Содержание:

Краткий ответ: где и как оформить приказ на отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3

В 1С:ЗУП 8.3 отдельный документ «Приказ на отпуск по беременности и родам» не создается. Отпуск регистрируют документом «Больничный лист», выбрав причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам».

Создать документ можно через:

  • Зарплата → Больничные листы → Создать;
  • Кадры → Больничные листы → Создать.

Чтобы появилась печатная форма приказа, включите настройку «Т-6 для отпусков по беременности и родам»: Настройка → Кадровый учет. Затем откройте заполненный и проведенный «Больничный лист», нажмите «Печать» и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

Пошаговое создание документа «Больничный лист»

Последовательность действий для оформления отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3 через документ «Больничный лист»

1. Откройте форму больничного листа

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать. Такой же список доступен через Кадры → Больничные листы.

Если сведения об электронном листке уже поступили из ФСС, используйте команду «Получить из ФСС». При ручном вводе реквизиты больничного заполняют непосредственно в форме документа.

2. Заполните основные реквизиты

В верхней части документа укажите:

  • Месяц — месяц начисления пособия;
  • Организация — компанию, где оформлена сотрудница;
  • Сотрудник — работницу, которой предоставляется отпуск;
  • Номер Л/Н — номер листка нетрудоспособности;
  • Дата — дату регистрации документа в информационной базе, если она заполняется вручную.

При учете нескольких организаций проверьте поле «Организация». Программа может подставить значение по умолчанию, но оно не всегда соответствует нужному месту работы.

3. Выберите причину нетрудоспособности

На вкладке «Главное» в поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Отпуск по беременности и родам».

Этот код определяет основание для расчета. При выборе другой причины «Больничный лист» будет рассчитан по иному алгоритму, а печатная форма приказа Т-6 может не появиться.

Если больничный продолжает ранее оформленный листок, установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности». Для первичного документа флаг не устанавливают.

4. Укажите период освобождения от работы

В полях «Освобождение от работы с» и «по» укажите даты из листка нетрудоспособности. После ввода периода 1С автоматически определит количество календарных дней.

Продолжительность отпуска составляет:

  • 140 дней — при нормальном течении беременности;
  • 156 дней — при осложненных родах;
  • 194 дня — при многоплодной беременности.

Период в документе должен совпадать с данными медицинского листка. Ошибка в датах повлияет на количество дней отсутствия, сумму пособия и печатную форму приказа.

5. Проверьте дополнительные флаги

Флаг «Освободить ставку на период отсутствия» устанавливают, если на время отсутствия сотрудницы нужно планировать замену: например, принять другого человека или перевести работника на ее ставку. Реквизит отображается только при включенном штатном расписании в настройках кадрового учета.

Флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей» нужен, если для расчета пособия требуется заработок сотрудницы у других работодателей за два предшествующих календарных года. Сам флаг не заменяет ввод сведений о доходе.

Для внесения таких данных создайте документ «Справка для расчета пособий (входящая)»: Зарплата → Справки для расчета пособий → Создать. После заполнения справки вернитесь в «Больничный лист», установите флаг учета заработка предыдущих страхователей и пересчитайте документ.

6. Проверьте результат расчета

После заполнения периода и необходимых сведений проведите документ. Пособие по беременности и родам в «Больничном листе» отражается за счет ФСС за весь период нетрудоспособности, начиная с первого дня.

Если появилось предупреждение о незаполненном стаже, проверьте страховой стаж сотрудницы в ее карточке: Сотрудники → Трудовая деятельность → Страховой стаж для оплаты больничных листов. Некорректный стаж может привести к неправильному расчету пособия.

Сущность Период отпуска, дней Условие для печати приказа Т-6 Путь создания или открытия Источник финансирования пособия Срок отправки сведений в ФСС Срок выплаты пособия ФСС
Документ «Больничный лист» 140, 156, 194 Установлен флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам» «Зарплата» → «Больничные листы» или «Кадры» → «Больничные листы» Средства ФСС 3 дня 10 рабочих дней
Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) — Формируется из проведенного «Больничного листа» при установленном флаге Кнопка «Печать» в документе «Больничный лист» — — —
Флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам» — Устанавливается в настройках кадрового учета «Настройка» → «Кадровый учет» — — —
Отчет ЕФС-1 — — «Отчетность, справки» → «Документы персучета» — С 2024 года, в течение 3 рабочих дней с момента подписания заявления —

Основанием для оформления служит документ «Больничный лист», а приказ Т-6 формируется из него. Настройку печатной формы и сведения для расчета пособия проверяют отдельно: без них документ может быть проведен, но оформление окажется неполным.

Настройка кадрового учета и данных для расчета пособия

Включите печать приказа Т-6

Откройте Настройка → Кадровый учет и установите флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам».

После этого в проведенном документе «Больничный лист» с причиной «(05) Отпуск по беременности и родам» по кнопке «Печать» появится пункт «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Приказ формируется из больничного листа, поэтому искать его в разделе кадровых приказов не нужно.

Проверьте страховой стаж сотрудницы

До регистрации документа откройте карточку сотрудницы и перейдите в Трудовая деятельность → Страховой стаж для оплаты больничных листов. Проверьте, что стаж заполнен на дату начала отпуска.

При пустом или ошибочном стаже «Больничный лист» может вывести предупреждение о некорректном расчете пособия. Исправьте данные в карточке сотрудницы, вернитесь в документ и выполните перерасчет.

Добавьте заработок у предыдущих работодателей

Если сотрудница работала у других страхователей в расчетном периоде, одного флага «Учитывать заработок предыдущих страхователей» недостаточно. Сначала внесите сведения документом «Справка для расчета пособий (входящая)»: Зарплата → Справки для расчета пособий → Создать.

После проведения справки установите флаг в «Больничном листе» и пересчитайте пособие. При исправлении ранее введенных данных откройте исходный больничный лист, нажмите «Исправить», внесите сведения и проведите новый документ.

Проверьте возможность доплаты до среднего заработка

Если организация компенсирует разницу между рассчитанным пособием и средним заработком сотрудницы, в «Больничном листе» используют настройку «Доплачивать до». Она позволяет отразить доплату за счет организации отдельно от пособия.

Проверьте этот реквизит перед проведением документа. Если доплата предусмотрена локальными правилами компании, но настройка не включена, в документе будет отражена только рассчитанная сумма пособия. Условия выплаты должны соответствовать внутренним документам организации.

Настройте работу с электронными больничными

Автоматическое создание документов при обмене с ФСС настраивается через Настройка → Организации → Учетная политика и другие настройки → Учетная политика → Пособия СФР.

В разделе доступны флаги:

  • «Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН»;
  • «Сразу утвердить отсутствия»;
  • «Автоматически создавать больничные при закрытии ЭЛН».

При открытии или продлении электронного листка программа может создать отсутствие, а после его закрытия — «Больничный лист». Данные ЭЛН также можно запросить непосредственно из документа командой «Получить из ФСС».

Перед проведением проверьте сотрудницу, период и причину нетрудоспособности: автоматическое создание документа не отменяет проверку реквизитов.

Печать приказа Т-6 и расчетных форм

Откройте заполненный и проведенный документ «Больничный лист», нажмите «Печать» и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Программа сформирует печатную форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Как включить печать приказа Т-6 и сформировать приказ на отпуск по беременности и родам из документа «Больничный лист»

Пункт с приказом появляется при выполнении двух условий:

  1. в настройках кадрового учета установлен флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам»;
  2. в больничном листе выбрана причина «(05) Отпуск по беременности и родам».

Если флаг установлен после создания больничного листа, закройте и снова откройте документ, затем проверьте список команд кнопки «Печать».

Из «Больничного листа» также доступны формы:

  • «Расчет пособия»;
  • «Листок нетрудоспособности с расчетом пособия»;
  • «Расчет среднего заработка»;
  • «Подробный расчет начислений»;
  • «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

Чтобы проверить сумму, выберите «Расчет среднего заработка». Для расшифровки начислений используйте «Подробный расчет начислений»: в форме отображаются начисления, их результаты, оплаченные дни и периоды, за которые выполнен расчет.

Если в базе ведется учет по нескольким организациям, перед печатью проверьте реквизит «Организация» в больничном листе. Печатная форма строится по данным открытого документа. При необходимости исправьте организацию, пересчитайте и проведите документ, затем повторите печать.

Отправка сведений в ФСС и отчетность

После получения сведений о закрытии электронного больничного листа работодатель передает данные в ФСС в течение 3 дней. В 1С ЗУП сообщение о закрытии ЭЛН можно получить через обмен с Фондом, после чего проверить созданный «Больничный лист» и связанные документы.

Если автоматическое создание документов не настроено, используйте команду «Получить из ФСС» в документе «Больничный лист». При подключенном обмене сообщения об изменении ЭЛН поступают в раздел Кадры → Сообщения ФСС об изменении ЭЛН.

Как отправить ответ на запрос ФСС

Для расчета пособия Фонд направляет работодателю входящий запрос. Найти его можно в разделе Входящие запросы СФР для расчета пособий. В запросе проверьте:

  • вид договора с сотрудницей;
  • данные, необходимые для расчета;
  • метод назначения и выплаты пособия.

На основании запроса создайте документ «Ответ на запрос СФР для расчета пособий». Документ можно создать из самого запроса или из «Больничного листа» по команде «Создать на основании».

Перед отправкой сравните метод назначения и выплаты пособия в ответе со значением во входящем запросе. Затем проведите документ и нажмите «Отправить в Фонд». После успешной проверки статус документа изменится на «Принят Фондом».

Пособие по беременности и родам полностью относится к выплатам за счет ФСС за весь период нетрудоспособности, начиная с первого дня. Фонд выплачивает его в течение 10 рабочих дней после получения полного комплекта документов.

Отчет ЕФС-1 по назначению выплат

С 2024 года работодатель передает сведения о назначении выплаты через отчет ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Срок отправки — 3 рабочих дня с момента подписания сотрудницей заявления на отпуск по беременности и родам.

В 1С ЗУП отчет создают через Отчетность, справки → Документы персучета. При заполнении выберите тип сведений «Назначение выплат по ОСС», укажите сотрудницу и проверьте данные о заявлении, периоде отпуска и назначаемой выплате.

Отправляйте ЕФС-1 после проверки документа и подписания заявления. Ошибка в дате заявления или периоде отпуска может привести к расхождению между отчетом, больничным листом и сведениями, переданными в Фонд.

Типичные ошибки при оформлении отпуска по беременности и родам

В печатном меню нет приказа Т-6

Проверьте флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам» в разделе Настройка → Кадровый учет, затем заново откройте документ «Больничный лист».

Также убедитесь, что выбрана причина «(05) Отпуск по беременности и родам». Для другой причины нетрудоспособности пункт «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» может не появиться.

Выбрана неправильная причина нетрудоспособности

Отпуск по беременности и родам регистрируют с кодом (05). При выборе обычного заболевания, ухода за больным членом семьи или другой причины программа рассчитает документ по иному основанию и может не сформировать нужный приказ.

Исправьте ошибку через команду «Исправить» в исходном больничном листе. После внесения изменений проведите новый документ и проверьте начисления и печатные формы.

Стаж сотрудницы не заполнен или указан неверно

Проверить данные можно в карточке сотрудницы: Сотрудники → Трудовая деятельность → Страховой стаж для оплаты больничных листов.

Если стаж указан неверно, сначала исправьте сведения в карточке сотрудницы, затем перепроведите больничный лист и сравните результат. Не корректируйте стаж только в расчете пособия, если ошибка находится в исходных данных.

Не учтен заработок у предыдущих работодателей

Если сотрудница работала в других организациях в расчетном периоде, установите в больничном флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей». Сам заработок вносится документом «Справка для расчета пособий (входящая)» из раздела Зарплата → Справки для расчета пособий.

После добавления справки откройте больничный лист, проверьте средний заработок и выполните перерасчет. Иначе программа посчитает пособие только по данным текущего работодателя.

Неверно указан период отпуска

Сверьте даты начала и окончания освобождения от работы с листком нетрудоспособности. Продолжительность периода может составлять 140 дней при обычной беременности, 156 дней при осложненной и 194 дня при многоплодной беременности.

Ошибка в датах влияет на количество оплачиваемых дней, сумму пособия, приказ Т-6 и сведения для Фонда. Если больничный является продолжением другого листка, проверьте, чтобы новый период начинался после даты окончания предыдущего.

Не отображается флаг «Освободить ставку на период отсутствия»

Флаг появляется только при включенном штатном расписании в настройках кадрового учета. Он нужен для планирования замены сотрудницы или приема другого человека на ее ставку.

Если кадровая замена не планируется, отсутствие флага не является ошибкой расчета пособия. Этот реквизит относится к кадровому планированию и не влияет на назначение пособия.

Печатная форма содержит старые данные

После изменения периода, причины нетрудоспособности, организации или сведений о заработке проведите документ заново. Затем сформируйте приказ и расчетные формы повторно.

В базе с несколькими организациями проверьте поле «Организация». Печатная форма строится по данным открытого больничного листа, поэтому неверно выбранная организация попадет и в приказ.

Не отправлены сведения в Фонд

После получения сведений о закрытии больничного листа проверьте входящие сообщения, запрос на расчет пособия и ответ на запрос. После успешной отправки статус ответа должен измениться на «Принят Фондом».

Отдельно проконтролируйте отчет ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». С 2024 года его отправляют в течение 3 рабочих дней с момента подписания заявления сотрудницей. Даты заявления, больничного и периода отпуска должны соответствовать друг другу.

Итоговый чек-лист для оформления приказа на отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3

Перед завершением оформления проверьте:

  • в разделе Настройка → Кадровый учет установлен флаг «Т-6 для отпусков по беременности и родам»;
  • создан документ «Больничный лист» по нужной сотруднице и организации;
  • выбрана причина нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»;
  • правильно указаны даты освобождения от работы и количество дней;
  • проверен страховой стаж сотрудницы;
  • установлен флаг учета заработка предыдущих страхователей, если сотрудница работала у других работодателей;
  • проведен больничный лист и проверены сумма пособия, средний заработок и период начисления;
  • из кнопки «Печать» сформированы приказ Т-6 и необходимые расчеты;
  • ответ на запрос Фонда проведен и отправлен;
  • отчет ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» отправлен в установленный срок;
  • после исправлений документ перепроведен, а печатные формы сформированы заново.

Частые вопросы

Как оформить приказ на отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 3?

Приказ на отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 3 оформляют через документ «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам».

Как создать документ "Больничный лист" в 1С ЗУП 3 для отпуска по беременности и родам?

Документ «Больничный лист» создают через меню Зарплата → Больничные листы → Создать или Кадры → Больничные листы → Создать, заполняют реквизиты и выбирают причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам».

Как правильно указать период освобождения от работы в документе "Больничный лист"?

В документе указывают даты начала и окончания отпуска в полях «Освобождение от работы с» и «по» согласно медицинскому листку, чтобы правильно рассчитать продолжительность отпуска и сумму пособия.

Как учесть заработок предыдущих страхователей при расчете пособия по беременности и родам в 1С ЗУП 3?

Для учета заработка у предыдущих работодателей создают документ «Справка для расчета пособий (входящая)», затем в «Больничном листе» устанавливают флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей» и пересчитывают пособие.

Где найти приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП?

Приказ на отпуск по беременности и родам формируется из проведенного документа «Больничный лист» через кнопку «Печать» при включенной настройке «Т-6 для отпусков по беременности и родам» в разделе Настройка → Кадровый учет.

Источники