можно заменить — тогда пособие посчитают корректно. Для этого в больничном листе выбираем «Ввод данных для расчёта среднего заработка» и вручную задаем нужные годы.

  • Если сотрудница решит уйти в декрет позже запланированного срока, просто корректируем дату начала отпуска в больничном листе и отправляем обновленные данные в СФР.

  • Если отпуск оформляется без оплаты (например, сотрудница на совместительстве), в настройках программы нужно создать соответствующее начисление с назначением «Отпуск по беременности и родам без оплаты».

Итоговая таблица основных действий в 1С для оформления отпуска по беременности и родам

Этап Действие Где в 1С
Проверка стажа Уточнить страховой стаж Карточка сотрудницы → Трудовая деятельность → Страховой стаж
Создание больничного листа Оформить лист с выбором причины Зарплата → Больничные листы → Создать
Получение данных из ФСС Импортировать сведения автоматически В форме больничного нажать «Получить из ФСС»
Печать приказа и документов Распечатать приказ Т-6 и расчет пособия В больничном листе нажать «Печать»
Отправка сведений в СФР Создать и отправить отчет ЕФС-1 Отчетность → Документы персучета → Создать отчет ЕФС-1
Корректировка расчетного периода Заменить годы в расчёте заработка В больничном листе раздел «Средний заработок»
Автоматизация Включить автоматическое создание больничных Настройки → Организации → Учетная политика → Пособия СФР

Оформлять отпуск по беременности и родам через 1С:ЗУП — это не страшно. Главное — не забывать про правильный порядок действий и следить за заполнением данных. Система делает основную работу за вас, автоматически формирует документы и отправляет нужные запросы.

Полезные ссылки

  • Подробное руководство по оформлению отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП — ссылка