В этой статье разберёмся, что говорит закон: достаточно ли утверждённого графика отпусков или нужен отдельный приказ на отпуск для каждого работника. Вы узнаете, когда и как правильно оформлять отпуск, чтобы избежать проблем с контролёрами и не превратить кадровую службу в офисное поле боя.

Представьте, что вы работодатель или сотрудник. График отпусков утверждён — вроде всё расписано по датам, сроки видны, план готов. Казалось бы, можно расслабиться и не заморачиваться с бумагами. Но нет! Закон не всегда следует простой логике. Может быть, без приказа всё-таки никак? Или он — это просто формальность, которую можно игнорировать? А если игнорировать — какие риски? Поговорим о том, что требует федеральный Кодекс и почему при всём уважении к графику отпусков иногда необходим приказ.

График отпусков и его роль

График отпусков — это такой документ, который утверждается работодателем с учётом мнения профсоюза (если он есть). Он составляется ежегодно и должен быть готов и согласован не позднее чем за две недели до начала календарного года. Именно этот график регулирует очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков согласно статье 123 Трудового кодекса РФ.

График — ваш путеводитель, календарь отпускного счастья на год вперед. Но он — лишь общее расписание.

Приказ на отпуск — что это и зачем

Приказ — это уже локальный нормативный акт, который оформляет конкретное предоставление отпуска конкретному работнику. В нём отражается дата начала и окончания отпуска, продолжительность и другие детали.

Если график отпусков — это «мастер-план», то приказ — фактический документ запускающий отпуск в работу. Ведь, согласно статье 123 ТК РФ, работник должен быть извещён о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала, и часто это происходит именно через приказ.

Что говорит закон

Согласно последней редакции статьи 123 ТК РФ и Федеральному закону № 90-ФЗ от 30.06.2006:

• График отпусков утверждается заранее и обязателен для всех работников и работодателя.
• Работник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись минимум за 14 календарных дней.
• Приказ является наиболее распространённым способом такого уведомления.

Таким образом, наличие графика отпусков не освобождает от необходимости издать приказ о предоставлении отпуска конкретному сотруднику. Ведь график — это лишь план, а приказ — уже распоряжение с юридической силой.

Практические советы для работодателей и работников

• Если в вашей организации есть утверждённый график отпусков, используйте его как базу, но обязательно оформляйте приказы на отпуск каждого сотрудника, когда наступает его очередь.
• Приказ поможет избежать споров с инспекцией труда или в суде, если вдруг возникнут сомнения в правомерности отпуска.
• Для уведомления работника за 14 дней используйте либо письменный приказ, либо подписание дополнительного соглашения с указанием даты отпуска. Сообщение по электронной почте или мессенджеру не является гарантией извещения, если нет подтверждения.
• В случаях предоставления отпусков по особым основаниям (например, отпуск мужу во время отпуска жены по беременности) также оформляется отдельный приказ.
• Обязательно ведите учёт приказов — они будут вашим спасательным кругом при проверках.

Таблица для сравнения графика отпусков и приказа

Почему без приказа нельзя

Представьте, что у вас есть идеальный график, а отпуск у сотрудника начался, но приказа — нет. Если возникнет спор с контролёрами — вам могут припомнить, что по закону работник не был должным образом уведомлен, значит отпуск формально не предоставлен. Итог — штрафы, жалобы, суд.

Приказ — ваша юридическая броня. Если не хотите играть с огнём — оформляйте его.

Итог

График отпусков — это только основа, а приказ — реальное подтверждение того, что отпуск наступил. Наличие графика не освобождает работодателя от обязанности издать приказ, который подтвердит и закрепит отпуск работника. Не игнорируйте оформление приказов, иначе трудовой отпуск рискует превратиться в «головную боль».

И не забывайте, что федеральный Кодекс и законы четко регулируют порядок — не стоит их нарушать, если хотите, чтобы в отпуск уходили с улыбкой, а не с бумагами на руках.