В этом посте мы раскроем один из самых тонких вопросов трудового кодекса: какие документы по охране труда не могут переходить в электронный документооборот? Разберёмся, почему это важно, где лежит грань между удобством цифрового взаимодействия и необходимостью бумажного подтверждения, и что должен знать каждый работодатель и работник.
Представьте ситуацию: работодатель решил упростить жизнь себе и своим сотрудникам — внедрил электронный документооборот. Казалось бы, идеально: меньше бумаг, быстрый доступ, никаких потерянных папок и куча экономии места! Но вдруг выясняется, что часть важных документов по охране труда в электронном виде оформить нельзя. Что же делать?
Вот тут начинается та самая головоломка, которая заставляет всех заинтересованных знатно задуматься.
Что говорит закон: бумажные исключения в электронном документообороте
Основным ориентиром в этой теме является статья 22.1 Трудового кодекса РФ, где четко прописано, что электронный документооборот охватывает создание, подписание и хранение документов, связанных с работой. Однако есть весомое исключение, и оно касается именно документов по охране труда.
Запреты на электронный документооборот в части охраны труда
Не допускается перевод в электронный формат следующих документов:
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника
- Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником бумаги
Иными словами, несмотря на технологический прогресс, определённые бумаги должны оставаться "жителями бумажного мира" и оформляться с соблюдением всех классических процедур: под роспись, в письменном виде, на бумажном носителе.
Почему так происходит? Поговорим о важности бумажных следов
Отношения, связанные с охраной труда, регулируются жёстко, ведь на кону стоит жизнь и здоровье людей. В законе заложена мысль: некоторые документы должны иметь физическую подпись и бумажную версию, чтобы исключить любые спорные ситуации, особенно если речь идёт о несчастных случаях.
Электронные подписи и цифровые форматы хороши, но для указанных случаев они не заменяют привычную бумагу — по крайней мере пока.
Как внедрять электронный документооборот и не попасть в ловушку
Если вы — работодатель, который решил шагнуть в мир электронных технологий, обратите внимание:
- Внедрение электронного документооборота требует разработки локального нормативного акта, согласованного с профсоюзом
- В этом акте обязательно должен быть перечень документов и категорий работников, с которыми работает система
- Работник должен дать письменное согласие на такой формат взаимодействия (за некоторыми исключениями)
- Если согласия нет, документы, связанные с работой, необходимо предоставлять на бумажном носителе
Нарушение правил в части документов по охране труда может привести к серьёзным правовым последствиям, ведь именно этот раздел защищён наиболее строго.
Практические советы и сценарии из жизни
- Если в вашей организации произошло несчастье на производстве, помните — акт по установленной форме оформляется строго на бумаге. Даже если у вас есть электронные системы, для этого документа нет замены.
- Прохождение инструктажей по охране труда: работник обязательно подписывает бумажные листы с отметками. В будущем можно рассмотреть использование гибридных моделей — но пока такие бумаги требуют физической подписи.
- Переход на электронный документооборот: лучше начинать с менее чувствительных документов (приказы по внутренним процедурам, графики работы, отчеты), тщательно продумывая, как задокументировать информирование и согласие работников.
- Работники без трудового стажа по состоянию на конец 2021 года могут быть подключены к электронному документообороту без дополнительного согласия.
Сводка исключений и правил в удобной таблице
| Документ | Электронный документооборот разрешён | Комментарий |
|---|---|---|
| Акт о несчастном случае на производстве | Нет | Требуется оформление по установленной форме |
| Приказ об увольнении работника | Нет | Бумажная форма обязательна |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | Нет | Необходимо личное подписание работником |
| Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности | Нет (для электронных трудовых книжек действуют отдельные нормы) | Особые правила в части трудовых книжек |
| Другие документы, связанные с трудовой деятельностью | Да | При условии согласия и локальных актов |
Итог
Электронный документооборот — это будущее, но не всё сразу можно переводить в цифровой формат. Особая группа документов по охране труда вынесена за пределы этой системы по серьёзным причинам — для обеспечения максимальной безопасности и юридической прозрачности.
Работодатели должны четко понимать границы электронного взаимодействия, разрабатывать понятные внутренние процедуры, соблюдать законодательные требования и обязательно информировать работников.
Это позволит сохранить доверие, избежать конфликтов и сделать рабочий процесс эффективным и современным.