В этой статье вы узнаете, что такое среднесписочная численность работников, почему она так важна для любой организации и как правильно её рассчитывать по закону и практике. Мы разберём тонкости учёта сотрудников, объясним, как учитывать неполное рабочее время и приведём понятные примеры.
Представьте ситуацию
Вы бухгалтер или руководитель в компании. Отчёт по среднесписочной численности нужно сдать, а на часах уже закат. С чего начать? Как учесть всех сотрудников — тех, кто работал полный день, кто выходил на работу в выходные или праздники, а кто только на полставки? Если сделать ошибку — будут вопросы от проверяющих или искажение важных показателей.
Так давайте упростим жизнь и разберёмся, как рассчитать среднесписочную численность по шагам, без паники и сложных формул.
Что такое среднесписочная численность и зачем она нужна
Среднесписочная численность — это среднее количество работников, официально состоящих в штате организации, за определённый период (чаще всего месяц). Она отражает реальный состав работников, учитывая всех, кто числится на предприятии — и тех, кто отсутствует временно (отпуск, больничный), и тех, кто работает неполный день.
Зачем это считать?
- Для налоговой и статистики — надо знать реальную нагрузку на предприятие
- Для расчёта взносов и зарплаты
- Для внутреннего управления и планирования
Как считать среднесписочную численность: главные правила
Ежедневный учёт списочного состава
За основу берётся списочная численность работников на каждый календарный день месяца — от 1-го до 30-го или 31-го (в феврале — до 28 или 29).
Важно! Учитываются ВСЕ дни: рабочие, выходные, праздничные.
Если вы посчитаете всех сотрудников, числящихся на дату 15 мая, потом всех 16 мая и так далее, а потом сумму разделите на число дней месяца, получится среднесписочная численность за этот месяц.
Учет выходных и праздничных дней
Численность работников в выходные и праздники принимается равной численности в последний рабочий день перед выходными.
Пример:
Пятница — 100 человек, суббота и воскресенье — выходные. Значит, численность в субботу и воскресенье тоже считается 100 человек. Если выходных подряд несколько дней — считаем численность по последнему рабочему дню перед ними.
Исключение работников
Работник, который уволился в пятницу, с субботы не учитывается.
Учет неполного рабочего времени
Если у сотрудника неполный рабочий день (например, 4 часа вместо 8), он считается в численности пропорционально отработанному времени.
Например:
| Работник | Отработал часов в день | Нормальный день (8 ч) | Учитывается как |
|---|---|---|---|
| Работник А | 4 | 8 | 0,5 |
| Работник Б | 3,2 | 8 | 0,4 |
Если таких работников несколько, их доли суммируются и добавляются к полной численности.
Специальные категории
- Работники с сокращённой рабочей неделей (молодые до 18, с вредными условиями, инвалиды) учитываются как полные единицы независимо от часов.
- Лица, работавшие неполный день по инициативе работодателя, учитываются тоже целиком.
Пример расчёта
Предположим, у вас в организации 5 сотрудников с неполным рабочим днём в сентябре:
- Два работника отработали по 4 часа в день, 22 рабочих дня каждый — считаются 0,5 человека за каждый день
- Три работника отработали по 3,2 часа в день: один 22 дня, другой 10 дней, третий 5 дней — считаются по 0,4 человека за каждый день
Средняя численность таких работников составит 1,7 человека и добавляется к численности полного дня.
Формула расчёта
| Показатель | Что считать |
|---|---|
| Списочная численность за день | Количество работников, официально в штате |
| Сумма за месяц | Сложить численность за каждый календарный день месяца (1–30/31) |
| Деление | Разделить сумму на число календарных дней месяца |
Итого:
Среднесписочная численность = (сумма списочной численности за все дни месяца) / (число календарных дней месяца)
Среднесписочная численность за квартал, год
Для квартала складываем среднесписочные численности по трём месяцам и делим на 3. Для года — на 12.
Практический совет
Чтобы не запутаться:
- Ведите ежедневный учёт списочного состава — база для всех расчётов
- Для выходных и праздников используйте данные последнего рабочего дня
- Учитывайте неполное время пропорционально, но не забывайте про исключения
- Проверяйте даты приёмов и увольнений в приказах, чтобы исключить лишних из расчёта
- Для отчетности используйте две десятичные цифры — это важно!
Таблица сравнений основных моментов
| Вопрос | Правила учёта |
|---|---|
| Период учёта | Каждый календарный день месяца |
| Выходные и праздники | Учитываются численности последнего рабочего дня |
| Неполный рабочий день | Пропорционально отработанному времени |
| Исключение уволенных | Считаются до даты увольнения, потом исключаются |
| Специальные категории | Учтены как полные единицы |
| Отчётный период (месяц, квартал, год) | Среднее арифметическое по соответствующим месяцам |
Среднесписочная численность — не просто цифра из отчёта. Это реальный показатель работы вашей организации, её состава, нагрузки и масштабов. Расчёт по правилам позволяет избежать ошибок, недоразумений с налоговой и органами контроля. Поддерживайте актуальность данных — и пускай ваши цифры говорят сами за себя!