Содержание:

В этом посте вы узнаете, как правильно рассчитать среднесписочную численность работников за месяц, чтобы ваш бухгалтер не ломал голову, а отчет выглядел как с иголочки. Разберём простые правила и нюансы, которые помогут избежать ошибок и правильно учитывать всех сотрудников, даже если кто-то работает неполное время.

Почему среднесписочная численность — это боль для организации

Представьте, что вы бухгалтер или HR-менеджер и вам нужно отчитаться о численности работников за месяц. Вроде всё просто — посчитать всех сотрудников. Но стоп, а как учитывать тех, кто пришёл на полдня, или ушёл в отпуск? А как быть с выходными и праздниками, когда никто не работает? Представляете этот калейдоскоп дат, чисел, часов, смен, которые необходимо это ещё и учитывать пропорционально времени работы?

Если вы не знаете точный способ, вы рискуете либо завысить, либо занизить численность, а это чревато ошибками в отчетах и претензиями со стороны контролирующих органов.

Основы расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность — это усреднённое количество работников в организации за определённый период (обычно за месяц), которое учитывает все рабочие и нерабочие дни. Считать её надо так:

  • За каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники) берётся списочная численность работников.
  • Если день нерабочий (выходной или праздник), численность берётся такой же, как в предыдущий рабочий день.
  • Затем суммы численностей за все дни месяца складывают и делят на число календарных дней в месяце.

Проще говоря, вы считаете количество сотрудников каждый день, а потом усредняете по всем дням.

Таблица для понимания базового принципа

День месяца Списочная численность Примечание
1 280 Рабочий день
2 280 Рабочий день
3 280 Рабочий день
4 280 Выходной — берём 280
5 280 Выходной — берём 280
... ... ...
30 280 Рабочий день

Среднесписочная численность = (Сумма численностей по дням) / 30

Учёт неполного рабочего времени и совместителей

Что делать с теми, кто работает неполный день? Не просто списывать, как есть! В расчет идет пропорциональное отработанное время:

  • Для работников с неполным рабочим днём вычисляют человеко-дни по формуле: общее отработанное количество часов делят на продолжительность рабочего дня.
  • Продолжительность рабочего дня зависит от графика: например, при пятидневной рабочей неделе — 8 часов, при шестидневной — 6,67 часов.
  • Потом полученное число человеко-дней суммируют и делят на количество рабочих дней месяца, чтобы получить среднюю численность таких работников.

Пример расчёта неполной занятости

В сентябре пять работников трудились неполное время:

  • Два сотрудника по 4 часа в день, каждый 22 рабочих дня. Значит, каждый считается как 0,5 человека на каждый рабочий день.
  • Три сотрудника по 3,2 часа в день, отработали разное количество дней, считаются по 0,4 человека в день.

В итоге средняя численность неполностью занятых составила 1,7 человека. Эти 1,7 прибавляют к среднесписочной численности сотрудников с полной занятостью.

Кто считается в среднесписочной численности

В список включаются:

  • Основные работники, числящиеся в организации.
  • Внешние совместители.
  • Работники по договорам гражданско-правового характера (при необходимости).
  • Работники с неполным рабочим временем — учитываются пропорционально времени.
  • Особые категории сотрудников с сокращённой продолжительностью рабочего времени (молодые, с вредными условиями труда, инвалиды) учитываются как полные единицы.
  • Лица, работавшие неполное время по инициативе работодателя — как целые единицы.

Практические советы и нюансы

  • Если работник увольняется, например, в пятницу, его учитывают в численности до пятницы, а с субботы уже нет.
  • В случае двух и более выходных подряд — численность за эти дни принимается как в предыдущий рабочий.
  • Важно вести ежедневный учёт численности с актуализацией данных на основе приказов о приёме, переводе и увольнении.
  • Результат вычисления среднесписочной численности обычно указывают с двумя знаками после запятой — точность не повредит!

Как считать среднесписочную численность за квартал и год

Чтобы посчитать среднесписочную численность за квартал, нужно сложить значения за все три месяца и разделить на 3.

За год — сложить значения за 12 месяцев и разделить на 12.

А если организация только начала работать, то считать за фактическое количество месяцев работы.

Итоговая формула расчёта среднесписочной численности

[ Среднесписочная численность = \frac{\sum_{дни=1}^{число_дней_месяца} списочная_численность_дня}{число_календарных_дней_месяца} ]

При этом для работников с неполным временем:

[ Численность_{неполная} = \frac{\text{Отработанные часы}}{\text{Продолжительность рабочего дня}} \div \text{Число рабочих дней в месяце} ]

Теперь, когда вы вооружены знанием, что среднесписочная численность — это тщательно продуманное усреднение по дням с учётом реального рабочего времени, никакой учёт не страшен. Ваша организация будет считать работников чётко и честно, а отчёты пройдут без проблем!

Полезные ссылки