В этом посте вы узнаете, сколько времени организация должна хранить в архиве график предоставления отпусков согласно Приказу Росархива №236 от 20.12.2019. Расскажем, как правильно регистрировать и хранить эти документы, чтобы не получить "приятный" штраф и спать спокойно.
Представьте: вы — начальник отдела кадров, и вас спрашивают — сколько же лет хранить график отпусков в архиве? Если вы задумались, вспомнили, что недавно был приказ 236, но детали смазались, — вы не одиноки! Многие работники сталкиваются с путаницей в сроках хранения документов, ведь приказов по отпускам — вагон и маленькая тележка. А между тем, путать график отпусков и приказ о предоставлении отпусков — это как путать велосипед с самокатом. Они разные, хоть и ездят по одному парку кадровых документов.
Почему важно знать срок хранения графика отпусков
- График отпусков — официальный документ, который утверждается приказом.
- Приказом 236 определены конкретные сроки хранения таких документов.
- Ошибки с архивированием могут привести к проблемам с проверяющими и штрафам.
- Архивирование помогает быстро найти информацию при спорных ситуациях.
Срок хранения графика отпусков — три года
По приказу №236 от 20 декабря 2019 года (статья 453 Перечня) срок хранения графика отпусков в архиве составляет 3 года. И это подтверждается положениями части 1 статьи 17 и части 1 статьи 21.1 Закона об архивном деле, а также пунктом 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Важно понимать, что этот срок не распространяется на приказы о предоставлении отпусков, у них — свой, отличный срок хранения.
Как оформлять и регистрировать график отпусков
Чтобы не терять время и нервы:
- График отпусков обязательно утверждается отдельным приказом организации.
- Все приказы, касающиеся ведения графика (утверждение, изменения, дополнения), рекомендуется регистрировать вместе в отдельном журнале.
- Этот журнал регистрируется отдельно от журналов с приказами о предоставлении отпусков.
- Такой порядок позволяет контролировать сроки хранения и упростить поиск документов.
Пример из жизни
Представьте ситуацию: в 2022 году вам понадобился график отпусков за 2019 год, чтобы подтвердить корректность использования отпусков сотрудников. Если документ хранится в архиве три года, то график за 2019-й можно еще найти (2022 — это три года спустя).
Однако, если хранить документ только один год, вы бы уже потеряли доказательства, что чревато спорами и недовольством персонала. Вот почему организация и четкое понимание сроков хранения — ваши лучшие друзья.
Итоги
| Документ | Срок хранения | Где регистрировать | Примечания |
|---|---|---|---|
| График отпусков | 3 года | В отдельном журнале приказов | Важная часть приказа об утверждении графика |
| Приказы о предоставлении отпуска | Другой срок | В другом журнале | Имеют свой срок хранения, отличающийся от графика |
Правильное хранение и оформление графика отпусков — залог спокойствия кадровика и спокойствия всего предприятия.
Полезные ссылки
Срок хранения графика отпусков на Consultant.ru
Так что, друзья, запомните: график отпусков — это карта маршрута вашего отпуска, и хранить её надо ровно три года. Лучше храните правильно, и пусть отпуск наступит вовремя, без бюрократических проволочек!