Как посчитать среднесписочную численность работников и не сойти с ума

В этой статье вы узнаете, как быстро и правильно вычислить среднесписочную численность работников. Если вы бухгалтер, кадровик или просто человек, который не хочет теряться в формулах и нумерах — эта инструкция для вас. Мы разберём понятия, нюансы и реальные примеры из жизни.

Представьте ситуацию

Вы сидите с кипой бумаг, где указаны численности сотрудников каждый день месяца. Ваш начальник неожиданно спрашивает: "А сколько у нас работников было в среднем за этот месяц?" Вы чувствуете, как лопается мозг и хочется найти кнопку «Отмена» в реальной жизни. Стоп! Сейчас вы всё поймёте.

Что такое среднесписочная численность и почему она важна

Среднесписочная численность работников — это показатель, который отражает среднее количество работников организации за определённый период, обычно за месяц. Важно помнить:

• Это **это именно среднее число, учитывающее явки, отсутствия и даже неполное рабочее время.
• От этого показателя зависит много всего: от отчетности до налогов и выплат.
• Он включает совместителей, а также лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Как посчитать среднесписочную численность — самая простая формула

Возьмите списочную численность работников на каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники (да, даже те дни, когда все спали и не работали), сложите эти цифры и разделите сумму на число календарных дней в этом месяце.

Пример:

Если сумма за все 31 день составила 8675, то:

Среднесписочная численность = 8675 ÷ 31 = 279,8 человек

Вуаля! Это и есть ваш средний герой.

Особенности учета выходных и праздничных дней

Не пугайтесь, если в середине месяца были выходные или праздники. В такие дни численность считается равной численности предыдущего рабочего дня.

Ситуация:

• Выходные с субботы по воскресенье — численность 200 человек.
• Пятница была рабочим днём — 210 человек.

Значит численность в субботу и воскресенье будет взята как 210.

А что с неполным рабочим временем?

Сложность в том, что работник, отработавший неполный день, учитывается пропорционально отработанному времени.

Как это сделать на практике? Есть два шага:

1. Подсчитать количество человеко-дней, отработанных неполными работниками, делением общего числа отработанных ими человеко-часов на норму рабочего времени одного дня.

2. Разделить полученное число на количество рабочих дней в месяце.

Пример:

Складываем 11 + 8.8 = 19.8 человеко-дней.

Затем делим на число рабочих дней месяца (например, 22):

19.8 ÷ 22 ≈ 0.9 — среднее количество неполных работников в пересчёте на полную занятость.

Какие работники учитываются как целые единицы

Интересно, что некоторые категории работников учитываются как целые единицы, несмотря на неполный день:

• Работники до 18 лет
• Сотрудники с вредными условиями труда
• Женщины с дополнительными перерывами для кормления ребенка
• Лица с сокращённым рабочим временем по инициативе работодателя

Если вам кажется, что тут лабиринт, то просто запомните — есть категории, которые считают за полное время без расчётов.

Что делать с увольнениями и переводами?

Очень важно актуализировать списочную численность ежедневно с учетом приказов о приеме, переводах и увольнениях. Если сотрудник увольняется в пятницу, то с субботы он уже не считается.

Это поможет избежать ситуаций, когда в подсчёте случайно фигурируют "призраки" сотрудников, которые давно ушли.

Как посчитать за квартал и год

Среднесписочная численность за квартал — это среднее арифметическое численности за три месяца.

Среднесписочная за квартал = (620 + 640 + 690) ÷ 3 = 650 человек

За год аналогично — сумма среднесписочной за каждый месяц делится на 12.

Итоги для практиков

• Учитывайте численность за каждый календарный день.
• Помните, что выходные и праздники копируют численность предыдущего рабочего дня.
• Учитывайте неполное рабочее время пропорционально.
• Следите за изменениями в списочном составе — приемы, увольнения, переводы.
• Для квартала и года берите средние арифметические из соответствующих периодов.

Теперь, вооружившись знаниями, вы можете посчитать среднесписочную численность, как настоящий мастер учета персонала. Нет больше головной боли, только цифры и четкие формулы!

Таблица: Ключевые моменты расчета

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ и расчет среднесписочной численности

Улыбнитесь — теперь у вас есть суперсила управлять численностью работников как настоящий профи!