Отбойник — это как ваше виртуальное "Я в отпуске, пишите позже" прямо в Outlook. В этой статье вы узнаете, как легко настроить автоматический ответ на письма, чтобы не приходилось извиняться перед каждым, кто пишет в ваше отсутствие. Мы разберём оба способа — для корпоративных аккаунтов и обычных пользователей Outlook.
Представьте ситуацию
Вы идёте в отпуск и думаете: «Отвечать на письма? Нет уж, лучше отключусь полностью!» Но… что если ваш коллега или клиент срочно напишет, а вы молчите, будто в забытом далёком острове? Это может привести к недоразумениям и нервным звонкам. Вот тут и приходит на помощь автоответ — автоматический ответ, который даст понять отправителю, что вы сейчас не доступны, и когда вернётесь.
Кто и как может настроить отбойник
1. Пользователи корпоративной почты с сервером Microsoft Exchange
Если ваш email привязан к Microsoft Exchange — поздравляю, вы в привилегированной категории. Как узнать? Просто нажмите в Outlook кнопку «Файл», и в разделе «Сведения об учётной записи» под адресом почты посмотрите, есть ли надпись Microsoft Exchange.
Настройка отбойника в этом случае — дело пары кликов:
- В меню «Файл» нажмите кнопку «Автоответы».
- Поставьте галочку напротив «Отправлять автоответы».
- Можно отметить пункт «Отправлять только в течение следующего периода», чтобы автоматически включить и выключить автоответ на период отпуска.
- Напишите в текстовом поле сообщение, которое будут получать отправители писем. Вот где можно включить изюминку — укажите дату вашего возвращения, и кто может помочь вместо вас.
- Если хотите разделить автоответ для коллег и внешних контактов, перейдите в раздел «За пределами организации» и введите другое сообщение.
Пример сообщения:
«Спасибо за письмо! Я в отпуске до 10 июля. В неотложных случаях обратитесь к Ивану Иванову по почте ivanov@company.com.»
2. Если у вас нет сервера Exchange — настраиваем автоответ с помощью правил
Не волнуйтесь, это чуть сложнее, но вы тоже справитесь.
Что делать:
- Создайте новое письмо, не заполняйте поле «Кому» и «Тема». В тексте напишите свой автоответ — например, "Я в отпуске с 1 по 10 июля и не смогу ответить на письма."
- Сохраните это письмо как шаблон Outlook: выберите меню «Файл» → «Сохранить как», формат — «Шаблон Outlook (*.oft)». Запомните папку.
- Затем идём в «Файл» → «Управление правилами и оповещениями».
- Нажмите «Новое правило», выберите «Применение правила к полученным сообщениям» → «Далее».
- Не ставьте никаких условий, чтобы ответ отправлялся на все письма, подтвердите.
- Отметьте пункт «Ответить, используя указанный шаблон».
- В открывшемся окне нажмите на ссылку «указанный шаблон», выберите папку с сохранённым шаблоном и подтвердите.
- Если дополнительные условия не нужны — жмите «Далее».
- Обязательно поставьте галочку «Включить правило».
- Нажмите «Готово» — и теперь все письма будут получать ваш автоответ.
Важные детали и советы
- Не забудьте выключить автоответ по возвращении! Иначе ваши клиенты будут думать, что вы постоянно в отпуске.
- Если используете правило (вариант 2), отключить можно там же, в меню правил — просто снимите галочку.
- Если хотите звучать по-деловому и на английском, вот пример классического автоответа:
Thank you for your email.
I am currently out of the office until (DATE).
If you require immediate assistance, please contact (COLLEAGUE'S NAME) at (PHONE/EMAIL).
I will respond to your message upon my return.
Best regards,
(Your Name)- Внимание! Автоответы лучше писать в ясном, дружелюбном стиле. Кратко, но с полной информацией — когда вернётесь и к кому обратиться.
Таблица сравнения способов настройки отбойника
| Параметр | Microsoft Exchange (корпоративный) | Без Exchange (через правила) |
|---|---|---|
| Простота настройки | Очень простая (несколько кликов) | Требует сохранения шаблона и правила |
| Можно задать срок работы автоответа | Да, можно указать период | Только вручную включать/выключать |
| Разные сообщения для коллег и внешних | Есть такая возможность | Нет, только один шаблон |
| Управление на сервере | Автоматическое и централизованное | Локально на вашем компьютере |
И вишенка на торте — практический пример
Сергей собирался в двухнедельный отпуск и решил не думать о почте вообще. Настроил автоответ в Outlook на Exchange: указал даты, написал, кто заменит его на время отсутствия. По возвращении — быстро выключил автоответ, и все клиенты остались довольны, ведь знали, что у Сергея отпуск, и кто поможет им без промедления.
Отбойник в Outlook — ваш электронный телохранитель от нежелательных стрессов во время отпуска. Настройте его правильно, и ваше "Я на отдыхе!" будет слышно всем, без лишних слов и хлопот.