Если вы вдруг оказались в ситуации, когда сотрудник уволился, а отпускные, которые вы ему выдали авансом, остались неотработанными — не спешите хвататься за голову и пускать пыль в глаза бухгалтеру! В этом посте разберёмся, можно ли удержать эти отпускные при увольнении, какие существуют ограничения, и как избежать неприятных сюрпризов в виде излишне выплаченных сумм.

Представьте себе

Вы выдали работнику отпускные авансом, уверенные, что отпуск он отгуляет. А он пишет заявление об увольнении. Вдруг оказывается, что часть отпуска не была отработана, а деньги за неё уже выплачены. Что делать? Можно ли удержать эти отпускные обратно из зарплаты при увольнении? А если удержать нельзя — как вернуть деньги, чтобы не остаться с дыркой в бюджете?

Если вы узнали себя в этой истории, — читайте дальше. Мы всё объясним на пальцах, без юридического зубодробительного сленга!

Как работает удержание отпускных при увольнении

В общем и целом закон говорит: работодатель может удержать излишне выплаченные отпускные, но с условиями.

Вот основные моменты:

• Причина увольнения важна — если работник уволился по собственному желанию или большинству оснований, отпускные, выплаченные за неотработанные дни, можно удержать.

• Ограничение по сумме удержания — работодатель самостоятельно может удерживать не более 20% от выплаты, оставшейся после вычета НДФЛ.

• Исполнительные документы в приоритете — если у работника есть исполнительные листы, они блокируют возможность удерживать отпускные свыше этих требований.

• Необходимость заявления — для удержания с суммы сверх 20% работник должен дать письменное согласие.

Если удерживать получается только часть, а сумма отпускных выше — оставшуюся разницу стоит попросить возместить добровольно.

Сколько именно можно удержать — разбор на примере

Допустим, работник получил авансом отпускные на сумму 3 052 рубля. Его зарплата за последний месяц составила 18 571,43 руб.

• Сначала удерживаем НДФЛ 13%, то есть 2 414 руб.

• После этого чистая зарплата равна 16 157,43 руб.

• Максимальное удержание 20% от этой суммы — 3 231,49 руб.

Значит, можно удержать всю сумму излишне выплаченных отпускных — 3 052 руб.

Но что если зарплаты будет меньше? Например, отпускных выдали 5 000 руб, а удержать можно только 2 000? Тогда излишек придётся согласовать с работником и получить от него письменное заявление на удержание.

А бывают ситуации, когда удерживать нельзя?

Конечно! Есть ряд случаев, когда удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении запрещено.

Вот примеры оснований для увольнения, при которых удержание запрещено:

То есть, если сотрудник ушёл "не по своей вине", удержать излишки нельзя.

Как оформить удержание правильно

Чтобы не словить потом судейскую молнию, стоит:

• Издать приказ об удержании отпускных с указанием сотрудника, оснований, количества дней, суммы удержания.

• Ознакомить сотрудника под подпись с этим приказом.

• Получить заявление от сотрудника, если планируете удерживать сумму более 20%.

Не забывайте: удержания работодателя в принципе не должны превышать 20% от суммы, за исключением случаев с письменного согласия или исполнительными документами.

Что делать, если удержать нельзя

Бывает и так, что при увольнении зарплаты для удержания излишних отпускных недостаточно, а удержать более 20% без согласия работника нельзя.

В этом случае можно предложить:

• Работнику добровольно вернуть сумму задолженности.

• Получить от него письменное согласие на удержание большей суммы с будущих выплат (если таковые есть).

• В крайнем случае признать эту сумму дебиторской задолженностью и списать её как безнадёжную.

Учтите, что судебные споры по взысканию таких сумм маловероятны и зачастую бесполезны.

Отражение удержаний в налоговой отчетности

Не волнуйтесь: если удержание отпускных прошло правильно, дополнительных доходов для работника не возникает, и корректировать отчетность не нужно.

Если удержать не удалось, исправлять отчетность по 6-НДФЛ не требуется.

При отражении в справке 2-НДФЛ указывайте доход работника с кодом 2012 — это важно для налоговиков.

Расходы по отпускным, которые не были удержаны, считать излишними не нужно, но при желании можно их восстановить, чтобы избежать споров с налоговой.

Короткий ликбез: важные цифры и правила

Итог

Если у вас на руках отпускные, выплаченные авансом, а сотрудник уходит раньше, чем отгуляет отпуск — удержать излишне выплаченные отпускные можно, но с рядом ограничений и правил. Знайте причины увольнения, помните про лимит в 20% от зарплаты, оформляйте документы и, главное, договаривайтесь с работником.

Отпускные — это ответственность работодателя за аккуратные расчёты. И пусть эта загадка удержания не станет вашим головным убором!

Готовьте заявление и проверяйте причины увольнения, а отпускные пусть будут приятным моментом, а не головной болью!