Как в табеле отметить отпуск за свой счет без сохранения заработной платы

В этой статье разберём, как правильно отразить в табеле учёта рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы — ведь, казалось бы, что проще? Но здесь не всё так просто, как кажется! Вы узнаете, какой код ставить в табеле, чтобы не запутаться и избежать вопросов от бухгалтерии и проверяющих.

Представьте ситуацию: вы работаете, как швейцарские часы, и вдруг решаете взять отпуск за свой счёт. Как отразить этот день в табеле? Ведь отразить время отсутствия сотрудника важно, чтобы учёт был чётким, а зарплата рассчиталась правильно. А если допустить ошибку — можно «заработать» проблемы с контролирующими органами и вопросами бухгалтерии.

Почему важно правильно отмечать отпуск без оплаты

Отпуск без сохранения заработной платы — это не то же самое, что обычный оплачиваемый отпуск. Законодательство и Трудовой кодекс России чётко разделяют эти понятия. При таком отпуске работник отсутствует, но плата за этот день не начисляется.

Если ошибиться в отражении такого отпуска в табеле:

• неправильно учтётся продолжительность рабочего времени,
• будет искажение в расчётах заработной платы,
• и, самое опасное — нарушения в документации могут привести к штрафам работодателя.

Какой код использовать в табеле учёта рабочего времени

В официальных документах и рекомендациях Минфина России по ведению табеля учёта рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы обозначается специальным кодом.

Вот основные коды, которые вам пригодятся:

Для большинства случаев «отпуска за свой счёт» подойдёт код ДО или ОЗ в зависимости от основания.

Практический пример: как заполнить табель

Представим: сотрудник Иван Иванович взял три дня отпуска без сохранения заработной платы по согласованию с работодателем. В табеле это будет отражено так:

В итоге в табеле будет ясно видно, что эти три дня не включаются в отработанное время и заработная плата за них не начисляется.

Как учитывать отпуск без оплаты с точки зрения законодательства

Трудовой кодекс РФ и методические рекомендации Минфина рекомендуют предусмотреть в локальных документах компании (например, в приказах или положениях об отпусках) порядок предоставления такого отпуска и его отражения в табеле.

Важно помнить:

• отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по согласию работодателя,
• продолжительность и основания должны быть оформлены документально,
• время отпуска не засчитывается в рабочее время и не оплачивается.

Отражение в табеле для разных ситуаций

Если отпуск без оплаты связан с обучением, командировкой или иными особенными случаями, применяются другие коды, например:

Что делать, если отпуск длительный или происходит смена периодов?

Если у работника был обычный оплачиваемый отпуск, а потом он решил взять часть времени без сохранения зарплаты — табель отражает это двумя кодами, соответствующими периодам. Такой точный учёт поможет избежать недоразумений.

Итоговые рекомендации

• Обязательно используйте утверждённые законодательством коды при внесении данных в табель;
• Перед оформлением отпуска без сохранения зарплаты согласуйте все условия с работником и оформите это приказом;
• Следите за тем, чтобы табель отражал точную информацию о каждом дне, чтобы расчёт заработной платы был корректным;
• При возникновении вопросов по кодам обратитесь к официальным рекомендациям Минфина России и Трудовому кодексу РФ.

Всё просто: вы хотите — берёте отпуск за свой счёт, а табель учёта рабочего времени с помощью правильных кодов расскажет, кто, когда и почему не работал без получения оплаты.

Полезные ссылки

• Коды учёта рабочего времени от Минфина России
• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске без сохранения зарплаты