Содержание:

Если вы вдруг задумались: «А сколько же нужно хранить этот загадочный график отпусков в архиве?» — добро пожаловать, вы по адресу! В этой статье мы разложим все по полочкам: какой срок хранения установлен, какие приказы к этому относятся и почему важно не запутаться в бумажной лабиринте.

Проблема хранения графика отпусков — это боль многих организаций

Представьте, что у вас в компании кипит работа, а тут приходит проверка и требует предъявить график предоставления отпусков за прошлые годы. Что делать? Где его искать? Сколько времени обязаны хранить эти документы? Если неправильно разобраться, то можно запросто схлопотать штраф или просто завалить бухгалтера ненужными нервами.

Да-да, многие сталкиваются с такой путаницей. Часто путают сроки хранения графика отпусков с периодами хранения приказов о самом отпуске. Между тем, нормативы четко это разделяют. Как минимум — стоит знать, какой документ за что отвечает и где хранится.

Период хранения графика отпусков — что говорит Приказ № 236 от 20.12.2019?

Самое главное — срок хранения графика отпусков в организации установлен 3 года. Именно так прописано в пункте 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подтверждается ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

То есть этот документ (график отпусков) должен находиться в архиве минимум три года с момента его утверждения или изменения.

Важно: приказом утверждается сам график отпусков или изменения в нем. Значит, приказы, касающиеся внесения изменений и дополнений в график — тоже нужно хранить три года.

Приказы по отпуску и графику: важная частность

Отдельно стоит уточнить: приказы по предоставлению отпусков работников имеют другой срок хранения, и их нельзя путать с графиком отпусков.

Чем различаются сроки хранения, кратко в таблице:

Документ Срок хранения Основание
График предоставления отпусков 3 года Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016
Приказы о предоставлении конкретных отпусков Длительный (обычно 75 лет) Закон об архивном деле, ст. 17, 21.1

Так что график отпусков — это документ, отражающий планирование отпусков для коллектива в целом, он менее долгосрочный, чем индивидуальные приказы на отпуск.

Практические советы как правильно вести и хранить график отпусков

  • Приказы, которые утверждают или изменяют график отпусков, регистрируйте отдельно от приказов о предоставлении отпусков. Это поможет избежать путаницы при хранении.

  • Вносите все изменения в график только после официального приказа. Тогда и срок хранения будет исчисляться правильно — с даты последнего утверждения.

  • Следите за датами. Если график утвержден, скажем, 01.01.2022, то до 01.01.2025 он должен храниться в архиве. Потом — можно переместить в долговременное хранилище или уничтожить в соответствии с нормативами.

  • Храните графики в удобном формате — многие организации перешли на электронный вид, но обязательно учитывайте требования к регистрации и архивированию электронных документов.

Что будет, если сроки хранения не соблюдаются?

Если не соблюдать правила хранения графиков отпусков, компания рискует:

  • Получить штраф от контролирующих органов;
  • Потерять важную информацию для аудита и проверки;
  • Запутаться при организации отпусков и вызвать недовольство работников.

Итог

Итак, если вы хотите держать свои дела в порядке и избежать головной боли, запомните: график предоставления отпусков хранится в архиве 3 года согласно приказу № 236 от 2019 года. Приказы об отпуске — отдельно, со сроком хранения в десятки раз больше. Разделяйте документы, фиксируйте даты и поддерживайте порядок — и тогда отпуск будет приносить радость, а не проблемы.

Полезные ссылки