В этой статье вы узнаете, как правильно отразить в табеле отпуск без сохранения заработной платы (часто называют просто — «отпуск без оплаты»). Расскажем, какие коды использовать, что говорит законодательство, и на что обратить внимание, чтобы избежать головной боли при учёте рабочего времени.
Представьте: работник просит отпуск без сохранения заработной платы — например, для решения личных дел, поездки или обучения. Вы в панике: «Как правильно оформить такой отпуск? Как показать его в табеле? Как не нарваться на штрафы за нарушение трудового законодательства?» И это не просто формальность — ведь в табеле фиксируется продолжительность работы и неработы, от которой зависят зарплата, отпускные и налоги. Ошибки могут стоить дорого.
В чём сложность с отпуском без сохранения заработной платы
Отпуск без сохранения заработной платы — это время, когда работник отсутствует на работе по уважительной причине, но зарплата не начисляется. Такой отпуск — не тот, что оплачивается, и не отпуск по болезни. Значит, нужно точно указать в табеле, что это за период.
Главная боль — выбрать правильный код, ведь от этого зависит правильность расчёта оплаты труда и правильность учёта времени. В законах это всё есть, но без правильного разбора они выглядят как сложная формула для чемпионов Олимпиады по математике.
Коды в табеле для отпуска без сохранения заработной платы
Чтобы в табеле правильно отразить отпуск без сохранения заработной платы, нужно использовать специальные буквенно-цифровые коды. Их рекомендовано применять в соответствии с разъяснениями Минфина России (ПЗ-10/2012) и Трудовым кодексом РФ.
| Назначение | Код в табеле | Обозначение |
|---|---|---|
| Отпуск без сохранения зарплаты по разрешению работодателя | ДО | отпуск без оплаты, разрешённый работодателем |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством | ОЗ | отпуск без оплаты по закону (например, для учебы, волонтерства) |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты | ДБ | дополнительный отпуск без оплаты |
Часто встречается ситуация, когда отпуск без сохранения заработной платы предоставляется это по установленным законом условиям (например, для участия в общественной работе, сдаче крови или обучению). В этом случае правильнее использовать код ОЗ.
Если отпуск берётся по согласованию с работодателем без конкретных оснований — выбираем код ДО.
Пример оформления в табеле
Сотрудник Иванов Иван взял 3 дня отпуска без сохранения зарплаты по согласованию с руководством.
В табеле учёта рабочего времени укажите в графах за эти три дня код ДО. В строках с другими кодами (рабочее время, выходные и т.п.) — ничего не меняется.
В результате табель покажет, что Иванов отсутствовал именно в отпуске без оплаты — это важно для корректного начисления заработной платы и соблюдения норм трудового законодательства.
Законодательство и кодексы — что говорят?
- Трудовой кодекс РФ определяет отпуск без сохранения заработной платы как время отсутствия работника, по которому ему не начисляется заработная плата (ст. 128 ТК РФ).
- Для учёта такого отпуска и его правильного отражения в табеле существует ГОСТ и методические рекомендации Минфина России.
- Правильное применение кодов позволяет работодателю исключить спорные моменты при проверках и аудите.
На что обратить внимание работодателю
- Обязательно оформляйте отпуск без сохранения заработной платы в письменном виде — приказ или заявление сотрудника.
- В табеле проставляйте именно те коды, которые соответствуют конкретному виду отпуска (ДО, ОЗ, ДБ и т.п.), чтобы не запутаться.
- Учитывайте, что время такого отпуска не входит в стаж работы и не оплачивается, значит, влияет на расчёт пособий и отпускных.
- При наличии нескольких оснований отпуска (например, учеба и личные причины) консультируйтесь с бухгалтером, чтобы корректно отражать это в учёте.
Итоговая шпаргалка для табеля
| Вид отпуска | Когда используется | Код табеля |
|---|---|---|
| Отпуск без сохранения зарплаты по разрешению работодателя | Личный отпуск без оплаты, согласованный с работодателем | ДО |
| Отпуск без сохранения зарплаты по законодательству | Отпуск для учёбы, общественных обязанностей и пр. | ОЗ |
| Ежегодный дополнительный отпуск без оплаты | Предусмотренный дополнительный отпуск без зарплаты | ДБ |
Отпуск без сохранения заработной платы — не страшный монстр. Главное — понимать, как и каким кодом его отразить в табеле, чтобы и бухгалтерия была счастлива, и законодательство соблюдалось.
Полезные ссылки
- Минфин России — ПЗ-10/2012 (коды для табеля)
- Трудовой кодекс РФ
- Образец табеля учета рабочего времени
Теперь отпуск без сохранения заработной платы в вашем табеле — это просто и понятно!