Вы когда-нибудь задумывались, что делать, если сотрудник уволился, а отпускные ему были выданы авансом? Можно ли не удерживать с него сумму за неотработанные дни отпуска или, может, с этим лучше не шутить и идти классическим путём? Сегодня вы узнаете всё о правилах удержания отпускных при увольнении — какие ограничения есть у работодателя, какие есть нюансы и как не попасть впросак с законодательством.
Удержание отпускных при увольнении — зачем это нужно и почему порой вызывает вопросы?
Представьте ситуацию: сотрудник уволился, а выданный ему авансом отпускный "займ" оказалась не отработанным. И тут логично возникает вопрос: а можно ли эту сумму просто не удерживать? Почему, казалось бы, отпуск уже предоставлен, а деньги нужно возвращать?
Если оставить всё как есть, компания рискует потерять средства, ведь работник фактически получил деньги за отдых, который не успел "заслужить". С другой стороны, слишком жёсткие удержания могут выглядеть несправедливо и даже повлечь судебные разбирательства.
Звучит сложно? Не переживайте! Сейчас всё разложим по полочкам с цифрами и практическими советами.
Когда можно удерживать отпускные за неотработанные дни и какие есть ограничения
Первое, что надо знать — излишне выплаченные отпускные можно удержать из выплат, причитающихся работнику при увольнении. Но закон ограничивает максимальный размер удержаний по решению работодателя — не более 20% от суммы выплат после вычета НДФЛ (13%). Причём эта сумма удержания учитывает только определённые виды выплат, не включая, например, компенсацию за использование личного имущества или командировочные расходы.
При этом бывают основания увольнения, при которых удержания отпускных запрещены — обычно это ситуации, когда договор расторгается не по инициативе работника (например, сокращение, ликвидация компании).
| Параметр | Особенности удержания отпускных при увольнении |
|---|---|
| Максимальный размер удержания | 20% от оставшихся выплат после НДФЛ |
| Основания для удержания | Большинство случаев увольнения по инициативе работника или работодателя |
| Исключения из удержания | Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от сторон (сокращение, ликвидация и др.) |
| Требуется ли согласие работника | Не всегда, но при добровольном возмещении — желательно заявление |
| Можно ли удерживать из всех видов выплат | Нет, есть выплаты, из которых удержание запрещено |
Пример
Работник увольняется в декабре, сумма излишне выплаченных отпускных — 3 052 руб. Его зарплата — 18 571,43 руб.
Расчёт удержания:
- НДФЛ = 18 571,43 × 13% = 2 414 руб.
- Зарплата после НДФЛ = 18 571,43 – 2 414 = 16 157,43 руб.
- 20% от этой суммы = 3 231,49 руб.
Удержать отпускные в размере 3 052 руб. — можно, так как сумма меньше лимита.
Что делать, если удержать отпускные невозможно?
А теперь страшная правда: если у работника недостаточно зарплаты, чтобы удержать всю сумму отпускных, взыскать её через суд нельзя. Нет закона, который обяжет сотрудника вернуть эти деньги.
Но можно предложить ему добровольно компенсировать задолженность, оформив соответствующее заявление. Такая практика не запрещена, а иногда — это лучший вариант сохранить отношения без конфликта.
Также, если удержание не удалось, нет необходимости корректировать отчётность по НДФЛ, отражать дополнительные доходы у работника или исключать расходы по излишне выплаченным отпускным.
Как оформить удержание и добровольное возмещение
Чтобы удержать сумму официально, работодателю желательно оформить приказ об удержании. Это не обязательно, но поможет избежать споров. В приказе стоит указать:
- Ф.И.О. работника
- Количество неотработанных дней отпуска
- Размер удерживаемой суммы
- Основание для удержания (увольнение и неотработанный отпуск)
Если сотрудник соглашается возместить остаток долга добровольно — оформите от него заявление с деталями суммы, причин и срока возмещения. Пусть всё будет документально подтверждено, чтобы потом не гадать "кто кому что должен".
Ключевые советы работодателю
- Не удерживайте более 20% от оставшейся выплаты без согласия работника
- Проверьте основание увольнения — есть ли право на удержание отпускных
- Если сумма не удерживается — предложите добровольное возмещение
- Оформляйте приказы и заявления для фиксации процесса
- Учтите, что удержания по исполнительным документам имеют приоритет и более высокие лимиты
Итог
Можно не удерживать отпуск авансом, если основания для удержания отсутствуют или нет возможности удержать сумму без нарушения закона. Однако в большинстве случаев удержание до 20% — это законный и распространённый инструмент работодателя. Если удержать всю сумму нельзя, лучше договориться с работником о добровольной компенсации и оформить это документально.
Никогда не превращайте отпуск в вечный долг. Правила игры понятны, главное — не перепутать право с обязанностью и сохранить справедливость и порядок в расчётах.
Надеюсь, теперь удержание отпускных при увольнении — не секрет для вас! Хотите — удерживайте, хотите — договаривайтесь. Главное, чтобы всё было по закону и без сюрпризов!