Если вы собираетесь в отпуск, а электронная почта при этом продолжит жужжать и бомбить вас сообщениями — самое время настроить автоматический ответ. В этом посте расскажем, как сделать автоответ в Outlook, чтобы никто не остался без весточки, и при этом вы могли спокойно наслаждаться отпуском, не ныряя в рабочие письма.
Представьте ситуацию: вы улетели на море, а коллеги и клиенты всё равно строчат вам письма. Как объяснить им, что вы не игнорируете их, а просто находитесь вне офиса? Или что пора переключиться на коктейли, а не на электронную почту? Автоответ — ваша палочка-выручалочка! Без него ваше имя будет в списках "неотвеченных", а нервные ожидания ответа – гарантированы.
Типы аккаунтов и их особенности
Первое, что нужно сделать — выяснить, какой у вас тип почтового аккаунта. Почему? От этого зависит способ настройки автоматического ответа.
| Тип аккаунта | Где проверить | Особенности настройки |
|---|---|---|
| Exchange (корпоративный) | Кнопка Файл → раздел "Сведения об учётной записи" (над адресом будет надпись Exchange) | В Outlook есть встроенная функция «Автоответы» |
| Другие (личные, POP/IMAP) | Не указан Exchange в сведениях | Настраиваем через шаблоны и правила вручную |
Настраиваем автоответ для корпоративной почты Exchange
- Нажмите Файл в Outlook.
- Выберите Автоответы.
- Отметьте пункт Отправлять автоответы.
- Совет от бывалых: поставьте галочку Отправлять только в течение следующего периода и выберите даты отпуска. Не забудьте настроить это заранее — чтобы автоответ включился автоматически и не остался "висеть" после возвращения!
- В поле для текста введите своё сообщение: кто вы, что вы в отпуске, и куда обратиться вместо вас.
- Можно настроить отдельный текст для коллег в вашей компании и для внешних адресатов, например клиентов.
Так просто и красиво: Outlook сделает всю работу вместо вас!
Если у вас не Exchange — пользуемся шаблонами и правилами
Для тех, у кого более "обычный" аккаунт, потребуется чуть больше манёвров, но всё вполне по плечу:
- Создайте новое письмо. В тело напишите свой текст автоответа (не заполняйте поля "Кому" и "Тема").
- Сохраните письмо как шаблон: Файл → Сохранить как → тип файла — *Шаблон Outlook (.oft)**. Запомните место сохранения.
- Затем в главном окне Outlook нажмите Файл → Управление правилами и оповещениями → Новое правило.
- Выберите «Применение правила к полученным мной сообщениям».
- Если хотите, чтобы автоответ был на все входящие — просто жмите Далее без условий. Или можно задать конкретные правила — например, автоответ только для писем от определённых людей или с определённой темой.
- На шаге действий отметьте «Ответить, используя указанный шаблон», нажмите на ссылку "указанный шаблон", выберите папку с вашим .oft-файлом.
- Активируйте правило.
Вуаля! Теперь при получении письма сработает ваш автоответ.
Не забудьте выключить автоответ после отпуска
Очень важный момент: не оставляйте автоответ включённым, иначе клиенты могут подумать, что вы ушли навсегда, а начальник — что вы бесконечно отдыхаете. Просто зайдите в раздел Автоответы (Exchange) и выберите «Не отправлять автоответы», либо снимите галочку с правила в разделе Управление правилами и оповещениями (для шаблонов).
Несколько полезных советов
- В сообщении автоответа указывайте конкретные имена и контакты коллег, которые смогут помочь в вашем отсутствии — это избавит отправителей от лишних догадок и спасёт вам нервы по возвращении.
- Автоответ с конкретными датами помогает избегать путаницы и автоматически выключится в нужный день.
- Настройте разные ответы для корпоративных и внешних писем — иногда внешние клиенты требуют более вежливой формулировки, а внутренние — короткое "я в отпуске" достаточно.
Не заставляйте своих контактов гадать, где вы, и ждать долгожданного ответа. Автоответ в Outlook — это как добрый электронный секретарь, который работает 24/7, даже когда вы в отпуске на берегу моря.