Содержание:

В этой статье вы узнаете, как законно и выгодно для всех оформить замещение сотрудника на время его отпуска. Мы разберем, как возложить дополнительные обязанности на другого работника, какую доплату за это установить и как правильно оформить изменения в трудовых отношениях.

Представьте такую ситуацию

Основной сотрудник уходит в долгожданный отпуск, а работа-то не ждет! Десятки звонков, неотложные дела и начальство вздыхает: "Кто ж теперь всё это делать будет?" Ну и начинается… поручают выполнять чужие обязанности коллеге. Но тут же возникает вопрос: а как за это доплатить? Просто "поблагодарить словами" — не вариант! Трудовой кодекс говорит: работа — работа, обязанность — обязанность, и всё должно быть официально и прозрачно.

Варианты замещения — три главных сценария

Работа организации не должна тормозиться из-за отпусков или болезней сотрудников. Закон выделяет три способа замещения:

  • Временный перевод на другую должность. Работник временно перестает выполнять свои обычные обязанности и полностью переходит на другую работу. Пример: кадровик становится начальником отдела кадров на время отпуска последнего.

  • Совмещение профессий или должностей. Работник выполняет свою работу и дополнительно — обязанности другого сотрудника. Классика жанра — бухгалтер, который на время болезни кассира еще и кассирует.

  • Расширение зоны обслуживания или увеличение объема работы. Работник остается на своей должности, но объем или зона его обязанностей увеличиваются. Допустим, три кадровика на троих делят обязанности одного отсутствующего коллеги.

Эти способы важно это оформить документально и, конечно, оплатить!

Как правильно оформить возложение обязанностей

Вот что важно помнить:

  • Письменное согласие работника. Без этого нельзя назначать дополнительные работы (кроме случаев, если это прямо указано в трудовом договоре).

  • Кадровые документы. Если речь про временный перевод, нужно оформить допсоглашение к трудовому договору и приказ по форме № Т-5. Для совмещения или увеличения объема работ также необходимо издать приказ и оформить дополнительное соглашение.

  • Обязанности. Должностные инструкции должны четко отражать новые обязанности работника — чтобы избежать недоразумений.

  • Оплата. Обсуждается отдельно, ведь дополнительный труд не может оставаться "на голом энтузиазме".

Оплата труда за замещение и доплаты

Размер доплаты определяется договоренностью, минимальных или максимальных лимитов закон не устанавливает! Это могут быть:

  • Фиксированная сумма. Например, бухгалтеру назначают доплату 10 000 рублей за месяц замещения.

  • Процент от оклада. Например, доплата в размере 10 % от оклада должности, которую замещают.

Важно помнить, что:

  • Доплата облагается налогами и взносами (НДФЛ, страховые).

  • При временном переводе на более высокооплачиваемую должность назначается оклад по новой должности. Перевод на должность с оплатой ниже основного места невозможен ниже средней зарплаты по основной должности.

Пример

Кадровик получает оклад 30 000 рублей, а начальник отдела — 50 000. На время отпуска начальника кадровик временно переводится на его должность с окладом 50 000 рублей.

Если же сотрудник совмещает профессии, то зарплата — это оклад по основной должности плюс доплата за дополнительный труд. Например, если доплата 10 %, то при окладе 50 000 рублей сотрудник получит ещё 5 000 рублей за замещение.

Как оформить временный перевод и совмещение с юридической точки зрения

Параметр Временный перевод Совмещение и расширение объема
Обязанности Полный переход на другую должность Одновременное выполнение основной и дополнительной работы
Оформление Дополнительное соглашение + приказ Т-5 Дополнительное соглашение + приказ
Согласие работника Обязательно Обязательно (если не предусмотрено в договоре)
Оплата Оклад новой должности Доплата к окладу основной работы
Возможность отказаться По согласованию с работодателем Работник может отказаться письменно с предупреждением за 3 дня

Практические советы работодателям

  • Никогда не оставляйте вопрос замещения на "авось". Своевременное оформление документов защитит компанию от штрафов и споров.

  • Обязательно оговаривайте в договоре условия замещения, чтобы не запутаться в будущем.

  • Используйте прозрачные и справедливые методы расчета доплаты — сотрудники оценят.

  • Следите за налоговым учетом: доплаты — это полноценная часть оплаты труда, которую нужно отражать в учете.

Итого

Возложить обязанности на другого работника во время отпуска можно разными способами — переводом, совмещением или расширением обязанностей. Главное — не забывать оформлять изменения и платить сотруднику дополнительную оплату за дополнительный труд. Если всё сделать правильно — организация не потеряет производительность, а работник получит заслуженную доплату.

Полезные ссылки

Теперь вы вооружены знаниями, как не превратить отпуск коллеги в кошмар, а вместо этого — сделать всё красиво и законно!