В этой статье вы узнаете, как правильно и без запинок рассчитать среднесписочную численность работников в организации — ведь это это база для отчетности и многих кадровых решений.
Представьте себе: вам нужно точно определить, сколько работников у вас «в строю» каждый день, включая выходные и праздники. Казалось бы, считать просто — да? Но нет! Ведь есть тонкости с неполным рабочим временем, внутренними совместителями, увольнениями и больничными. Как же не запутаться в этих числах, чтобы потом не получать «привет» от налоговой или инспекции труда? Если вы хоть раз стояли перед этим «монстром» расчетов — добро пожаловать, теперь вы в надежных руках!
Основы среднесписочной численности — как считать
Среднесписочная численность — это усреднённое количество работников в организации за определённый период (обычно месяц). Что важно помнить?
- Включаем всех работников, числящихся в списочном составе на каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники.
- Суммируем численность работников за каждый день месяца.
- Делим полученную сумму на количество календарных дней в месяце.
Пример для простоты
Если в вашей организации в январе (31 день) ежедневно работало 10 человек, то:
Среднесписочная численность = (10 + 10 + ... + 10) / 31 = 310 / 31 = 10 человек.
Если в понедельник было 10 работников, во вторник 9, в среду 8, и так далее, суммируйте их за все дни и делите на 31 — это и будет ваш средний показатель.
Нюансы учета при расчетах
Что делать с выходными и праздничными днями?
На выходные и праздничные дни численность берётся равной списочной численности предыдущего рабочего дня. Даже если никто фактически не вышел — количество «зарегистрированных» работников считается таким же.
Как учитывать работников с неполным рабочим временем?
Такие сотрудники считаются пропорционально отработанному времени. Это значит:
- Если работник отрабатывает половину нормы, то считается как 0,5 человека.
- Если 3,2 часа в день при 8-часовом рабочем дне — считается как 0,4 человека.
Отработка по часам и переводы
Работники, которых перевели на неполный рабочий день по соглашению, учитываются по фактически отработанным часам.
Внутренние совместители и работающие на договорах ГПХ
В списочной численности сотрудник учитывается один раз по основной работе, даже если работает ещё и на условиях совместительства. Среднесписочная численность также включает и внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
Подробный пример с неполным рабочим временем
В организации пять сотрудников работают неполный день:
| Работник | Часы в день | Рабочие дни в месяце | Учёт по среднесписочной численности |
|---|---|---|---|
| 1 | 4 | 22 | 0.5 × 22 = 11 |
| 2 | 4 | 22 | 0.5 × 22 = 11 |
| 3 | 3.2 | 22 | 0.4 × 22 = 8.8 |
| 4 | 3.2 | 10 | 0.4 × 10 = 4 |
| 5 | 3.2 | 5 | 0.4 × 5 = 2 |
Итого: 11 + 11 + 8.8 + 4 + 2 = 36.8 человеко-дней.
Для определения среднесписочной численности нужно разделить это число на количество рабочих дней месяца (например, 22):
36.8 / 22 ≈ 1.67 человек.
Именно столько работников в среднем работают неполный день с учётом отработанных часов.
Особенности учета сотрудников с сокращенной продолжительностью рабочего времени
Некоторые категории работников (до 18 лет, инвалиды, женщины с дополнительными перерывами и т.д.) считаются в среднесписочной численности как полные единицы вне зависимости от реального отработанного времени.
Итоги расчётов за более длинные периоды
- Среднесписочная численность за квартал считается как среднее арифметическое значений за каждый из трёх месяцев.
- За период с начала года по определённый месяц — среднее по месяцам в этом периоде.
- За год — сумма по месяцам, делённая на 12.
Зачем это важно и как использовать
Среднесписочная численность — ключ к расчетам налогов, соцвзносов, кадровому учёту и отчетности. Ошибки в расчетах могут привести к штрафам или неправильному начислению зарплат и отпусков.
Полезный совет
Поддерживайте ежедневный учет списочного состава. Отгулы, болезни, отпуска учитывайте правильно, следите за изменениями по приёмам и увольнениям. Работайте с табелем учёта рабочего времени и приказами кадрового отдела, чтобы данные были актуальны.
| Параметр | Формула или подход |
|---|---|
| Среднесписочная численность за месяц | (Сумма списочной численности за каждый день месяца) / (Календарное число дней месяца) |
| Учет неполного времени | (Отработанные часы / нормальный рабочий день) × (Количество рабочих дней) |
| Учет выходных и праздников | Численность предыдущего рабочего дня |
| Расчет за квартал | (Сумма среднесписочной численности по месяцам) / 3 |
| Расчет за год | (Сумма среднесписочной численности по месяцам) / 12 |
Не позволяйте сложным правилам вас пугать! Расчет среднесписочной численности — это простая математика с небольшими хитростями. Главное — учёт каждого рабочего часа и дня. Следите за списком работников, помните про пропорции неполного времени и отдыхайте спокойно, зная, что отчетность у вас под контролем.
Полезные ссылки
Пусть ваши подсчёты будут легкими и точными!