Как сделать оповещение в почте Outlook об отпуске

Сегодня разберём, как в Microsoft Outlook настроить автоматический ответ — тот самый приятный и важный «автоответ», который сообщит вашим коллегам и партнёрам, что вы ушли в заслуженный отпуск и не торопитесь с ответами. Узнаете, как выбрать нужные настройки, какие окна открывать и какие кнопки нажимать, чтобы всё работало без заморочек.

Представьте ситуацию

Вы уезжаете в отпуск. Красивый пляж, солнце, никаких писем, суеты и бесконечных «принять в работу». Но ваши коллеги всё равно будут слать письма с вопросами. Представьте, как было бы круто, если бы ваша почта сама отвечала им: «Извините, меня нет, я отдыхаю! Вернусь через неделю и отвечу обязательно». Важно не оставить никого в неведении, не вызвать недопонимания и избежать бесконечных напоминаний о вашем отсутствии. Вот тут-то и пригодится автоответ в Outlook.

Какие проблемы решает автоматический ответ

• Нет желания вручную объяснять каждому, что вы не на месте.
• Не хотите, чтобы письмо потерялось без ответа.
• Нужно, чтобы важные люди знали, кто заменит вас или когда вы вернётесь.
• Нужно сделать это просто и быстро, чтобы не тратить драгоценное время на настройку.

Выбор способа настройки автоответа зависит от вашего аккаунта

Outlook позволяет настроить автоматический ответ двумя способами — зависит от того, каким типом учётной записи вы пользуетесь.

Если у вас учётная запись на сервере Microsoft Exchange

Это чаще всего корпоративная почта — в крупных компаниях именно так настроена почта.

• Откройте Outlook.
• Нажмите на кнопку «Файл».
• В появившемся окне в разделе «Сведения об учётной записи» посмотрите ваш адрес. Если рядом написано «Microsoft Exchange» — у вас подходящая учётная запись.
• Справа появится кнопка «Автоответы» — нажмите на неё.

Откроется окно настройки автоответов, где можно:

• Поставить галочку «Отправлять автоответы».
• Если хотите задать временной промежуток, в который автоответ будет работать, отметьте «Отправлять только в течение следующего периода» и выберите дату начала и окончания отпуска. Удобно: настройте один раз — и забудьте.
• В поле напишите сообщение, которое получат отправители. Обязательно укажите, когда вы вернётесь и кто сможет помочь в ваше отсутствие.
• Вкладка «За пределами организации» позволит задать отдельный текст для писем, приходящих не с корпоративной почты.

Voilà! Автоматический ответ настроен.

Если у вас другой тип аккаунта или хотите гибко настроить автоответ

Может быть, у вас обычная почта без Exchange, либо вы хотите, чтобы автоответ срабатывал не на все письма, а, скажем, только на письма с определённой темой или от конкретного отправителя. Тут немного сложнее, зато мощно.

Что нужно сделать:

1. Создайте шаблон письма для автоответа.

   • В Outlook создайте новое письмо.

   • Не заполняйте поля «Кому» и «Тема».

   • Напишите текст ответа, например:

     Спасибо за письмо. Сейчас я в отпуске и вернусь к работе [дата]. По срочным вопросам обращайтесь к [контактное лицо].

   • Нажмите «Файл» → «Сохранить как».

   • В открывшемся окне выберите тип файла «Шаблон Outlook» (*.oft).

   • Сохраните файл, запомните папку.

2. Настройте правило для отправки автоответа.

   • В главном окне Outlook нажмите «Файл».
   • Перейдите в раздел «Управление правилами и оповещениями».
   • Нажмите «Новое правило».
   • Выберите «Применение правила к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».
   • Если хотите автоответ на все письма — просто снова «Далее», согласитесь с предупреждением.
   • В списке действий отметьте «Ответить, используя указанный шаблон».
   • Внизу окна кликните по ссылке «указанный шаблон», откроется проводник.
   • Выберите тип шаблонов «Шаблоны в файловой системе», найдите ваш файл и нажмите «Открыть».
   • Можно настроить дополнительные условия, если нужно — например, чтобы автоответ отправлялся только при определённой теме письма.
   • Нажмите «Готово», чтобы правило начало работать.

Важные советы

• После отпуска не забудьте отключить автоответ!

  • Если через функцию автоответов в Exchange — зайдите туда и выберите «Не отправлять автоответы».
  • Если через правила — вернитесь в «Управление правилами и оповещениями» и снимите галочку с вашего правила.

• Автоответ с текстом, который содержит информацию о сроках и замене, избавит вас от множества повторяющихся вопросов.

• В случае корпоративной почты помните, что настройки автоответов могут быть связаны с сервером Exchange, и не все параметры будут доступны.

Кратко в таблице для наглядности

Теперь, когда вы знаете, как выбрать нужный пункт, нажать кнопку и открыть нужное окно, автоматический ответ в Outlook не станет загадкой! Забудьте про «забытые письма» и насладитесь отпуском спокойно. И помните: даже когда вы отдыхаете — ваша почта может работать за вас.

Полезные ссылки

• Как настроить автоматический ответ на письма в Outlook (Источник)